Vierailijoiden tietosuojaseloste

Tutustu haluamaasi osioon alla.

HKScan Oyj, 0111425-3, ja/tai sen omistuksessa tai määräysvallassa oleva konserniyhtiö (”HKScan”, ”me” tai ”meille”) toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään sinua koskevia henkilötietoja vieraillessasi HKScanin toimitiloissa.  

Tällä sivulle kuvailemme, miten keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietojasi. Henkilötiedot tarkoittavat kaikkia sellaisia tietoja, joita voidaan käyttää luonnollisen henkilön tunnistamiseen.

Meille on tärkeää, että sinulla on turvallinen olo sen suhteen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Teemme kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta henkilötietosi ovat suojattu ja, jotta henkilötietojesi käsittely suoritetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti.

Toimitilat” tarkoittavat HKScanin toimistotiloja, tuotantolaitoksia ja muita toimitiloja, joissa vierailet.

Alla olevasta taulukosta saat lisätietoja siitä, kuka on henkilötietojesi käsittelyyn liittyvä rekisterinpitäjä HKScanin eri toimitiloissa.

Rekisterinpitäjä

Toimitilat

HKScan Oyj

  • Turku

HKScan Finland Oy

  • Eura, Forssa, Mikkeli, Outokumpu, Rauma, Vantaa

Paimion Teurastamo Oy

  • Paimio

HKScan Sweden AB

  • Halmstad, Kristianstad, Linköping, Skara, Stockholm

HKScan Denmark A/S

  • Skovsgaard, Vinderup, Århus

AS HKScan Estonia

  • Loo, Rakvere, Tabasalu, HKScan’s own farms

AS Rakvere Farmid

  • Viljandi, Rakvere Farmid’s own farms

AS HKScan Latvia

  • Jelgava, Riga

HKScan Poland Sp. zo.o

  • Swinoujscie

Voimme kerätä henkilötietojasi seuraavilla tavoilla:

Henkilötiedot, jotka annat meille itse, esim. täyttäessäsi sähköisiä lomakkeita tai muita lomakkeita, joita pyydämme sinua täyttämään, sekä ollessasi vuorovaikutuksessa kanssamme puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavalla.

Automaattisten menetelmien avulla, esim. käyttäessäsi vierailun aikana tarjoamiamme laitteita, IT-järjestelmiä tai verkkoja sekä toimitiloissa suorittamamme kameravalvonnan yhteydessä (lue lisää henkilötietojesi käsittelystä kameravalvonnan yhteydessä kameravalvonnan tietosuojasuojaselosteesta).

Henkilötiedot, joita keräämme muista lähteistä, esim. vieraillessasi osana yritysvierailua, kollegasi voivat antaa meille sinua koskevia henkilötietoja ennen vierailuasi.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Turvallisuus- ja selvitystarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi turvallisuustarkoituksiin, esimerkiksi, kerätessämme tietoja kulunvalvonnan yhteydessä sisäänpääsyistä toimitiloihimme, antaessamme vierailijakortin tai muun kulkukortin, sekä hallinnoidessamme pääsyä ja käyttöoikeuksia IT-järjestelmiimme. Samoin käsittelemme henkilötietojasi IT-järjestelmien lokitietojen ja käytön seurannan yhteydessä.

Voimme myös tarpeen vaatiessa käsitellä henkilötietojasi havaittuamme turvallisuutta vaarantavan tilanteen, esimerkiksi tietoturvapoikkeaman tai vahinkotilanteen yhteydessä.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yksilöintitiedot
  • Yhteystiedot
  • Vierailutiedot
  • Organisaatiotiedot
  • Lokitiedot
  • Turvallisuuspoikkeamaan liittyvät tiedot

Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa turvallisuus- ja selvitystarkoituksiin liittyvät oikeutetut etumme, kerätessämme tietoja kulunvalvonnan yhteydessä sisäänpääsyistä toimitiloihimme, antaessamme vierailijakortin tai muun kulkukortin, sekä hallinnoidessamme pääsyä ja käyttöoikeuksia IT-järjestelmiimme

Säilytysaika: Antaessamme vierailijakortteja tai kulkukortteja ja hallinnoidessamme sisäänpääsyjä toimitiloihimme ja IT-järjestelmiimme, säilytämme henkilötietojasi vierailun ajan ja sen jälkeen 12 kuukautta turvataksemme oikeutetut etumme liittyen oikeusvaateisiin varautumiseen ja puolustautumiseen tai lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseen. Samaa tarkoitusta varten lokitietoja säilytetään 24 kuukautta sisäänkirjautumisesta.

