HKScan Oyj, 0111425-3 og/eller enhver tilknyttet enhed, der ejes eller kontrolleres af HKScan Oyj (“HKScan”, “vi”, “os”) er dataansvarlig i forhold til behandlingen af ​​dine personoplysninger, når du er vores samarbejdspartnere eller kontaktperson hos vores samarbejdspartner. I den forbindelse dækker udtrykket “samarbejdspartner” eller “du” vores leverandører, tjenesteudbydere og kunder, der opererer under en juridisk enhed, såvel som leverandører og tjenesteudbydere, der opererer som enkeltmandsfirmaer eller lignende).

På denne side beskriver vi, hvordan vi indsamler, behandler og deler de personoplysninger, som vi modtager, indsamler og opbevarer. Personoplysninger betyder alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person. Oplysninger, som vedrører selvstændige erhvervsdrivende, der evt. beskæftiger en eller flere personer, betragtes som personoplysninger. Oplysninger, der vedrører en juridisk enhed, er ikke personoplysninger, men oplysninger relateret til enhedens repræsentant eller kontaktperson betragtes som personoplysninger.

Det er vigtigt for os, at du er tryg ved den måde, vi håndterer dine personoplysninger på. Vi træffer foranstaltninger for at sikre, at dine personoplysninger er beskyttet, og at behandlingen af ​​dine personoplysninger udføres i overensstemmelse med gældende regler for databeskyttelse, samt vores interne politikker og procedurer.

Du kan se i tabellen nedenfor, for at få flere oplysninger om de HKScan-enheder, der kan behandle personoplysninger i overensstemmelse med de formål, der er beskrevet i denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger, som dataansvarlig. Den relevante dataansvarlige i forhold til behandling af dine personoplysninger er primært den HKScan-enhed, som du eller din organisation har indgået aftale med.

Dataansvarlig

HKScan Oyj

HKScan Finland Oy

Paimion Teurastamo Oy

HKScan Sweden AB

HKScan Denmark A/S

AS HKScan Estonia

AS Rakvere Farmid

AS HKScan Latvia

UAB HKScan Lietuva

HKScan Poland Sp. zo.o

 

Vi kan indsamle dine personoplysninger på følgende måder:

Personoplysninger, som du giver os, f.eks. når du udfylder formularer på vores hjemmeside eller andre formularer, som vi beder dig at udfylde, eller når du kommunikerer med os via telefon, e-mail eller på anden måde.

Personoplysninger, som vi indsamler eller selv genererer, f.eks. når du besøger vores hjemmeside, og vi automatisk indsamler personoplysninger om dig og dit besøg, herunder IP-adresse, der bruges til at forbinde din enhed til internettet (læs mere om behandling af dine personoplysninger på vores hjemmesider her), eller når du besøger vores lokaler, og vi muligvis indsamler dine personoplysninger gennem videoenheder (læs mere om behandlingen af ​​dine personoplysninger gennem videoovervågning her).

Personoplysninger, som vi indsamler fra andre kilder, når vi f.eks. har en forretningsforbindelse, og dine kolleger eller andre kontakter giver os personoplysninger om dig, såsom dine kontaktoplysninger eller oplysninger om din stilling, eller hvis vi indsamler oplysninger fra tredjeparts dataudbydere eller offentligt tilgængelige kilder til forebyggelse af hvidvask, baggrunds-tjek og lignende formål.

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

Administration af samarbejdsrelation

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at administrere samarbejdsrelationer, f.eks. ved registrering af dine kontaktoplysninger i vores database, arkivering af aftaler, håndtering af fakturaer, udførelse af baggrunds-tjek (for at beskytte vores virksomhed mod svig, hvidvask, brud på fortroligheden og anden økonomisk eller forretningsrelateret kriminalitet), samt administration af ordrer og leverancer.  

