Ofte stillede spørgsmål

1. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger omfatter enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar person. Eksempler på sådanne oplysninger er dit navn, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, private adresse og nummerplade.

En identificerbar fysisk person er en person der kan identificeres direkte eller indirekte, særligt ved henvisning til en identifkator såsom navn, et navn, et identifikationsnummer, lokaliseringsdata, en onlineidentifikator eller et eller flere elementer, der er særlige for den fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

2. Hvilke personoplysninger indsamler vi?

Afhængigt af din rolle (eksempelvis om du er en jobansøger, kunde, HKScans samarbejdspartner eller en besøgende på vores hjemmeside), indsamler vi forskellige kategorier af personoplysninger. Personoplysninger som vi indsamler kan inddeles i tre kategorier, baseret på hvor oplysningerne stammer fra: 1) Personoplysninger som du giver direkte til os; 2) Personoplysninger om dig, som vi automatisk indsamler; og 3) Personoplysninger, som vi indsamler fra andre kilder end dig (fx oplysninger vi modtager fra din kollega eller fra en offentlig myndighed).

Personoplysninger som du giver til os, kan, afhængigt af din rolle, omfatte oplysninger som du giver os ved at udfylde en formular på vores hjemmeside (eller andre formularer, som vi beder dig om at udfylde). Sådanne oplysninger omfatter eksempelvis dine kontaktoplysninger, oplysninger om din relation med HKScan eller oplysninger om din stilling, baggrund og interesser.

Personoplysninger som vi automatisk indsamler om dig, omfatter primært dine besøg på vores hjemmeside. Når du besøger vores hjemmeside, vil den indsamle en række oplysninger om dig og dit besøg, herunder din IP-adresse og andre oplysninger såsom din type og version af internet-browser, samt hvilke sider på vores hjemmeside du besøger. Vores hjemmeside kan også lagre ”cookies” på din enhed – hvilket er beskrevet yderligere i vores cookie-politik. Derudover har nogle af vores bygninger installeret TV-overvågning, der, af sikkerhedsmæssige årsager, optager dig, hvis du besøger vores arealer – disse optagelser kan indeholde personoplysninger om dig, hvis du kan identificeres på optagelserne.

Personoplysninger som vi indsamler fra andre kilder, omfatter eksempelvis personoplysninger, som vi indsamler fra dine kollegaer eller andre forretningsforbindelser, hvis vi har en forretningsforbindelse med den organisation, som du repræsenterer. Disse oplysninger kan eksempelvis omfatte dine kontaktoplysninger og din stilling i organisationen. Derudover kan vi indsamle personoplysninger fra tredjeparter, såsom offentlige myndigheder, med henblik på at forebygge hvidvask, gennemføre baggrundstjek eller lignende formål, samt at beskytte vores virksomhed og overholde vores retlige og regulatoriske forpligtelser.

3. I hvilken rolle bruger HKScan dine personoplysninger?

HKScan behandler primært dine personoplysninger som dataansvarlig. HKScan er eksempelvis dataansvarlig, år vi behandler personoplysninger om vores kunder, som kontakter os via chat-fora på vores hjemmeside. Derudover er vi dataansvarlig, når vi behandler personoplysninger om en jobansøger, som sender en ansøgning til os.

En dataansvarlig er en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger; hvis formålene og hjælpemidlerne til en sådan behandling er fastlagt i EU-retten eller nationale ret, kan den dataansvarlige eller de specifikke kriterier for udpegelse af denne fastsættes i EU-retten eller national ret.

Hvis du derimod er ansat i HKScan eller en af vores datterselskaber, kan dine personoplysninger også blive behandlet af HKScan som en databehandler. Dette sker eksempelvis, hvis din arbejdsgiver er dataansvarlig og har får et andet selskab i HKScan-koncernen til at håndtere afregning af løn. I dette tilfælde vil det HKScan-selskab, der håndterer din løn være databehandler.

En databehandler er en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, som behandler personoplysninger på vegne af en dataansvarlig.

4. Hvem deles min personoplysninger med?

Vi deler ikke dine personoplysninger med nogen, udover situationerne beskrevet nedenfor:

Vi kan dele dine personoplysninger med betroede underleverandører eller tjenesteudbydere, som vi har indgået en databehandleraftale med, ifølge hvilken underleverandøren eller tjenesteudbyderen er en databehandler
I visse tilfælde er vi retligt forpligtet til at dele dine personoplysninger, eftersom visse offentlige myndigheder kan have en ret til at anmode om disse oplysninger ifølge gældende ret
I særlige tilfælde kan vi dele dine personoplysninger med tredjeparter, hvis du har givet dit samtykke til det
Hvis vi sælger, fusionerer eller omstrukturerer vores virksomhed, kan dine personoplysninger blive delt med erhververen

Modtagere af dine personoplysninger er yderligere beskrevet i de enkelte privatlivspolitikker.

