Henkilöstön ja palkkionsaajien tietosuojaseloste - Suomi

Tutustuu haluamaasi osioon alla.

HKScan Oyj ja/tai sen omistuksessa tai määräysvallassa oleva konserniyhtiö Suomessa (”HKScan”, ”me” tai ”meille”), jonka palvelukseen olet hakeutumassa, toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään sinua koskevia henkilötietoja.

Tällä sivulle kuvailemme, miten keräämme, käsittelemme, säilytämme ja jaamme henkilötietojasi sekä mitkä ovat lakisääteiset oikeutesi. Henkilötiedot tarkoittavat kaikkia sellaisia tietoja, joita voidaan käyttää luonnollisen henkilön tunnistamiseksi.

Meille on tärkeää, että sinulla on turvallinen olo sen suhteen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Teemme kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta henkilötietosi ovat suojattu ja, jotta henkilötietojesi käsittely suoritetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti.

HKScan Oyj, HKScan Finland Oy tai Paimion Teurastamo Oy (“HKScan”) on tämän tietosuojaselosteen mukaisesti suoritetun henkilötietojesi käsittelyn suhteen rekisterinpitäjä, ellei toisin todeta. Ensisijaisesti henkilötietojesi rekisteripitäjänä on aina se HKScan työnantaja, jonka kanssa olet solminut työsopimuksesi (tai muun sopimuksen).

Keräämme henkilötietojasi rekrytointiprosessin aikana pääasiassa suoraan sinulta lähettäessäsi työhakemuksen, täyttäessäsi hakulomakkeen verkkosivuillamme, työhaastattelussa kertomasi perusteella tai ollessasi meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavalla. Henkilötietojasi voidaan kuitenkin kerätä myös:

Automaattisten menetelmien avulla, esimerkiksi rekisteröityessäsi tai kirjautuessasi työnhakijoille tarkoitetulle verkkosivustollemme, jolloin verkkosivumme kerää automaattisesti verkkotunnistetietojasi (lue lisää henkilötietojesi käsittelystä verkkosivujemme käytön yhteydessä verkkosivujen tietosuojaselosteesta)  

Kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi käyttämältämme soveltuvuusarviointipalveluntarjoajalta, rekrytointipalveluntarjoajalta ja edelliseltä työnantajaltasi tai oppilaitokseltasi suositusten yhteydessä.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Rekrytointiprosessin hallinnoiminen

Käsittelemme henkilötietojasi vastaanottaaksemme lähettämäsi työhakemuksen verkkosivujemme tai sähköpostin kautta sekä hallinnoidaksemme lähettämääsi työhakemusta rekrytointijärjestelmässämme, jotta voimme ottaa sinut huomioon rekrytointiprosessin aikana. Voit hakea suoraan haluamaasi työtehtävää tai jättää avoimen hakemuksen.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yhteystiedot
  • Tehtävään liittyvät tiedot
  • Työkokemus- ja koulutustiedot
  • Lupa-, kurssi- ja tutkintotodistukset
  • Osaamistiedot
  • Kuva- tai videotallenteet
  • Muut antamasi tiedot

Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsitteleminen on tarpeellista, jotta voimme vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää työhakemustasi sekä voidaksemme ottaa sinut huomioon rekrytointiprosessin aikana. Hakeutuessasi meille töihin sinun on perusteltua odottaa, että käsittelemme henkilötietojasi rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi, koska tähän tarkoitukseen käsittelemämme henkilötiedot ovat yleisiä rekrytoinnissa käsiteltäviä henkilötietoja.

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään rekrytointiprosessin keston ajan. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietojasi korkeintaan kolme (3) vuotta oikeutettujen etujemme turvaamiseksi, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin. Jos lähetät meille avoimen työhakemuksen, etkä uusi tai päivitä hakemustasi, säilytämme henkilötietojasi edellä mainittujen oikeutettujen etujemme turvaamiseksi korkeintaan kolme (3) vuotta avoimen hakemuksen vastaanottamisesta.

