Töötajana (käesoleva isikuandmete puutumatust käsitleva teate tähenduses hõlmab mõiste „töötaja“ või „teie“ töötajaid, kellel on meiega töösuhe, aga ka teisi töötajaid, kes ei ole meiega ametlikus töösuhtes), peaksite end tundma mugavalt selles osas, kuidas teie isikuandmeid käsitleme. Sellepärast oleme avatud selles osas, kuidas isikuandmeid kogume, töötleme ja salvestatud isikuandmeid jagame. Me astume samme tagamaks, et meie salvestatud isikuandmed on alati kaitstud ja meie töötlemine toimub vastavalt kehtivatele andmekaitsealastele õigusaktidele ning meie sisemistele juhistele ja protseduuridele.

Teie isikuandmete töötlemisel vastavalt käesolevale isikuandmete töötlemise teavitusele on vastutav töötleja HKScan Oyj või mõni HKScan Oyj omandis või kontrolli all olev sidusettevõte, kellega olete sõlminud töölepingu (või muud tüüpi lepingu).

Kogume isikuandmeid peamiselt teilt endalt. Kuid võime koguda teie isikuandmeid ka mujalt, kui olete andnud nõusoleku selliseks kogumiseks; või kui ametiasutus avaldab meile teie isikuandmed juriidilise kohustuse täitmiseks; või kui teie isikuandmete kogumine on seadusega lubatud.

Kokkuvõttes võime koguda teie isikuandmeid järgmiselt.

Teilt endalt

Isikuandmed, mille edastate otse

Kogume ja töötleme isikuandmeid, mille te edastate meile otse; näiteks järelkontrollide, hindamiste ja eesmärkide juhtimise (näiteks töötajatele antavaid hinnanguid vormistades ja dokumenteerides) ning töötajate küsitluste läbiviimiseks ning töö suunamiseks ja jaotamiseks (näiteks seoses põhipuhkuse kavandamise või muude puhkusevormide, näiteks lapsehoolduspuhkuse või töölt puudumise, juhtimisega).

Isikuandmed, mida kogume automaatselt

Võime teie isikuandmeid koguda ja töödelda automaatselt; näiteks videoseadmete kaudu, mis on paigaldatud erinevatel eesmärkidel, näiteks loomade ohutuse ja heaolu tagamiseks, tootmisliini efektiivsuse tagamiseks, ruumide ja töötajate või külastajate turvalisuse tagamiseks ning meie vara kaitsmiseks (loe lähemalt teie isikuandmete töötlemisest videoseadmete kaudu siit).

Sugulased ja muud seotud isikud

Õnnetuse või muu eriolukorra korral võime koguda isikuandmeid, mida teie sugulased või muud seotud isikud võivad meile edastada.

Riigiasutused

Kogume ja töötleme isikuandmeid, mille on meile edastanud erinevad ametiasutused, näiteks Sotsiaalkindlustusamet ja Maksu- ja Tolliamet, eesmärgiga hallata teie palka ja tööhõivehüvitisi ning täita juriidilisi kohustusi (näiteks seoses haiguste või taastusraviga).

Kindlustusseltsid

Kogume ja töötleme isikuandmeid, mille kindlustusseltsid on meile esitanud, et hallata teie töötasu ja tööhõivehüvitisi (näiteks pensionid ja kindlustusmaksed), hindamise ja turvalisusega seotud põhjustel (näiteks seoses õnnetuse tagajärjel tekkinud kindlustusnõudega) ning õigusnõuete käsitlemiseks ja täitmiseks (näiteks seoses vaidluse või kohtumenetlusega).

Ametiühingud

Kogume ja töötleme isikuandmeid, mida vastavad ametiühingud on meile esitanud; näiteks töö suunamiseks ja jaotamiseks (näiteks seoses töösuhetega), ärimuudatuste tegemiseks ning õiguslike nõuete käsitlemiseks ja täitmiseks (näiteks seoses nõude või kohtumenetlusega).

