Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pääpiirteet

SISÄINEN VALVONNAN VIITEKEHYS

HKScan Oyj:n hallitus vastaa yhtiön sisäisen valvonnan viitekehyksestä. Konsernin johdon vastuulla on tehokkaan sisäisen valvonnan ylläpito ja kehittäminen. Sisäisen valvonnan tavoitteena on pyrkiä varmistamaan lakien ja säännösten sekä konsernin arvojen ja sisäisten ohjeiden noudattaminen. Lisäksi sisäisen valvontajärjestelmän tavoitteena on tukea konsernin strategian mukaista toimintaa. Taloudellisen raportoinnin luotettavuus ja sen varmistaminen on kiinteä osa yhtiö sisäisen valvonnan viitekehystä.

HKScanin sisäisen valvonnan viitekehys sisältää elementtejä COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) viitekehyksestä.

VALVONTAYMPÄRISTÖ

HKScanin sisäisen valvontaympäristön perustan muodostavat konsernin arvot ja ohjeistukset. Vuoden 2011 aikana jatkettiin edelleen sisäisen valvonnan kehittämistä ja konsernin sisäisten ohjeistusten ja politiikkojen päivittämistä.

Hallitus ja erityisesti sen tarkastusvaliokunta seuraa konsernin taloudellista tilannetta ja valvoo konsernin taloudellisen raportoinnin laatua. Hallitus toteuttaa tehtäväänsä mm. hyväksymällä konsernin riskienhallintapolitiikan ja määrittämällä sisäisen valvonnan tavoitteet ja periaatteet. Konsernin toimitusjohtajan ja talousjohtajan vastuulla on taloudelliseen raportointiin liittyvän tehokkaan valvontaympäristön ylläpito ja kehittäminen.

Sisäinen tarkastus on HKScanissa johdon työväline valvonnan suorittamisessa. Tämän ohella Yhtiön oma lakimies valvoo erityisesti toimintojen lainmukaisuutta. Yhtiön lakimies raportoi suoraan toimitusjohtajalle. Vuoden 2010 lopussa aloitettiin sisäisen tarkastuksen kehittämisprojekti. Hallituksen päätöksen mukaisesti vuoden 2011 alusta alkaen sisäinen tarkastus on toteutettu yhdessä ulkopuolisen yhteistyökumppanin kanssa, ns. co-sourcing-mallilla. Sisäisen tarkastuksen tavoitteet niveltyvät kiinteästi Yhtiön johtamisjärjestelmään, joka nojaa jatkuvan parantamisen periaatteeseen. Korjaavien ja ennalta ehkäisevien toimenpiteiden toteuttaminen on keskeinen osa koko prosessia.

RISKIENHALLINTA

HKScan-konsernissa riskienhallinnan tavoitteena on turvata edellytykset liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi ja toiminnan häiriöttömäksi jatkumiseksi. Konsernin riskit ovat luonteeltaan strategisia (esim. yrityskaupat), operatiivisia (esim. eläintaudit), taloudellisia (esim. valuuttakurssit ja korot) ja vahinkoriskejä (esim. onnettomuudet ja tuotantokatkot).

Hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat konsernin riskienhallinnan strategiasta ja periaatteista sekä strategisten tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien hallinnasta. Operatiivisista riskeistä vastaavat segmentin johto ja ao. liiketoimintaprosessien johtajat. Konsernin taloudellisten riskien ja omaisuusvahinkoriskien hallinnastavastaa konsernin talousjohtaja.

Yhtiössä on otettu käyttöön järjestelmällinen ERM-prosessi, joka sisältää yhtenäiset periaatteet ja systemaattiset käytännöt riskienhallinnalle. ERM-prosessin tavoitteena on edistää HKScanissa riskitietoisuutta ja riskien tehokasta hallintaa koko konsernin läpi sekä varmistaa, että johdolla ja hallituksella on riittävästi tietoa riskeistä päätöksentekonsa tueksi. ERM-prosessi on kiinteä osa johtamisjärjestelmää ja strategiaprosessia. Konsernin riskienhallintapolitiikkaa sovelletaan HKScan-konsernin kaikissa liiketoimintaa harjoittavissa yhtiöissä.