 

Työtehtävän hoitamisen edellytysten selvittäminen (henkilö- ja soveltuvuusarviointitestit)

Voimme käsitellä henkilötietojasi henkilö- ja soveltuvuustestien yhteydessä vastaanottamalla henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien lausuntoja kyseisten testien toteuttajalta, jotta voimme arvioida ja selvittää työtehtävien hoitamisen edellytykset sekä mahdolliset koulutustarpeesi tai muun ammatillisen kehittämisen tarpeen.  

 

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yhteystiedot
  • Tehtävään liittyvät tiedot
  • Henkilö- ja soveltuvuusarvionnin lausunto

Suostumus. Henkilötietojesi käsitteleminen on tarpeellista, jotta pystymme arvioimaan ja selvittämään työtehtävien hoitamisen edellytykset sekä mahdolliset koulutustarpeesi tai muun ammatillisen kehittämisen tarpeen.

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään rekrytointiprosessin keston ajan. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietojasi korkeintaan kolme (3) vuotta oikeutettujen etujemme turvaamiseksi, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.

 

Työnhakijan arvioiminen valintapäätöksen tekemiseksi

Voimme käsitellä henkilötietojasi arvioidessamme taitojasi, kelpoisuuttasi ja mielenkiinnon kohteitasi, vahvistaessamme antamiesi tietojen paikkansapitävyyden suositusten yhteydessä, sekä suorittaessamme työhaastatteluita, jotta voimme tehdä työtehtävää koskevan valintapäätöksen.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yhteystiedot
  • Tehtävään liittyvät tiedot
  • Työkokemus- ja koulutustiedot
  • Lupa-, kurssi- ja tutkintotodistukset
  • Osaamistiedot
  • Haastattelutiedot

Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsitteleminen on tarpeellista, jotta voimme tehdä työtehtävää koskevan valintapäätöksen arvioimalla taitojasi ja kelpoisuuttasi.

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään rekrytointiprosessin keston ajan. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietojasi korkeintaan kolme (3) vuotta oikeutettujen etujemme turvaamiseksi, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.

                         

Terveydentilan tai työ- ja toimintakyvyn selvittäminen (terveystarkastukset)

Voimme käsitellä henkilötietojasi työhöntulotarkastuksen yhteydessä, jos sinut valitaan meille töihin. Suoritamme työhöntulotarkastuksen yhteistyössä työterveyshuollonpalveluntarjoajan kanssa, kuten työterveyshuoltolaissa (1383/2001) on määrätty. Työhöntulotarkastusten suorittamisen tarkoituksena on selvittää aiheutuuko sinulle työstä erityistä sairastumisen vaaraa ja/tai selvittää työ- tai toimintakykyäsi, jos kyseisessä työtehtävässä on terveydentilaan kohdistuvia vaatimuksia. Voimme myös suorittaa salmonellatestin, jos työtehtäviisi kuuluu työskennellä naudan, sian tai siipikarjan tuotannon, jalostuksen tai jakelun parissa, jotta pystymme selvittämään edellytyksesi kyseisiin työtehtäviin sekä varmistaaksemme elintarvikehygienian ja tuotteidemme terveydellisen laadun.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yhteystiedot
  • Terveystarkastustodistus
  • Salmonellatestiä koskeva todistus

 

Oikeutettu etu. Henkilötietojesi käsitteleminen on tarpeellista, jotta pystymme selvittämään terveydentilasi tai työ- ja toimintakykysi sairastumisen vaaraa aiheuttavassa työssä tai työhön liittyvien terveydentilaan kohdistuvien vaatimusten vuoksi.

Säilytysaika: Työllistyessäsi meille henkilötietojasi säilytetään työntekijöiden ja palkkionsaajien tietosuojaselosteen mukaisesti (lisätietoja työsuhteeseen liittyvien henkilötietojen säilytysajoista saatavilla työnantajallasi). Mikäli terveystarkastus johtaa siihen, että emme voi työllistää sinua, säilytämme henkilötietojasi oikeutettujen etujemme turvaamiseksi korkeintaan kolme (3) vuotta siitä, kun olemme tehneet kieltävän päätöksen työllistymistäsi koskien, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.