Töötervishoiuteenuse pakkuja

Kui olete andnud oma nõusoleku või kui teie isikuandmete kogumine on seadusega lubatud (näiteks juhtudel, kui teil on puue või teie töövõime on ohustatud ja töötervishoiuteenuste osutajad annavad nõu spetsiaalsete töövahendite kasutamise, teie taastusravi või ravi osas), võime saada teie isikuandmeid töötervishoiuteenuse pakkujalt.

Muud allikad

Lisaks kogume teie kohta üksikasju, mida on edastanud lisaks ülalmainitutele muud osapooled, näiteks tarnijad või teenusepakkujad; näiteks selliste osapooltega suheldes.

Lihtsalt öeldes töötleme teie andmeid järgmistel eesmärkidel:

• teie töösuhte juhtimine;
• äritegevuse juhtimine;
• kommuniatsioon;
• töötajate heaolu; ning
• ohutus ja turvalisus.

Teie isikuandmete töötlemise eesmärke kirjeldatakse allpool. Lisateavet isikuandmete kategooriate kohta, mida me töötleme, kui kaua me neid töötleme ja millistel õiguslikel alustel, leiate dokumendist pealkirjaga Üksikasjalik teave meie töödeldavate isikuandmete kohta, mille leiate HKScani jagatud sisevõrgust või mille koopia saate küsida oma personalijuhilt.

Töösuhte haldamine

Töötleme teie andmeid töösuhte haldamise eesmärgil; näiteks teiega töölepingute koostamiseks ja sõlmimiseks; põhiteabe, näiteks teie nime, ametikoha jms säilitamiseks meie süsteemides; kasutajakontode ja töövahendite, näiteks mobiiltelefonide haldamiseks; vajaduse korral hoiatuste tegemiseks soovimatu käitumise vältimiseks; tööhõivetingimuste muutuste juhtimiseks, sealhulgas töösuhte lõpetamiseks ja töötamistunnistuste väljastamiseks.

Palkade ja tööhõivehüvitiste haldamine

Töötleme teie andmeid teie palga ja tööhõivehüvitiste haldamiseks; näiteks puudumisteabe haldamisel, tööaja jälgimisel, töötasu arvutamisel ja maksmisel, palgakorrigeerimistega tegelemisel ja teile palgaarvestuse saatmisel. Samamoodi võime teie andmeid töödelda, et teie palgast kinni pidada ametiühingu liikmemaksud, nagu te olete soovi avaldanud.

Lisaks töötleme teie andmeid seoses põhipuhkuse, pensionide ja kindlustusmaksete, ettevõtte autode ja autode erisoodustuste ning ettevõtluskulude maksete haldamisega.

Palgaülevaadete tegemine

Töötleme teie andmeid palgaülevaadete tegemiseks; näiteks koostades dokumente saavutatud eesmärkide kohta ja teavitades teid töötasu muutustest. Samal eesmärgil võime vajadusel kontrollida ka teie kuulumist ametiühingusse.

Oskuste arendamise juhtimine

Töötleme teie andmeid oskuste arendamise juhtimiseks; näiteks koolituskursuste läbiviimisel, arenguvestluste läbiviimisel, koolitustulemuste säilitamisel ning läbitud kursuste hindamisel ja jälgimisel, samuti aruannete ja statistika koostamisel.

Töötajate küsitluste läbiviimine

Töötleme teie andmeid töötajate küsitluste läbiviimiseks; näiteks töötajate küsitluste saatmisel ning täidetud küsitluste tulemuste kogumisel ja hindamisel.

Ürituste ja muude töötajatele suunatud tegevuste läbiviimine

Töötleme teie andmeid ürituste ja muude töötajatele suunatud tegevuste läbiviimiseks; näiteks üritustega seotud teabe edastamiseks ning osalemise ja mis tahes toidueelistuste või allergiate registreerimiseks.