Riskienhallinta on keskeinen osa konsernin taloudellisen raportoinnin prosessia. Konsernitasolla pyritään tunnistamaan ja arvioimaan vähintään vuosittain merkittävät riskit, jotka sisältyvät olennaisiin tase- ja tuloslaskelmaeriin sekä määrittämään avainkontrollit riskien ehkäisemiseksi.

Lisätietoa yhtiön riskienhallinnasta ja merkittävimmistä riskeistä.

VALVONTATOIMENPITEET

Valvontatoimenpiteiden tavoitteena on varmistaa, että
- yhtiön liiketoimintaa johdetaan tehokkaasti ja kannattavasti
- yhtiön taloudellinen raportointi on paikkansa pitävää, läpinäkyvää ja luotettavaa
- yhtiö noudattaa lakeja ja määräyksiä sekä kaikkia sisäisiä periaatteita

Valvontatoimenpiteet voivat olla joko manuaalisia tai automatisoituja järjestelmäkontrolleja. Esimerkkejä taloudellisen raportoinnin luotettavuuden varmistavista kontrolleista ovat mm. täsmäytykset, hyväksymiset, tarkastukset, analysoinnit ja vaarallisten työyhdistelmien eliminointi.

Konsernin taloushallinto on määrittänyt riskiarvioinnin kautta talousraportoinnin kannalta keskeiset kontrollit, jotka kattavat taloudellisen raportointiprosessin. Kontrollien toteuttamisesta ja tehokkuudesta vastaavat segmenttien taloushallinnot. Konsernissa on käytössä itsearviointiprosessi, jolla pyritään varmistamaan taloudelliseen raportointiin liittyvien kontrollien toiminta ja tehokkuus. Konsernin merkittävimmät tytäryhtiöt raportoivat vuosittain avainkontrolliensa tehokkuudesta konsernin talousjohdolle. Kontrollien tehokkuuden varmistamisen lisäksi itsearvioinnilla pyritään löytämään mahdolliset kontrollipuutteet ja kehitystarpeet.

VIESTINTÄ JA TIEDOTUS

Taloudelliseen raportointiin liittyvät ohjeistukset ja periaatteet käsitellään konsernin taloushallinnon sisäisissä tapaamisissa, videoneuvotteluissa, keskusteluissa ja sähköpostilla. Näissä käsitellään tulos- ja rahoitustilannetta, uusia laskentakäytäntöjä, muutoksia sisäisissä ohjeistuksissa ja prosesseissa sekä muita ajankohtaisia taloushallinnon asioita.

Konsernissa on käytössä hiljainen kausi, joka alkaa noin kuukausi ennen osavuosikatsauksen tai tilinpäätöksen julkistamista. Ulkoisen tiedottamisen osalta konsernin viestintä ylläpitää taloudellisen tiedon julkistamista koskevia ohjeita.

SEURANTA

Konsernin tuloksen kehittymistä seurataan kuukausiraportoinnin avulla hallituksen ja konsernin johtoryhmän kokouksissa. Tarkastusvaliokunta arvioi ja hallitus hyväksyy kaikki osavuosikatsaukset ja tilinpäätökset ennen niiden julkistamista markkinoille. Lisäksi tilintarkastajat raportoivat vuosittain tarkastusvaliokunnalle tarkastussuunnitelmistaan ja kvartaaleittain tarkastusten perusteella tehdyistä havainnoista sekä sisäisen valvonnan toimivuudesta. Tarkastusvaliokunta puolestaan arvioi tilintarkastajien työn laadun sekä riippumattomuuden vuosittain.

Vuoden 2011 aikana jatkettiin sisäisen valvonnan viitekehyksen kehittämistä. Meneillään on mm. sisäisten ohjeiden päivittäminen, konserniprosessien täsmentäminen ja eri toimielinten työjärjestysten laatiminen. Työn tuloksista raportoidaan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja konsernin johtoryhmälle.

Sivun alkuun