Vastaavasti, henkilötietojasi säilytetään poikkeustilanteiden hallintaa ja selvityksiä varten selvityksen keston ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen, jotta voimme turvata oikeutetut etumme liittyen oikeusvaateisiin varautumiseen ja puolustautumiseen tai lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseen.

 

Elintarviketurvallisuuden varmistaminen ja haitallisten tartuntatautien leviämisen estäminen

Ennen kuin voimme myöntää pääsyn elintarvikkeiden käsittelyalueelle, keräämme henkilötietojasi terveyskyselylomakkeella, jotta pystymme varmistamaan elintarviketurvallisuuden sekä estääksemme haitallisten tartuntatautien leviämisen. Meillä on lainsäädäntöön perustuva velvoite estää sairastuneiden tai tartuntatautia kantavien henkilöiden pääsy elintarvikkeiden käsittelyalueille toimitiloissamme.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yksilöintitiedot
  • Yhteystiedot
  • Vierailutiedot
  • Organisaatiotiedot
  • Matkustustiedot
  • Terveystiedot

Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta pystymme varmistamaan elintarviketurvallisuuden sekä estämään haitallisten tartuntatautien leviämisen.

Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn (tietosuoja-asetuksen 9 (2) (a) artikla. Voimme käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, elintarviketurvallisuuden varmistamiseksi sekä haitallisten tartuntatautien leviämisen estämiseksi, jos vierailuusi sisältyy pääsy elintarvikkeiden käsittelyalueelle. Pyydämme sinun nimenomaista suostumusta ennen kuin käsittelemme mitään terveyteesi liittyviä tietoja.

Säilytysaika. Henkilötietojasi säilytetään vierailusi ajan. Vierailun päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietojasi 12 kuukautta oikeutettujen etujemme turvaamiseksi, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan mahdollisiin oikeusvaateisiin taikka täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme.

 

IT-järjestelmien ja palveluiden hallinnoiminen ja turvaaminen

Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme ja suojataksemme palveluitamme ja niihin liittyviä IT-järjestelmiä, esimerkiksi kirjautuessasi verkkoomme, paikantaessamme vikoja, tehdessämme varmuuskopioita, hallinnoidessamme järjestelmä- ja sovellusmuutoksia sekä ongelmia, ja selvittäessämme tietoturvapoikkeamia.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yksilöintitiedot
  • Yhteystiedot
  • Vierailutiedot
  • Organisaatiotiedot
  • Verkkotunnistetiedot
  • Lokitiedot

Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa palveluidemme ja niihin liittyvien IT-järjestelmien hallinnoimiseen ja turvaamiseen liittyvät oikeutetut etumme.  

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään sen mukaisesti, kuin on tarpeen kussakin yllä esitetyssä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksessa. Säilytämme henkilötietoja lokitietokannoissamme vianetsimistä ja tietoturvapoikkeamien selvittämistä varten 24 kuukautta alkaen lokitapahtuman kirjautumisesta.

 

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, esim. elintarviketurvallisuuteen ja laatuun liittyvät velvoitteet.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

Kaikki henkilötietoryhmät, joita on kerätty ja jotka ovat tarpeen lakisääteisten velvollisuuksien täyttämisessä.

Lakisääteinen velvollisuus. Käsittely on tarpeellista lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin tietty lakisääteinen velvoite edellyttää.