Töö suunamine ja delegeerimine

Töötleme teie andmeid töö suunamiseks ja jaotamiseks; näiteks vajaduste ja personali planeerimisel, vahetuste kava koostamisel, põhipuhkuse kavandamisel ja muude puhkusevormide, näiteks ajutisest töövõimetusest tulenevate puhkuste ja lapsehoolduspuhkuse korraldamisel.

Ruumide haldamine

Töötleme teie andmeid oma äritegevuse ja ruumide haldamiseks; näiteks ruumide broneerimise, riietusruumide, toidutellimuste haldamisel, kontoriruumidega seotud riketest teatamisel, inventuuride tegemisel, IT-tugisündmuste logimisel ning posti ja pakkide kättetoimetamise haldamisel.

Äritegevuste dokumenteerimine

Töötleme teie andmeid äritegevuse dokumenteerimise eesmärgil; näiteks seoses äridokumentide, näiteks projektidokumentide, koostamisega.

Ettevõttes muudatuste läbiviimine

Töötleme teie andmeid ärimuudatuste tegemiseks; näiteks seoses ümberkorraldustega. Samamoodi töötleme teie isikuandmeid seoses ümberpaigutamise uurimisega ja ametiühingutega peetavate läbirääkimiste pidamiseks.

Äritegevuste hindamine ja jälgimine

Töötleme teie andmeid äritegevuse hindamiseks ja jälgimiseks, näiteks aruannete ja statistika koostamiseks; näiteks palgaarvestuse statistika ja võtmetähtsusega statistika koostamiseks töölt puudumise, personali voolavuse, projektide ja juhtimise ning riskide hindamise tegevuste järelmeetmete kohta (sealhulgas turvalisusega seotud meetmete kohta).

Kommunikatsiooni hõlbustamine

Töötleme teie andmeid töötajatega suhtlemise hõlbustamiseks; näiteks meie töötajate nime ja kontaktandmeid sisaldava digitaalse aadressiraamatu haldamiseks ning töötajate ja väliste osapoolte vahelise ärisuhtluse hõlbustamiseks.

Kommunikatsioon äritegevuse ja muudatuste kohta

Töötleme teie andmeid eesmärgiga hõlbustada nii ettevõtte tegevuste kui ka muudatustega seotud sise- ja väliskommunikatsiooni; näiteks äriuudiste avaldamiseks erinevate sisekanalite, sealhulgas sisevõrgu kaudu, ning pressiteadete ja finantsaruannete avaldamisel väliskanalite kaudu.

Kommunikatsioon kaubamärgi loomise ja turustamise eesmärgil

Töötleme teie andmeid seoses väliskommunikatsiooniga oma kaubamärgi arendamiseks ja turundussisu pakkumisel; näiteks kui avaldame nimesid, pilte ja kontaktandmeid oma veebisaitidel või muudes digitaalsetes kanalites.

Tööga seotud haiguste ja õnnetuste vältimine

Töötleme teie isikuandmeid tööga seotud haiguste ja õnnetuste ennetamiseks. Näiteks töötleme teie isikuandmeid töötervishoiuteenuse pakkujaga suheldes, et vältida tööga seotud haigusi ja õnnetusi.

Töövõime ja tegutsemissuutlikkuse toetamine

Teie töövõime ja tegutsemissuutlikkuse toetamiseks võime teie isikuandmeid töödelda seoses tervisekontrolli läbiviimisega nii enne töösuhte algust kui ka töösuhte ajal perioodiliste tervisekontrollide abil. Meditsiinilisi läbivaatusi tehakse selleks, et selgitada välja, kas tööga kaasneb eriline haigestumisoht, ja/või selleks, et uurida teie töövõimet või tegutsemissuutlikkust tööga seotud tervisenõuete osas. Seoses ülaltooduga võime viia läbi ka salmonellatesti, kui teie ametikoht nõuab loomaliha, sealiha või linnuliha tootmise, töötlemise või turustamisega tegelemist, et teha kindlaks teie töövõime ning tagada toiduhügieen ja meie toodete hea sanitaarkvaliteet. Tervisekontrollid viiakse läbi koostöös meie töötervishoiuteenuse pakkujaga.