5. Til hvilke formål er mine personlige data indsamlet?

Dine personoplysninger indsamles til de formål, som er beskrevet i den relevante privatlivspolitik. Vi bruger ikke dine personoplysninger til andet end hvad der er beskrevet i vores privatlivspolitikker.

Eksempelvis kan vi behandle dine personoplysninger med henblik på rekruttering, hvis du sender os en jobansøgning. I forhold til forbrugere, behandles der personoplysninger som led i vores kundeservice, såsom håndtering af feedback eller anden kontakt.

For at kunne arbejde effektivt med vores samarbejdspartnere, indsamler vi personoplysninger til at indgå aftaler og opfylde vores forpligtelser over for dem.

6. Hvilke rettigheder har jeg som registreret?

Du kan sende os en anmodning om indsigt i dine personoplysninger ved at udfylde en formular på vores hjemmeside. Hvis betingelserne for indsigt i dine personoplysninger er opfyldt, vil du modtage en kopi af dine personoplysninger.

Derudover har du følgende rettigheder, i henhold til gældende ret (dog skal det bemærkes, at omfanget af disse rettigheder kan afhænge af, hvilket retsgrundlag der ligger til grund for behandlingen):

Du har ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger og få urigtige oplysninger rettet.
Du kan sende en anmodning om at få slettet dine personoplysninger. Dine personoplysninger skal slettes, hvis vi ikke længere har en saglig grund til at behandle dem.
Du har ret til at modtage de oplysninger du har indsendt til os i et maskinlæsbart format. Du har også ret til at få data overført fra ét system til et andet, hvis behandlingsgrundlaget er samtykke eller en kontrakt, og behandlingen sker automatisk.
Vi kan behandle dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesser, dvs. at vi har vurderet, at behandlingen ikke krænker beskyttelsen af dine personoplysninger. I disse tilfælde, har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan have ret til begrænsning af dine personoplysninger. Når dine personoplysninger er begrænset, vil vi normalt ikke behandle dem udover opbevaring.

Du kan læse den relevante privatlivspolitik for yderligere oplysninger om, hvilke rettigheder du har i det konkrete tilfælde.

7. Hvordan sender jeg en anmodning via portalen?

Du kan anmode om indsigt i dine personoplysninger ved at udfylde formularen via. Vi ønsker at lette udøvelsen af dine rettigheder ved at centralisere sådanne anmodninger med denne formular. Efter at vi har modtaget din anmodning, vil du modtage et automatisk svar via e-mail der bekræfter, at vi har modtaget din anmodning. Herefter vil vi kontakte dig, med henblik på at du kan identificere dig. Hvis identifikationen godkendes, vil vi igangsætte en interne proces, med henblik på at opfylde din anmodning.

8. Hvordan godkendes min identitet?

Vi vil kontakte dig og give dig den nødvendige vejledning, med henblik på at du kan identificere dig over for os. I Finland, Sverige, Danmark og Estland anvender vi elektronisk godkendelse af identitet. I andre lande, hvor HKScan opererer, sker godkendelsen manuelt.

Vi vil give dig vejledning om hvordan du får din identitet godkendt, uanset hvilket land, som HKScan opererer i, der er tale om.

9. Hvordan sikrer jeg, at databeskyttelses-hjemmesiden er ægte, og ikke en falsk hjemmeside?

The following is intended only for guidance purposes and it does not claim or necessarily mean that the website is genuine:

For det første bør du sikre, at hjemmeside-adressen i øverst i din internet-browser er https://www.hkscan.com/en/contact-us/privacy-at-hkscan.

Det samme adressefelt bør også vise et hængelås-symbol, som du kan klikke på og få vist hjemmesidens certifikat. Dette bør sige * .hkscan.com. I så fald kan du antage, at hjemmesiden du er inde på, er ægte.

10. Svaret på min rettighedsanmodning var ikke hvad jeg forventede. Hvorfor har jeg ikke modtaget alle oplysninger som opbevares om mig?