 

Oikeusvaateen laatiminen, esittäminen ja puolustautuminen

Käsittelemme henkilötietojasi sen mukaan, kun on tarpeellista, käsitelläksemme ja puolustautuaksemme oikeusvaateilta, esim. oikeudenkäyntiä varten.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

Kaikki henkilötietoryhmät, joita on kerätty ja jotka ovat tarpeen oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustautumiseen.

Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeen turvataksemme oikeutetun etumme käsitellä ja puolustautua oikeusvaateilta.

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tämän tarkoituksen kannalta.

Tarvittaessa jaamme henkilötietojasi myös muiden tahojen kanssa. Henkilötietojesi vastaanottaja on henkilötietojen käsittelijä, ellemme ole ilmoittaneet toisin.

Voimme jakaa henkilötietojasi seuraavien vastaanottajien kanssa:

Palveluntarjoajat

Käytämme erilaisia palveluntarjoajia toteuttaaksemme tässä tietosuojaselosteessa määritetyt käsittelyn tarkoitukset. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi puolestamme ja vastaamme käyttämiemme palveluntarjoajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat meille muun muassa IT- (esim. tekninen tuki, ylläpito ja huolto) ja turvallisuuspalveluita. Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietojasi vain näitä tarkoituksia varten ohjeidemme mukaisesti, eivätkä omiin tarkoituksiinsa. Olemme rekisterinpitäjiä henkilötietojen käsittelyssä, jonka palveluntarjoajat suorittavat meidän puolestamme.

Muut vastaanottajat

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietojasi myös muille vastaanottajille (esim. puolustautuaksemme meitä vastaan esitettäviin oikeusvaateisiin tai noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme), jotka toimivat itse rekisterinpitäjinä käsitellessään henkilötietojasi.

Vastaanottaja

Tarkoitus

Laillinen peruste

HKScan konserniyhtiöt

Voimme jakaa tarpeellisia henkilötietoja muille HKScan konserniyhtiöille sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, esim. hankkiessamme IT-tuki ja hallinnointipalveluita.

Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeellista voidaksemme toteuttaa oikeutetut etumme liittyen sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin.

Viranomaiset

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietojasi viranomaisille, jos meillä on lakisääteinen velvollisuus jakaa tietoja.

Lakisääteinen velvollisuus. Käsittely on tarpeellista lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Ulkoiset neuvonantajat

Voimme jakaa tarvittaessa tietoja ulkoisille neuvonantajille, esim. tilintarkastajille ja asianajotoimistolle, jos laki niin velvoittaa tai jos henkilötietojen jakaminen on tarpeen, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.

Lakisääteinen velvollisuus ja oikeutettu etu. Käsittely on tarpeellista lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi tai oikeusvaateisiin puolustautumiseen liittyvien oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.

Tuomioistuimet, vastapuolet yms.

Voimme jakaa henkilötietojasi tuomioistuimille, vastapuolille ym., jos se on tarpeen puolustautuessamme meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.

Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeellista oikeusvaateisiin puolustautumiseen liittyvien oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.

Lainvalvontaviranomaiset, esim. poliisi

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietojasi viranomaisille, jos meillä on lakisääteinen velvollisuus jakaa tietoja.

Lakisääteinen velvollisuus. Käsittely on tarpeellista lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Mahdolliset ostajat ja myyjät

Jaamme henkilötietojasi mahdollisten ostajien ja myyjien kanssa yrityskauppa- tai sulautumistilanteissa.

Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen voidaksemme turvata yrityskauppa- tai sulautumistilanteessa oikeutetut etumme.

Pyrimme aina säilyttämään ja käsittelemään henkilötietojasi Euroopan unionissa/Euroopan talousalueella. Jotkut palveluntarjoajistamme voivat kuitenkin sijaita Euroopan unionin/Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojesi asianmukaiseksi turvaamiseksi varmistamme asianmukaisten suojatoimien käytön niiden palveluntarjoajien suhteen, jotka käsittelevät henkilötietojasi Euroopan unionin/Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisia suojatoimia ovat esimerkiksi kansainvälisiä henkilötietojen siirtoja koskevat tiedonsiirtosopimukset. Jos sinulla on kysymyksiä siitä, mihin maihin henkilötietojasi siirretään ja mitä suojatoimia sovelletaan henkilötietojesi suojaamiseksi tai jos haluat kopion tällaisista suojatoimista, pyydämme ottamaan yhteyttä osoitteeseen privacy@hkscan.com.