 

Huumausaineiden käytön selvittäminen työtehtävään liittyvien edellytysten vuoksi tai HKScanin intressien turvaamiseksi  

Voimme suorittaa huumausainetestin, jotta pystymme selvittämään, oletko käyttänyt huumausaineita muihin kuin lääkinnällisiin tarkoituksiin. Suoritamme huumausainetestin, jos sinun on tarkoitus toimia sellaisessa työssä, joka edellyttää tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä. Lisäksi voimme suorittaa huumausainetestin, jos työtehtäviesi suorittaminen huumeiden vaikutusten alaisena tai huumeista riippuvaisena voi vaarantaa työturvallisuuden, työssä saatujen tietojen suojaa (mukaan lukien tietojen käytettävyyttä, eheyttä ja laatua), tai liike- ja ammattisalaisuuksien sekä taloudellisten intressiemme turvaamisen. Suoritamme huumausainetestin yhteistyössä työterveyshuollonpalveluntarjoajan kanssa, kuten työterveyshuoltolaissa (1383/2001) on määrätty.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yhteystiedot
  • Huumausainetestiä koskeva todistus

 

Suostumus. Henkilötietojesi käsitteleminen on tarpeellista, jotta pystymme selvittämään, oletko käyttänyt huumausaineita muihin kuin lääkinnällisiin tarkoituksiin työtehtävään liittyvien edellytysten vuoksi tai meidän intressien turvaamiseksi.

Säilytysaika: Työllistyessäsi meille henkilötietojasi säilytetään työntekijöiden ja palkkionsaajien tietosuojaselosteen mukaisesti (lisätietoja työsuhteeseen liittyvien henkilötietojen säilytysajoista saatavilla työnantajallasi). Mikäli huumetesti johtaa siihen, että emme voi työllistää sinua, säilytämme henkilötietojasi oikeutettujen etujemme turvaamiseksi korkeintaan kolme (3) vuotta siitä, kun olemme tehneet kieltävän päätöksen työllistymistäsi koskien, jotta pystymme varautumaan ja puolustautumaan meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.  

 

Työpaikkailmoitusten viestintä

Käsittelemme henkilötietojasi, jos haluat saada ilmoituksia uramahdollisuuksista meillä ja annat henkilötietojasi rekrytointimessuilla, korkeakoulujen kanssa yhteistyössä järjestetyissä tapahtumissa tai tilatessasi työpaikkavahdin verkkosivujemme kautta.

Henkilötietoryhmät

Laillinen peruste

  • Perus- ja yhteystiedot
  • Tehtävään liittyvät tiedot

Suostumus. Henkilötietojesi käsitteleminen on tarpeellista, jotta pystymme lähettämään sinulle haluamiasi ilmoituksia uramahdollisuuksista HKScanilla.

 

Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin työpaikkavahtitilauksesi on aktiivinen. Tietosi poistetaan sen jälkeen, kun peruutat tilauksesi (voit peruuttaa tilauksesi seuraamalla peruutuslinkkiä tai ottamalla meihin yhteyttä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti).

Työsuhteen hallinnoiminen

Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme työsuhdettasi; esimerkiksi laatiessamme ja tehdessämme kanssasi työsopimuksen; säilyttäessämme perustietojasi, kuten nimeäsi, asemaasi yms. järjestelmissämme; hallinnoidessamme käyttäjätilejä ja työskentelyvälineitä, kuten matkapuhelimia; antaessamme (tarvittaessa) varoituksia epäsuotavan käytöksen estämiseksi ja hallinnoidessamme muutoksia työsuhteen ehdoissa, mukaan lukien työsuhteen päättäminen ja työtodistusten antaminen.

Palkan ja työsuhde-etujen hallinnoiminen

Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme palkkaasi ja työsuhde-etujasi; esimerkiksi hallinnoidessamme poissaolotietoja, seuratessamme työtunteja, laskiessamme ja maksaessamme palkkasi, käsitellessämme palkantarkistuksia ja lähettäessämme sinulle palkkakuitin. Samoin voimme käsitellä henkilötietojasi pidättääksemme pyynnöstäsi ammattiliiton jäsenmaksun palkastasi.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi vuosilomien, eläkkeen ja vakuutusmaksujen, autoedun, kulukorvausten ja liikekulujen maksamisen yhteydessä.