Töövõime jälgimine ja varajase toe pakkumine

Võime teie isikuandmeid töödelda seoses teie töövõime jälgimisega ja kui teil on probleeme oma tööga või kui teie töövõime on ohus, siis pakkudes teile varajast tuge. See võib hõlmata töötervishoiuteenuse pakkujalt signaalide vastuvõtmist, et teie töövõime on ohus, samuti teie isikuandmete töötlemist meie varajase toetusprotseduuri erinevatel etappidel (nt varajases toetusintervjuus kogutud isikuandmed).

Heaolu edendamiseks treeningu- ja kultuurisoodustuste pakkumine

Võime töödelda teie isikuandmeid, kui pakume treeningu- ja kultuurisoodustusi ning edastame oma teenusepakkujale vajalikke isikuandmeid töötajate heaolu edendamiseks.

Uurimis - ja julgeolekukaalutlused

Töötleme teie andmeid seoses uurimistega ja turvalisuse kaalutlustel; näiteks hoonele juurdepääsu registreerimisel, sisenemismärkide või pääsmete väljastamisel ning meie IT-ressurssidele juurdepääsu ja lubadega seotud õiguste haldamisel. Samamoodi töötleme teie isikuandmeid seoses meie IT-süsteemidesse logimise ja kasutamise järelkontrolliga.

Lisaks võime teie isikuandmeid töödelda, et jälgida meie juhiste, põhimõtete ja protseduuride järgimist ning nende valdkondade uurimiste korral.

Samuti võime vajaduse korral töödelda teie isikuandmeid seoses ettevõtlusega seotud intsidentide haldamisega; näiteks turvaintsidentide korral või turvalisusega seotud uurimiste korraldamisel.

Erinevatel eesmärkidel teostatav videovalve

Võime teie andmeid töödelda seoses videovalvega meie territooriumil (teie isikuandmete töötlemise kohta videovalve kaudu lugege lähemalt siit). Videovalvealad on selgelt tähistatud.

IT-süsteemide ja -teenuste haldamine ning turvalisuse tagamine

Töötleme teie andmeid oma IT-süsteemide ja -teenuste haldamiseks ning turvalisuse tagamiseks; näiteks tõrkeotsingul, varukoopiate tegemisel ning süsteemi ja rakenduse muudatuste ja probleemide haldamisel. Samamoodi töötleme teie isikuandmeid seoses IT-süsteemi kasutamise logimisega ja turvahälvete haldamisega.

Juriidiliste kohustuste täitmine

Töötleme teie andmeid oma juriidiliste kohustuste täitmiseks; näiteks selleks, et täita diskrimineerimisvastaseid, töökohta ja andmekaitset käsitlevaid õigusakte.

Diskrimineerimisvastased õigusaktid

Töötleme teie andmeid kehtivate diskrimineerimisvastaste õigusaktide nõuete täitmiseks; näiteks palgauuringute tegemiseks eesmärgiga avastada, parandada ja ennetada põhjendamatuid erinevusi palga- ja muudes töötingimustes ning võtta kasutusele aktiivseid meetmeid võimaliku diskrimineerimise vastu võitlemiseks ning muul viisil võrdsete õiguste ja võimaluste edendamiseks.

Töökoht ja taastusravi

Töötleme teie andmeid töökohal kehtivate õigusaktide nõuete täitmiseks; näiteks töökohal toimuvate protseduuride järgimise ja töökohal juhtunud intsidentide või õnnetuste uurimise ja leevendamise korral.