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Identitetsoplysninger Kontaktoplysninger Organisatoriske oplysninger Økonomiske oplysninger Oplysninger til baggrunds-tjek Oplysninger om køb/salg	Legitime interesser (juridiske enheder, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at administrere samarbejdsrelationen. Gennemførelse af en kontrakt (enmandsfirmaer, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b). Vi er forpligtet til at behandle dine personoplysninger for at opfylde den aftale, der er indgået med dig.
Opbevaringsperiode: Dine personoplysninger opbevares under samarbejdsrelationen varighed og derefter i en periode på 5 år, for at vi kan opfylde vores legitime interesse i at administrere og opfylde eventuelle retskrav. Vi opbevarer kun nøjagtige og ajourførte personoplysninger. I tilfælde af at du ikke længere er den relevante kontaktperson til dette formål, sletter vi dine personoplysninger og opdaterer de krævede personoplysninger med nøjagtige oplysninger. På den anden side gemmes oplysninger til baggrunds-tjek kun i den periode, der er nødvendig for at vurdere samarbejdspartnerens pålidelighed.

 

Muliggøre kommunikation med forretningsmæssige formål

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med forretningsrelateret kommunikation, f.eks. ved administration af kontaktoplysninger, og når vi korresponderer med dig via e-mail.

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Identitetsoplysninger Kontaktoplysninger Din kommunikation	Legitim interesse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at kommunikere med samarbejdsmæssige formål.
Opbevaringsperiode: Personoplysninger, der vedrører vores kommunikation med samarbejdspartnere, opbevares i en periode på 3 år fra den seneste kommunikation i hver samtale for at vi kan opfylde vores legitime interesse i administration og opfyldelse af eventuelle retskrav.

 

Besvare dine spørgsmål og håndtere feedback eller reklamationer

Hvis du kontakter os for at komme med feedback, reklamationer eller spørgsmål, behandler vi dine personoplysninger med det formål at besvare dine spørgsmål og håndtere feedback eller reklamationer fra dig. Du kan komme med feedback eller reklamationer til os via forskellige kanaler, f.eks. ved at udfylde og indsende formularer på vores hjemmeside eller ved at ringe til vores kundeservice.

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Identitetsoplysninger Kontaktoplysninger Organisatoriske oplysninger Din kommunikation	Legitime interesser (juridiske enheder, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesser i at besvare dine spørgsmål og håndtere feedback eller reklamationer.   Gennemførelse af en kontrakt (enmandsfirmaer persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b). Vi er forpligtet til at behandle dine personoplysninger for at opfylde den aftale, der er indgået med dig.
Opbevaringsperiode: Personoplysninger, der behandles i forbindelse med håndtering af feedback, gemmes i en periode på 12 måneder regnet fra den dato, vi svarede på dit spørgsmål eller din feedback, medmindre det er nødvendigt at opbevare dine personoplysninger med henblik på at etablere, udøve eller forsvare retskrav. Dog gemmes personoplysninger, der behandles i forbindelse med håndtering af reklamationer, i en periode på 3 år for at vi kan opfylde vores legitime interesse i at håndtere og opfylde eventuelle retskrav.

 

Sikre kvaliteten af ​​og forbedre vores kundeservice

Når du kontakter os telefonisk, optager vi automatisk modtagne opkald. I denne forbindelse kan vi evt. behandle dine personoplysninger med det formål at sikre kvalitet og forbedre vores kundeservice. Vi kan f.eks. bruge optagelser af opkald til at sikre, at du har modtaget god service fra os eller for at forbedre kvaliteten af ​​vores kundeservice gennem intern undervisning.  

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Optagne opkald	Samtykke (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Optagelse sker kun hvis du giver samtykke til dette.
Opbevaringsperiode: Opkald der optages, gemmes i en periode på 30 dage efter modtagelse af opkaldet, medmindre det er nødvendigt at gemme opkald med henblik på at etablere, udøve eller forsvare retskrav.

 

Sende forretningsrelateret information eller markedsføring

Hvis du abonnerer på nyhedsbreve, kataloger, pressemeddelelser eller lignende oplysninger om HKScan og vores forretning, behandler vi dine personoplysninger med det formål at levere det ønskede abonnement eller de ønskede oplysninger til dig.