Palkantarkistusten suorittaminen

Käsittelemme henkilötietojasi suorittaaksemme palkantarkistuksia; esimerkiksi tuottaessamme dokumentaatiota saavutetuista tavoitteista ja ilmoittaessamme sinulle muutoksista palkassasi. Voimme samoja tarkoituksia varten myös tarvittaessa vahvistaa ammattiliiton jäsenyytesi.

Ammattitaidon kehittämisen hallinnoiminen

Käsittelemme henkilötietojasi ammattitaidon kehittämisen hallinnoimiseksi; esimerkiksi järjestäessämme kursseja, suorittaessamme kehityskeskusteluja, säilyttäessämme valmennusten tuloksia, arvioidessamme ja seuratessamme suoritettuja kursseja sekä tuottaessamme raportteja ja tilastoja.

Henkilöstökyselyiden suorittaminen

Käsittelemme henkilötietojasi suorittaessamme henkilöstökyselyitä; esimerkiksi lähettäessämme henkilöstökyselyitä sekä kerätessämme ja arvioidessamme suoritettujen kyselyiden tuloksia.

Tapahtumien ja muun henkilöstötoiminnan toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietojasi järjestääksemme tapahtumia ja muuta henkilöstötoimintaa; esimerkiksi lähettääksemme tapahtumia koskevaa tietoa ja rekisteröidäksemme osanoton tapahtumaan sekä mahdolliset ruokamieltymykset tai ruoka-aine allergiat.

Työn johtaminen ja jakaminen

Käsittelemme henkilötietojasi johtaaksemme ja jakaaksemme töitä; esimerkiksi henkilöstösuunnittelun ja työvuorosuunnittelun vuoksi, vuosilomien suunnittelemiseksi sekä muiden vapaiden, kuten vanhempainvapaan, hallinnoimiseksi.

Toimitilojen hallinnoiminen

Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme liiketoimintaamme ja toimitilojamme; esimerkiksi hallinnoidessamme neuvotteluhuoneiden varauksia, pukuhuoneita, ruokatilauksia, raportoidessamme toimistotiloihin liittyvistä virheistä, tehdessämme inventaariota, kirjatessamme IT-tukitapauksia ja hallinnoidessamme postia ja pakettien toimittamista.

Liiketoimien dokumentointi

Käsittelemme henkilötietojasi dokumentoidaksemme liiketoimia; esimerkiksi liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen, kuten projektiasiakirjojen, laatimisen yhteydessä.

Liiketoiminnan muutosten toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme muutoksia liiketoiminnassamme esimerkiksi uudelleenjärjestelyn yhteydessä. Samoin käsittelemme henkilötietojasi uudelleensijoittamista koskevien selvitysten vuoksi sekä käydessämme neuvotteluita ammattiliittojen kanssa.

Liiketoiminnan arvioiminen ja seuraaminen

Käsittelemme henkilötietojasi arvioidaksemme ja seurataksemme liiketoimintaamme tuottamalla erilaisia raportteja ja tilastoja; esimerkiksi palkkaukseen liittyviä tilastoja sekä tilastoja liittyen poissaoloihin, henkilökunnan vaihtuvuuteen, projekteihin ja niiden hallinnointiin, sekä riskien arvioimiseen ja niiden seuraamiseen, sisältäen myös työturvallisuutta koskevat riskit.

Viestinnän helpottaminen

Käsittelemme henkilötietojasi helpottaaksemme työntekijöidemme välistä viestintää; esimerkiksi hallinnoidaksemme sähköistä osoitekirjaamme, joka sisältää työntekijöiden nimet ja yhteystiedot sekä helpottaaksemme liiketoimintaan liittyvää viestintää työntekijöidemme ja ulkoisten osapuolten välillä.