Lisaks töötleme teie andmeid taastusraviga abistamiseks töötervishoiu ja tööohutuse ametitega suheldes (nt sotsiaalkindlustusasutused ja piirkondlikud riiklikud haldusasutused).

Muud tööõigusest tulenevad kohustused

Lisaks töötleme teie andmeid muude tööõigusest tulenevate kohustuste täitmiseks, näiteks töötamistõendite koostamiseks ning ametiühingu- ja muude seadusjärgsete läbirääkimiste pidamiseks.

Muud õiguslikud kohustused

Lisaks töötleme teie andmeid muude õiguslike kohustuste täitmiseks, nagu näiteks raamatupidamisseadustest tulenevate arvestus- ja raamatupidamisnõuete täitmiseks, täitevasutuse arestimisest tulenevate mahaarvamiste tegemiseks palkadest ja töökohtade täitmiseks vajalike kvalifikatsioonide või litsentside, näiteks hügieenitõendite, kontrollimiseks.

Vajaduse korral jagame teie isikuandmeid erinevate vastuvõtjatega, nagu pangad, teenusepakkujad, ametiühingud, riigiasutused, kindlustusseltsid ja välisnõustajad (vt allpool). Üldiselt tegutseb vastuvõtja teie isikuandmete töötlemisel vastutava töötlejana. Üksikasjalikku teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid jagame erinevate vastuvõtjatega, ja selle õigusliku aluse leiate dokumendist pealkirjaga Üksikasjalik teave isikuandmete avalikustamise kohta, mille leiate HKScani jagatud sisevõrgust või mille koopia saate küsida oma otseselt juhilt või personalijuhilt.

Teenusepakkujad

Teie isikuandmete töötlemise eesmärkide täitmiseks jagame teie isikuandmeid ettevõtetega, kes pakuvad meile teenuseid (sealhulgas IT-teenuseid). Need ettevõtted võivad teie isikuandmeid töödelda ainult vastavalt meie selgesõnalistele juhistele ega tohi kasutada teie andmeid nende endi eesmärkidel. Neil on teie isikuandmete kaitsmiseks ka õiguslik ja lepinguline kohustus. HKScan on vastutav töötleja seoses isikuandmete ülalnimetatud töötlemisega, mida tarnijad meie nimel teostavad.

Muud vastuvõtjad

Vajadusel jagame teie isikuandmeid ka järgmiste vastuvõtjatega, nt seadusjärgsete kohustuste täitmisel või õigusnõuete käsitlemisel ja kaitsmisel.

Me säilitame teie isikuandmeid ainult nii kaua, kui meil on vaja, et nende töötlemise eesmärki täita. Seejärel kustutame teie andmed turvaliselt või muudame need anonüümseks, nii et neid ei saa enam teiega seostada. Lisateavet selle kohta, kui kaua teie isikuandmeid säilitatakse, leiate dokumendist pealkirjaga Üksikasjalik teave meie töödeldavate isikuandmete kohta, mille leiate HKScani jagatud sisevõrgust või mille koopia saate küsida oma personalijuhilt.

Püüame alati töödelda teie isikuandmeid EL-i/EMP-s, et saaksite olla kindel, et teie andmed on piisavalt kaitstud. Kuid meie teenusepakkujad võivad teie isikuandmeid mõnel juhul edastada ja töödelda väljaspool EL-i/EMP-d asuvas riigis. Teie isikuandmete pidevaks kaitsmiseks tagame alati, et on olemas kaitsemeetmed, näiteks andmeedastuslepingud, mis kohustavad vastuvõtjaid andmeid kaitsma samamoodi, nagu meie seda teeme. Taotluse esitamisel saate teavet riikide kohta, kuhu me teie isikuandmeid vajadusel edastame, ja rakendatavate kaitsemeetmete kohta.