Sinulla on tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Käsittelemme henkilötietojasi siinä laajuudessa, kun tämä on tarpeen oikeuksiesi täyttämiseksi. Tee pyyntö oikeuksiesi käyttämiseksi tietosuojaverkkosivustomme kautta tai ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa privacy@hkscan.com.

Sinulla on oikeus:

Saada pääsy henkilötietoihisi

Sinulla on oikeus saada pääsy sinusta käsittelemiimme henkilötietoihin. Voit pyytää kopion henkilötiedoistasi täällä. Annamme sinulle nämä tiedot, ellei meillä ole lainmukaista syytä olla jakamatta tietoja tai jos tietojen jakaminen vaikuttaisi haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

Päivittää henkilötietojasi

Lisäksi sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Peruuttaa suostumuksesi

Siinä laajuudessa, kun käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus.

Vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuen käsiteltävien henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tässä tilanteessa lopetamme henkilötietojesi käyttämisen, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, ellemme kykene näyttämään, että oikeutettu etumme syrjäyttää tietosuojaan liittyvät etusi, oikeutesi ja vapautesi tai että henkilötietojesi käyttäminen on välttämätöntä oikeusvaateiden hallinnoimiseksi tai puolustamiseksi.

Poistaa henkilötietosi

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Emme kuitenkaan voi poistaa henkilötietojasi, jos esimerkiksi laki velvoittaa meitä säilyttämään tiedot.

Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Jos henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, voimme henkilötietojen säilyttämisen lisäksi käsitellä niitä ainoastaan suostumuksesi perusteella, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka kolmansien osapuolten oikeuksien puolustamiseksi.

Siirtää henkilötietosi (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen)

Sinulla on oikeus pyytää kopio säilyttämistämme henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytettävässä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Toisin kuin oikeus päästä käsiksi tietoihin, oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen käsittää vain sellaiset henkilötiedot, jotka olet itse antanut meille tai joita käsittelemme tiettyjen laillisten perusteiden, kuten suostumuksesi, nojalla.

Voimme ajoittain päivittää näitä tietoja, esimerkiksi jos käsittelisimme henkilötietoja uusia tarkoituksia varten, keräisimme uusia henkilötietoryhmiä tai jakaisimme henkilötietoja muiden vastaanottajien kanssa. Tässä tapauksessa ilmoitamme sinulle päivityksestä asianmukaisella tavalla. Tämän tietosuojaselosteen viimeisin versio julkaistaan aina tällä sivulla.

Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, otathan meihin yhteyttä. Yhteystietomme löydät alta. Jos et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle Suomessa. Toimivaltaisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

HKScan Oyj
0111425-3
Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku
privacy@hkscan.com

Alla olevasta taulukosta saat lisätietoja käsittelemistämme henkilötietoryhmistä.

Henkilötietoryhmä

Esimerkkejä henkilötiedosta

Perus- ja yksilöintitiedot

  • Etu- ja sukunimi
  • Käyttäjätunnus
  • Henkilötunnus
  • Allekirjoitus

Yhteystiedot

  • Lähiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Vierailutiedot

  • Vierailun syy
  • Vierailun isäntä
  • Vierailun aika ja päivämäärä

Organisaatiotiedot

  • Toiminimi
  • Ammattinimikkeesi

Lokitiedot

  • Aikaleima
  • Lokikirjaus sisäänpääsystä

Turvallisuuspoikkeamaan liittyvät tiedot

  • Turvallisuuspoikkeama
  • Toimitiloissa tapahtuneet vahingot tai onnettomuudet

Matkustustiedot

  • Lähiaikoina vierailemasi maat tai alueet

Terveystiedot

  • Tietoa taudeista tai siarauksista (esim. tulehtuneet haavat, ihoinfektiot tai ripuli)