Viestintä liiketoiminnastamme ja siihen liittyvistä muutoksista

Käsittelemme henkilötietojasi helpottaaksemme liiketoimintaamme ja siihen liittyviä muutoksia koskevaa sisäistä ja ulkoista viestintäämme; esimerkiksi julkaisemalla liiketoimintaamme liittyviä uutisia eri sisäisten kanaviemme kautta, mukaan lukien intranetin kautta sekä julkaisemalla lehdistötiedotteita ja taloudellisia raportteja ulkoisten kanaviemme kautta.

Brändin rakentaminen ja markkinointiviestintä

Käsittelemme henkilötietojasi, jos julkaisemme nimesi, kuvasi ja yhteystietosi verkkosivuillamme tai muissa digitaalisilla kanavissa suorittaaksemme ulkoista viestintää brändimme kehittämiseen liittyviin tarkoituksiin tai tarjotaksemme markkinointisisältöä.

Työhön liittyvien sairauksien ja onnettomuuksien estäminen

Käsittelemme henkilötietojasi estääksemme työhön liittyviä sairauksia ja onnettomuuksia. Käsittelemme henkilötietojasi esimerkiksi kommunikoidessamme työterveyshuollon palveluntarjoajan kanssa estääksemme työhön liittyviä sairauksia ja onnettomuuksia.

Työ- ja toimintakyvyn tukeminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi suorittaessamme terveystarkastuksia ennen työsuhteesi alkamista sekä työsuhteesi aikana määräaikaistarkastuksissa, jotta voimme tukea työ- ja toimintakykyäsi. Terveystarkastuksia suoritetaan sen selvittämiseksi, aiheuttaako työ erityistä sairastumisen vaaraa ja/tai työ- tai toimintakykysi selvittämiseksi työstä aiheutuvien, terveydentilaan kohdistuvien vaatimusten vuoksi. Yllä mainitun yhteydessä voimme myös suorittaa salmonellakokeita, jos työtehtäväsi edellyttävät työskentelyä naudan, sian tai siipikarjan tuotannossa, käsittelyssä tai jakelussa, jotta voimme varmistaa toimintakykysi, elintarvikkeidemme hygienian sekä tuotteidemme korkean hygienialaadun. Terveystarkastuksia suoritetaan yhteistyössä työterveydenhuollon palveluntarjoajan kanssa.

Työkyvyn seuranta ja varhaisen tuen tarjoaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi työkykysi seuraamisen yhteydessä ja tarjotessamme sinulle varhaista tukea, jos sinulla on haasteita työssäsi tai työkykysi on vaarantunut. Tähän voi sisältyä työkykysi vaarantumista koskevien signaalien vastaanottaminen työterveyshuollon palveluntarjoajalta sekä henkilötietojen käsitteleminen varhaisen tuen mallimme eri vaiheissa (esimerkiksi varhaisen tuen haastattelussa keräämämme henkilötiedot).

Liikunta- ja kulttuurietujen tarjoaminen hyvinvoinnin edistämiseksi

Voimme käsitellä henkilötietojasi tarjotessamme liikunta- ja kulttuurietuja sekä siirtäessämme tarvittavia henkilötietoja palveluntarjoajallamme edistääksemme työntekijöiden hyvinvointia.

Turvallisuus- ja selvitystarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi turvallisuustarkoituksiin; esimerkiksi kerätessämme tietoja kulunvalvonnan yhteydessä sisäänpääsyistä toimitiloihimme, antaessamme pääsykortin ja hallinnoidaksemme pääsyä ja käyttöoikeuksia IT-järjestelmiimme. Samoin käsittelemme henkilötietojasi IT-järjestelmien lokitietojen ja käytön seurannan yhteydessä.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi seurataksemme, että ohjeistuksiamme ja käytäntöjämme noudatetaan sekä selvittääksemme tällaisia asioita.

Voimme myös tarpeen vaatiessa käsitellä henkilötietojasi havaittuamme turvallisuutta vaarantavan tilanteen; esimerkiksi suorittaessamme turvallisuushäiriöitä koskevia selvityksiä.