Vi bestræber på at opfylde alle rettighedsanmodninger. I nogle tilfælde kan vi imidlertid afvise anmodningen. Vi kan afvise din anmodning, hvis fx retten til at modtage en kopi af dine oplysninger vil krænke andre personers rettigheder og frihedsrettigheder, eller hvis din anmodning er åbenbart grundløs eller overdreven. Hvis grundlaget for afvisning kun gælder for dele af dine personoplysninger, vil vi udlevere de resterende oplysninger, og dette kan være årsagen til, at du ikke har modtaget alle oplysninger, som vi har om dig.

Hvis vi afviser at opfylde din anmodning, vil vi oplyse dig om årsagen, medmindre dette vil stride mod årsagen til afvisningen. Du vil altid have ret til at klage over afvisningen til det lokale datatilsyn.

11. Hvordan gør jeg indsigelse mod behandling af mine personoplysninger til direkte markedsføring?

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Hvis du modtager vores nyhedsbrev, kan du afmelde det ved at klikke på linket i bunden af hvert nyhedsbrev.

Du kan også gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring ved at kontakte os via privacy@hkscan.com.

12. Hvordan kan jeg slette eller ændre oplysninger om mig selv i HKScans databaser?

Hvis du ønsker at slette eller ændre oplysninger om dig selv i HKScans databaser, kan du kontakte os via privacy@hkscan.com. Bemærk, at du ikke altid har ret til at få slettet personoplysninger. Du kan læse i den relevante privatlivspolitik om du har ret til at få dine personoplysninger slettet.

13.Hvor længe opbevares mine personoplysninger?

Dine personoplysninger opbevares ikke længere end hvad der er nødvendigt til de formål som de er indsamlet. Hvis du ønsker yderligere oplysninger om hvor længe dine personoplysninger opbevares, se den relevante privatlivspolitik eller kontakt os via privacy@hkscan.com.

14. Jeg er en af HKScans producenter, hvor kan jeg finde yderligere oplysninger om behandlingen af mine personoplysninger?

Hvis du er en af HKScans producenter, kan du finde yderligere oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger i vores Privatlivspolitik for Producenter via følgende link.

15. Jeg har købt et af HKScans produkter og har kontaktet kundeservice. Hvordan behandles mine personoplysninger?

Hvis du har købt et af HKScans produkter og kontaktet vores kundeservice, kan du finde yderligere oplysninger om hvordan vi behandler dine personoplysninger i vores Privatlivspolitik for Kunder via følgende link.

16. Jeg er ansat hos HKScans underleverandør og jeg arbejder hos HKScans produktionsanlæg. Hvordan behandles mine personoplysninger?

Hvis du er ansat hos HKScans underleverandør og jeg arbejder hos et af HKScans produktionsanlæg, kan du finde yderligere oplysninger i vores Privatlivspolitik for Samarbejdspartnere via følgende link.

17. Jeg har besøgt HKScans lokaler og mine personoplysninger var indsamlet. Hvordan bliver mine personoplysninger behandlet?

Hvis du har besøgt HKScans lokaler, kan du finde yderligere oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger i vores Privatlivspolitik for Besøgende via følgende link, eller vores Privatlivspolitik for TV-overvågning via følgende link.

18: Jeg er en aktionær i HKScan. På hvilket grundlag kan oplysninger om mig blive offentliggjort på HKScans hjemmeside?

Ifølge den finske selskabslov, skal alle selskaber have et ejerregister. Ejerregisteret er offentlig tilgængelig information, hvis eksempelvis navnene på selskabets aktionærer noteres. HKScans aktier er noterede i et finsk ejerbogsregister, der administreres af Euroclear Finland Oy, og ejerbogen er offentligt tilgængelige hos Euroclear Finlands lokaler.

Vi kan bruge disse offentligt tilgængelige oplysninger og offentliggøre dem på vores hjemmeside, med henblik på at skabe transparents i vores ejerskabsstruktur i overensstemmelse med vores selskabspolitikker.

19. Jeg har et spørgsmål om HKScans databeskyttelse. Hvor kan jeg finde yderligere oplysninger om dette?

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om databeskyttelse hos HKScan, kan du kontakte os via privacy@hkscan.com.

20. Hvornår vil jeg få svar på min rettighedsanmodning?

I princippet vil vi besvare din anmodning inden for en måned fra den dato vi har modtaget den eller en måned fra det tidspunkt, hvor det er lykkedes os at verificere din identitet. Hvis du indsender adskillige anmodninger eller din anmodning er kompleks at behandle, kan vi underrette dig om, at vi skal bruge mere tid til at behandle den. I så fald kan vi forlænge fristen for besvarelse af din anmodning med op til to måneder. Hvis vi forlænger fristen, vil vi oplyse dig om årsagen hertil.