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Identitetsoplysninger Kontaktoplysninger Erhvervsmæssig information	Legitim interesse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). I de tilfælde, hvor den kommunikation, der leveres til dig, ikke kan betragtes som elektronisk direkte markedsføring, for eksempel når du abonnerer på et engangsindhold, er behandlingen nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at levere de oplysninger, du har anmodet om. Samtykke (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). I de tilfælde, hvor den kommunikation, der leveres til dig, kan betragtes som elektronisk direkte markedsføring, for eksempel når du abonnerer på vores nyhedsbrev, er behandlingen nødvendig for at levere det abonnement og de oplysninger, du har anmodet om.
Opbevaringsperiode: Dine personoplysninger gemmes til dette formål, indtil du afmelder de ønskede nyhedsbreve mv. Når du har afmeldt kommunikation fra os, sletter vi personoplysninger, der er behandlet til dette formål.

 

Gennemføre begivenheder og andre aktiviteter

Vi behandler dine personoplysninger, hvis du deltager i et arrangement, der er arrangeret af os. I denne forbindelse behandler vi dine personoplysninger med det formål at gennemføre arrangementer, f.eks. når vi modtager og registrerer din deltagelse, samt når vi kommunikerer med dig i forbindelse med arrangementet.

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Oplysninger om deltagere Identitetsoplysninger Kontaktoplysninger Madpræferencer Organisatoriske oplysninger	Legitim interesse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandling er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at gennemføre begivenheder. Den registrerede har givet eksplicit samtykke til behandlingen (persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra a). Vi behandler relevante særlige kategorier af personoplysninger, såsom helbredsoplysninger, hvis du sender dem til os frivilligt, dvs. med dit udtrykkelige samtykke.
Opbevaringsperiode: Dine personoplysninger opbevares til dette formål før og under begivenheden og i en periode på maksimalt 13 måneder fra datoen for begivenheden for at vi kan opfylde vores legitime interesse i at evaluere begivenheden og følge op på deltagelsen i begivenheden samt at planlægge eventuelle fremtidige begivenheder.

 

Administrere og beskytte IT-systemer og -tjenester

For at administrere og beskytte vores hjemmeside, tjenester og relaterede IT-systemer, f.eks. ved logning, fejlfinding, sikkerhedskopiering, ændring og problemstyring i systemer og i forbindelse med potentielle IT-hændelser, behandler vi dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt, .

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Identitetsoplysninger Kontaktoplysninger Organisatoriske oplysninger Online identifikatorer Login-oplysninger	Legitim interesse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at administrere og beskytte vores hjemmeside, tjenester og relaterede IT-systemer.
Opbevaringsperiode: Dine personoplysninger opbevares i den periode, der er angivet i forhold til hvert enkelt formål med behandlingen af ​​dine personoplysninger ovenfor. Personoplysninger i logfiler opbevares til fejlfinding og håndtering af hændelser i højst 6 måneder regnet fra datoen for den loggede begivenhed.

 

Overholde de retlige forpligtelser

Vi behandler dine personoplysninger for at opfylde retlige forpligtelser, f.eks. regnskabsmæssige eller skattemæssige forpligtelser.

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Alle kategorier af personoplysninger, der er indsamlet, og som er nødvendige for at opfylde hver enkelt retlig forpligtelse.	Retlig forpligtelse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores retlige forpligtelser.
Opbevaringsperiode: Dine personoplysninger opbevares i en periode, der er nødvendig i forhold til hver enkelt retlig forpligtelse. Dette vil i de fleste tilfælde være 5 år.

 

Etablere, udøve og forsvare retskrav

Vi behandler dine personoplysninger i det omfang det er nødvendigt for at håndtere og forsvare retskrav, f.eks. i tilfælde af en tvist eller retssager.

Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag
Alle kategorier af personoplysninger, der er indsamlet, og som er nødvendige for at etablere, udøve og forsvare retskrav.	Legitim interesse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at håndtere og forsvare retskrav.
Opbevaringsperiode: Dine personoplysninger opbevares i en periode, der er nødvendig til dette formål. Dette vil normalt være i op til 10 år.

 

Såfremt det er nødvendigt, vil vi dele dine personoplysninger med andre. Modtager er dataansvarlig i forhold til behandling af dine personoplysninger, medmindre vi har angivet andet.