Kameravalvonta

Voimme käsitellä henkilötietojasi suorittaessamme kameravalvontaa toimitiloissamme (lue lisää henkilötietojesi käsittelystä kameravalvonnan yhteydessä täältä). Alueet, joilla kameravalvontaa suoritetaan, ovat selvästi merkitty.

IT-järjestelmien ja palveluiden hallinnoiminen ja turvaaminen

Käsittelemme henkilötietojasi hallinnoidaksemme ja suojataksemme IT-järjestelmiämme ja palveluitamme; esimerkiksi paikantaessamme vikoja, tehdessämme varmuuskopioita, hallinnoidessamme järjestelmä- ja sovellusmuutoksia sekä ongelmia. Samoin käsittelemme henkilötietojasi kirjatessamme IT-järjestelmien käyttöä ja selvittäessämme tietoturvapoikkeamia.

Lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme lakisääteiset velvoitteemme; esimerkiksi toteuttaaksemme syrjinnän vastaisen lainsäädännön sekä työpaikkaan ja tietosuojaan liittyvän lainsäädännön mukaiset vaatimukset.

Syrjinnän vastaisen lainsäädännön vaatimukset

Käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme kulloinkin voimassa olevan syrjinnän vastaisen lainsäädännön asettamat vaatimukset; esimerkiksi suorittaaksemme palkkatutkimuksia havaitaksemme, korjataksemme ja estääksemme kohtuuttomia eroja palkkauksessa ja muissa työolosuhteissa, suorittaaksemme aktiivisia toimia vastataksemme mahdolliseen syrjintään sekä muutoin edistääksemme tasa-arvoisia oikeuksia ja mahdollisuuksia.

Työpaikkaa ja kuntoutusta koskevat velvoitteet

Käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme työpaikkaa koskevan lainsäädännön vaatimukset; esimerkiksi seuratessamme työpaikkamenettelyitä, selvittäessämme työpaikalla sattuneita työtapaturmia tai onnettomuuksia sekä parantaessamme työolosuhteita tapaturmien ja onnettomuuksien estämiseksi.

Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi auttaaksemme kuntouttamisessa sekä toimiessamme yhteistyössä työterveys- ja työturvallisuusviranomaisten (kuten Kansaneläkelaitoksen ja aluehallintoviraston) kanssa.

Muut työlainsäädännön mukaiset velvoitteet

Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme muut työlainsäädännön mukaiset velvoitteemme, kuten työtodistuksen tarjoamiseen ja ammattiliittojen kanssa käytyihin neuvotteluihin liittyvät kirjaukset.

Muut lakisääteiset velvoitteet

Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme muita lakisääteisiä velvoitteita, kuten Suomen lain mukaisten kirjanpitoa koskevien vaatimusten noudattaminen, ulosottoviraston ulosmittausten pidättäminen palkasta sekä työtehtäviä varten vaadittavien pätevyyksien ja lupien, kuten hygieniapassin, tarkistaminen.

Jaamme henkilötietojasi myös muiden tahojen kanssa, jotta pystymme toteuttamaan tässä tietosuojaselosteessa määritetyt henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset. Tarvittaessa jaamme henkilötietojasi myös noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme taikka puolustautuessamme meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.

Voimme jakaa henkilötietojasi seuraavien vastaanottajien kanssa:

Palveluntarjoajat

Käytämme erilaisia palveluntarjoajia toteuttaaksemme tässä tietosuojaselosteessa määritetyt käsittelyn tarkoitukset. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi puolestamme ja vastaamme käyttämiemme palveluntarjoajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntarjoajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu tietojärjestelmätoimittajat (jotka käsittelevät henkilötietojasi tietojen säilyttämiseen ja hallinnoimiseen liittyvissä tarkoituksissa), henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin toteuttajat (jotka käsittelevät henkilötietojasi henkilö- ja soveltuvuusarviointien toteuttamiseksi), ja rekrytointipalveluntarjoajat (jotka käsittelevät henkilötietojasi rekrytointiprosessin aikana tukeakseen meitä arvioimalla taitojasi ja kelpoisuuttasi).