Andmekaitsealaste õigusaktide kohaselt on teil oma isikuandmete töötlemisega seoses teatud õigused. Töötleme teie isikuandmeid vajalikus ulatuses teie õiguste täitmiseks. Esitage oma õiguste kasutamise taotlused meie andmekaitse veebisaidi kaudu või võtke meiega ühendust aadressil privacy@hkscan.com.

Teil on õigus:

Oma isikuandmetele juurde pääseda

Teil on õigus pääseda juurde isikuandmetele, mida teie kohta töötleme. Võite taotleda oma isikuandmete koopiat meie andmekaitse veebisaidi kaudu, mille leiate siit. Anname selle teile, välja arvatud juhul, kui meil on seaduslik põhjus neid andmeid mitte jagada või kui andmete jagamine kahjustaks teiste isikute õigusi ja vabadusi.

Oma isikuandmeid uuendada

Lisaks on teil õigus nõuda ebaõigete või mittetäielike isikuandmete parandamist või täiendamist.

Nõusolek tagasi võtta

Kui me tugineme isikuandmete töötlemiseks teie nõusolekule, on teil õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta.

Isikuandmete töötlemisele vastuväiteid esitada

Teil on õigus õigustatud huvil põhinevatel, teie konkreetset olukorda puudutavatel põhjustel vaidlustada oma isikuandmete töötlemine. Sellises olukorras lõpetame teie isikuandmete kasutamise, kui töötlemine põhineb õigustatud huvil, välja arvatud juhul, kui suudame näidata, et õigustatud huvi kaalub üles teie erahuvid või et teie isikuandmete kasutamine on vajalik õigusnõuete haldamiseks või kaitsmiseks.

Oma isikuandmed kustutada

Teatavatel asjaoludel on teil õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist. Siiski ei saa me teie isikuandmeid kustutada, kui näiteks seadusest tulenevalt oleme kohustatud neid andmeid säilitama.

Oma isikuandmete kasutamist piirata

Teil on teatud olukordades õigus nõuda, et teie isikuandmete töötlemist piirataks. Kui teie isikuandmete töötlemist on piiratud, võime lisaks andmete säilitamisele ainult teie isikuandmeid teie nõusolekul töödelda, et koostada, esitada või kaitsta õiguslikke nõudeid või kaitsta teiste õigusi.

Oma isikuandmeid edastada (andmete ülekantavus)

Lõpuks on teil õigus taotleda teie kohta talletatud isikuandmete koopiat struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus (andmete ülekantavus). Õigus andmete teisaldatavusele, võrreldes juurdepääsuõigusega, hõlmab ainult selliseid isikuandmeid, mille olete ise edastanud ja mida me töötleme teatud õiguslikel alustel, nt teie nõusoleku alusel.

Tulevikus võidakse meilt nõuda selle dokumendi teabe värskendamist; näiteks kui töötleme teie andmeid uutel eesmärkidel, kogume täiendavaid andmeid või jagame teie andmeid muude vastuvõtjatega kui need, keda on juba mainitud. Kui see on vajalik, saadetakse teile ajakohastatud dokument, milles need muudatused on täpsustatud. Selle isikuandmete töötlemise teavituse uusim versioon on alati saadaval HKScani andmekaitset käsitleval saidil.

Kui teil on lisaküsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta, pöörduge oma personalijuhi poole või saatke oma küsimused e-posti aadressile privacy@hkscan.com. Kui te ei jää saadud vastustega rahule, on teil õigus esitada kaebus pädevale järelevalveasutusele. Vastava järelevalveasutuse kontaktteabe leiate siit.

HKScan Oyj

0111425-3

Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku

privacy@hkscan.com

Lisateavet selle kohta, kuidas me teie isikuandmeid käsitleme, leiate dokumendist pealkirjaga Üksikasjalik teave meie töödeldavate isikuandmete kohta, mille leiate HKScani jagatud sisevõrgust või mille koopia saate küsida oma personalijuhilt.