Vi deler dine personoplysninger med:

Tjenesteudbydere

For at kunne opfylde formålene med behandlingen af dine personoplysninger deler vi dine personoplysninger med tjenesteudbydere, som vi anvender. Disse tjenesteudbydere leverer IT-ydelser (f.eks. drift, teknisk support og vedligeholdelse af IT-systemer), konsulentbistand, fakturering og marketing til os. Disse tjenesteudbydere må kun bruge dine personoplysninger til disse formål og i henhold til vores instruktioner og ikke til egne formål. Vi er dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger, som disse tjenesteudbydere udfører på vores vegne.

Andre modtagere

I visse tilfælde vil vi om nødvendigt dele dine personoplysninger med andre modtagere med henblik på nærmere bestemte formål (f.eks. at opfylde retlige forpligtelser og håndtere og forsvare retskrav).

Modtager	Formål	Retsgrundlag for videregivelse
HKScans koncernselskaber	Vi vil muligvis dele nødvendige personoplysninger med andre HKScans koncernselskaber til interne, administrative formål, f.eks. i forbindelse med administration af den forretningsmæssige relation.	Legitime interesse (juridiske enheder, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i forhold til interne, administrative formål.
Offentlige myndigheder	Vi deler de nødvendige personoplysninger med de offentlige myndigheder, hvis vi er forpligtet til at videregive disse oplysninger i henhold til lovgivningen.	Retlige forpligtelse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores retlige forpligtelser.
Banker	Vi deler dine personoplysninger med relevante banker med det formål at administrere producentforholdet, f.eks. i forbindelse med betalinger i overensstemmelse med vores kontraktlige forpligtelser.	Legitime interesse (juridiske enheder, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at administrere samarbejdsrelationen. Gennemførelse af en kontrakt (enmandsfirmaer, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b). Vi behandler dine personoplysninger for at opfylde den aftale, der er indgået med dig.
Eksterne rådgivere	Vi deler nødvendige oplysninger med eksterne rådgivere, f.eks. revisionsfirmaer og advokatfirmaer, hvis vi ifølge lovgivningen er forpligtet til at videregive disse oplysninger eller med henblik på at håndtere og forsvare retskrav.	Retlig forpligtelse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) og legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores retlige forpligtelser eller for at opfylde vores legitime interesse i forhold til at håndtere og forsvare retskrav.
Domstole, modparter osv.	For at håndtere og forsvare retskrav deler vi personoplysninger med andre parter.	Legitim interesse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at administrere og forsvare retskrav.
Retshåndhævende myndigheder, f.eks. politi	Vi deler personoplysninger med de retshåndhævende myndigheder, f.eks. politiet, hvis vi i henhold til loven er forpligtet til at videregive oplysninger.	Retlige forpligtelse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c). Behandlingen er nødvendig for at opfylde retlige forpligtelser.
Potentielle købere og sælgere	Vi deler personoplysninger med potentielle købere og sælgere i tilfælde af en erhvervelse af virksomheden eller en fusion.	Legitim interesse (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at gennemføre overtagelsen eller fusionen.

 

Vi stræber altid efter at opbevare og behandle personoplysninger inden for EU/EØS. Nogle af vores tjenesteudbydere er dog placeret uden for EU/EØS, og i sådanne tilfælde behandles personoplysninger uden for EU/EØS. For at sikre, at personoplysninger er beskyttet, sørger vi for, at der forefindes passende sikkerhedsforanstaltninger i forhold til de tjenesteudbydere, der håndterer dine personlige uden for EU / EØS, f.eks. ved hjælp af dataoverførselsaftaler (som indeholder standardbestemmelser om databeskyttelse, der er vedtaget af EU-Kommissionen). Hvis du har spørgsmål om, hvilke lande dine personoplysninger overføres til, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger vi tager for at beskytte dine personoplysninger, eller hvis du vil anmode om en kopi af sikkerhedsforanstaltningerne og sikkerhedsoplysningerne i de tilfælde, hvor de er tilgængelige, bedes du kontakte os på privacy@hkscan.com.

I henhold til databeskyttelsesreglerne har du visse rettigheder i relation til behandlingen af ​​dine personoplysninger. Vi behandler dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde dine rettigheder. Ønsker du at udøvelse af dine rettigheder, kan du sende os en anmodning via vores hjemmeside om databeskyttelse eller ved at kontakte os på privacy@hkscan.com.