Muut vastaanottajat

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietojasi myös muille vastaanottajille (esim. terveystarkastusten suorittamiseksi tai noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme), jotka toimivat itse rekisterinpitäjinä käsitellessään henkilötietojasi.

 

Vastaanottaja

Tarkoitus

Laillinen peruste

HKScan konserniyhtiöt

Voimme jakaa tarpeellisia henkilötietoja muille HKScan Oyj:n Suomen konserniyhtiöille esimerkiksi silloin, kun pyydämme tukea rekrytointiprosessin hallinnoinnissa tai mikäli uskomme, että olet sopiva työntekijä toiselle HKScanin konserniyhtiölle.

Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeellista, jotta voimme täyttää rekrytointiprosessin hallinnoimiseen tai sopivan työntekijän löytämiseen liittyvät oikeutetut etumme.

Työterveyshuollon palveluntarjoaja

Voimme jakaa henkilötietojasi työterveyshuollon palveluntarjoajalle, joka käsittelee henkilötietojasi terveystarkastusten, salmonellatestien ja huumausainetestien suorittamiseksi.

Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeellista, jotta voimme täyttää terveydentilan tai työ- ja toimintakyvyn selvittämiseen liittyvät oikeutetut etumme.

Suostumus. Käsittely on tarpeellista, jotta pystymme selvittämään, oletko käyttänyt huumausaineita muihin kuin lääkinnällisiin tarkoituksiin työtehtävään liittyvien edellytysten vuoksi tai meidän intressien turvaamiseksi.

Viranomaiset (esim. poliisi)

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietojasi viranomaisille, jos meillä on lakisääteinen velvollisuus jakaa tietoja.

 

Lakisääteinen velvollisuus. Käsittely on tarpeellista lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Tuomioistuimet, vastapuolet ym.

Voimme jakaa henkilötietojasi tuomioistuimille, vastapuolille ym., jos se on tarpeen puolustautuessamme meitä vastaan mahdollisesti esitettäviin oikeusvaateisiin.

Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeellista puolustautuaksemme meitä vastaan esitettyihin oikeusvaateisiin.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Tämän jälkeen poistamme tai anonymisoimme tietosi siten, ettei niitä enää voi yhdistää sinuun. Saadaksesi lisää tietoja siitä, miten kauan säilytämme henkilötietojasi, katso Yksityiskohtaiset tiedot käsittelemistämme henkilötiedoista –otsikoitu asiakirja, joka on saatavilla HKScanin jaetusta intranetistä tai josta voit pyytää kopion HR-esimieheltäsi.

Pyrimme aina säilyttämään ja käsittelemään henkilötietojasi Euroopan unionissa/Euroopan talousalueella. Jotkut palveluntarjoajistamme voivat kuitenkin sijaita Euroopan unionin/Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojesi asianmukaiseksi turvaamiseksi varmistamme asianmukaisten suojatoimien käytön niiden palveluntarjoajien suhteen, jotka käsittelevät henkilötietojasi Euroopan unionin/Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisia suojatoimia ovat esimerkiksi kansainvälisiä henkilötietojen siirtoja koskevat tiedonsiirtosopimukset. Jos sinulla on kysymyksiä siitä, mihin maihin henkilötietojasi siirretään ja mitä suojatoimia sovelletaan henkilötietojesi suojaamiseksi tai jos haluat kopion tällaisista suojatoimista, pyydämme ottamaan yhteyttä osoitteeseen privacy@hkscan.com.

Sinulla on tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Käsittelemme henkilötietojasi siinä laajuudessa, kun tämä on tarpeen oikeuksiesi täyttämiseksi. Tee pyyntö oikeuksiesi käyttämiseksi tietosuojaverkkosivustomme kautta tai ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa privacy@hkscan.com.

Sinulla on oikeus:

Saada pääsy henkilötietoihisi

Sinulla on oikeus saada pääsy sinusta käsittelemiimme henkilötietoihin. Voit pyytä kopion henkilötiedoistasi täältä.. Annamme sinulle nämä tiedot, ellei meillä ole lainmukaista syytä olla jakamatta tietoja tai jos tietojen jakaminen vaikuttaisi haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

Päivittää henkilötietojasi

Lisäksi sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Peruuttaa suostumuksesi

Siinä laajuudessa, kun käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus.

Vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuen käsiteltävien henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tässä tilanteessa lopetamme henkilötietojesi käyttämisen, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, ellemme kykene näyttämään, että oikeutettu etumme syrjäyttää tietosuojaan liittyvät etusi, oikeutesi ja vapautesi tai että henkilötietojesi käyttäminen on välttämätöntä oikeusvaateiden hallinnoimiseksi tai puolustamiseksi.

Poistaa henkilötietosi

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Emme kuitenkaan voi poistaa henkilötietojasi, jos esimerkiksi laki velvoittaa meitä säilyttämään tiedot.

Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Jos henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, voimme henkilötietojen säilyttämisen lisäksi käsitellä niitä ainoastaan suostumuksesi perusteella, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka kolmansien osapuolten oikeuksien puolustamiseksi.

Siirtää henkilötietosi (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen)

Sinulla on oikeus pyytää kopio säilyttämistämme henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytettävässä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Toisin kuin oikeus päästä käsiksi tietoihin, oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen käsittää vain sellaiset henkilötiedot, jotka olet itse antanut meille tai joita käsittelemme tiettyjen laillisten perusteiden, kuten suostumuksesi, nojalla.

Voimme ajoittain päivittää näitä tietoja, esimerkiksi jos käsittelisimme henkilötietoja uusia tarkoituksia varten, keräisimme uusia henkilötietoryhmiä tai jakaisimme henkilötietoja muiden vastaanottajien kanssa. Tässä tapauksessa ilmoitamme sinulle päivityksestä asianmukaisella tavalla. Tämän tietosuojaselosteen viimeisin versio julkaistaan aina tällä sivulla.

Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, otathan meihin yhteyttä. Yhteystietomme löydät alta. Jos et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle Suomessa. Toimivaltaisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

HKScan Oyj
0111425-3
Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku
privacy@hkscan.com

Alla olevasta taulukosta saat lisätietoja käsittelemistämme henkilötietoryhmistä.

Henkilötietoryhmä

Esimerkkejä henkilötiedoista

Perus- ja yhteystiedot

 

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika
  • Lähiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Tehtävään liittyvät tiedot

  • Työtehtävät
  • Osasto ja toimipaikan sijainti
  • Työaikamuoto
  • Työsuhteen tyyppi
  • Aloituspäivämäärä

Työkokemus- ja koulutustiedot

  • Nykyisen ja aikaisempien työnantajien nimet
  • Työsuhteiden kesto
  • Koulutustiedot ja suoritetut tutkinnot
  • Suosittelijat

Lupa-, kurssi- ja tutkintotodistukset

  • Ajokorttitiedot
  • Hygieniapassi
  • Kurssit- ja tutkintotodistukset.

Osaamistiedot

  • Kielitaito
  • IT-taidot

Haastattelutiedot

  • Haastattelussa kertomasi tiedot.

Kuva- ja videotallenteet

  • Työhakemukseen liitetty valokuva ja/tai video.

Muut antamasi tiedot

  • Itse antamasi lisätiedot, kuten työhakemukseen liitetty Linkedin profiili

Henkilö- ja soveltuvuusarvionnin lausunto

  • Henkilöprofiili
  • Työntekijäprofiili
  • Motivaatioprofiili

Terveystarkastustodistus

  • Terveystarkastus suoritettu
  • Soveltuvuus työhön (soveltuva, ei soveltuva, soveltuva rajoituksin, salmonellatesti suoritettu, salmonellatestin tulos (positiivinen / negatiivinen).

Salmonellatestiä koskeva todistus

  • Salmonellatesti suoritettu
  • Salmonellatestin tulos (positiivinen, negatiivinen)

Huumausainetestiä koskeva todistus

 

  • Huumausainetesti suoritettu
  • Huumausainetestin tulos (ei huumausaineita, käyttänyt huumausaineita muuhun kuin lääkinnälliseen tarkoitukseen)