Du har ret til at:

Få indsigt i dine personoplysninger

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger om dig, som vi behandler. Du kan anmode om en kopi af dine personoplysninger gennem vores hjemmeside om databeskyttelse, som kan findes her. Vi udleverer oplysningerne, medmindre vi har lovlige grunde til ikke at dele disse oplysninger, eller hvis deling af oplysninger vil påvirke andres rettigheder og friheder.

Opdatere dine personoplysninger

Derudover har du ret til at anmode om, at forkerte eller ufuldstændige personoplysninger rettes eller gøres fuldstændige.

Trække samtykke tilbage

I det omfang vi baserer vores behandling af personoplysninger på dit samtykke, har du til enhver tid ret til mig at trække dit samtykke tilbage.

Gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af ​​dine personoplysninger baseret på en legitim interesse af grunde, der vedrører din særlige situation. I en sådan situation vil vi stoppe med at bruge dine personoplysninger, hvor behandlingen er baseret på en legitim interesse, medmindre vi kan påvise, at vores interesser tilsidesætter din interesse i beskyttelse af oplysningerne, eller at brugen af ​​dine personoplysninger er nødvendig for at håndhæve eller forsvare retskrav.

Slette dine personoplysninger

Under visse omstændigheder har du ret til at anmode om, at dine personoplysninger slettes. Vi kan dog ikke slette dine personoplysninger, hvis vi for eksempel er retligt forpligtet til at opbevare oplysningerne.

Begrænse brugen af ​​dine personoplysninger

Du har under visse omstændigheder ret til at anmode om, at behandlingen af ​​dine personoplysninger bliver begrænset. Hvis behandlingen af ​​dine personoplysninger er begrænset, må vi kun, udover at gemme oplysningerne, behandle dine personoplysninger med dit samtykke for at etablere, udøve eller forsvare retskrav eller for at forsvare andres rettigheder.

Udtræk af dine personoplysninger (dataportabilitet)

Endelig har du ret til at anmode om en kopi af de personoplysninger, som vi gemmer om dig, i et struktureret, almindelig brugt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Sammenlignet med retten til indsigt, omfatter retten til dataportabilitet kun personoplysninger, som du selv har givet til os, og som vi behandler ud fra visse retsgrundlag, f.eks. dit samtykke.

Vi kan til enhver tid opdatere disse oplysninger, f.eks. hvis vi behandler personoplysninger til nye formål, indsamler yderligere kategorier af personoplysninger eller deler personoplysninger med andre modtagere. I sådanne tilfælde underretter vi dig på rimelig vis. Den seneste version af oplysningerne offentliggøres altid på denne side.

Hvis du har spørgsmål angående behandlingen af ​​dine personoplysninger, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne nedenfor. Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, har du ret til at indgive en klage til den relevante tilsynsmyndighed inden for dit retsområde.

 

HKScan Oyj

Virksomhedens CVR-nummer: 0111425–3

Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku

E-mail: privacy@hkscan.com

Se tabellen herunder for yderligere oplysninger om kategorierne af personoplysninger, som vi behandler.

Kategori	Eksempler på personoplysninger
Identitetsoplysninger	Fornavn, efternavn Brugeridentitet Personligt identitetsnummer Underskrift
Kontaktoplysninger	Adresse E-mailadresse Telefonnummer
Organisatoriske oplysninger	Virksomhedsnavn Repræsentanter Geografisk placering Kundetype og -nummer Leverandørtype og -nummer Tjenesteudbyderens type og nummer
Økonomiske oplysninger	Bankkonto Oplysninger om relevante økonomiske interesser Oplysninger om ejerskab
Oplysninger til baggrunds-tjek	Virksomhedsnavn og andre identitetsoplysninger Personer, der har stillinger, som indebærer ansvar Kreditvurdering / -status Andre oplysninger fra offentlige eller statslige registre
Oplysninger om køb/salg	Købsbeløb Salgsbeløb
Oplysninger om deltagere	Aktivitet Dato
Madpræferencer	Fødevareallergi
Din kommunikation
Optagne opkald
Online-identifikatorer	IP-adresse Enheds- og browseroplysninger
Login-oplysninger	Tidsstempel Log-post