Writing documents web

HKScan Oyj:n yhtiökokous 10.6.2020

HKScanin yhtiökokous pidettiin 10.6.2020 poikkeusjärjestelyin. Tutustu kokousmateriaaleihin ja katso videot.

 

Yhtiökokouksen pöytäkirja

 

Reijo Kiskolan tervehdys

Katso hallituksen puheenjohtaja Reijo Kiskolan videotervehdys 10.6.2020 yhtiökokoukseen.

Tero Hemmilän katsaus

Toimitusjohtaja Tero Hemmilä kertoo HKScanin vuodesta 2019.

 

Poikkeuksellinen yhtiökokousmenettely

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä Suomen eduskunnan Covid-19 -pandemian leviämisen rajoittamiseksi 24.4.2020 hyväksymän väliaikaislain nojalla. Yhtiö on päättänyt ryhtyä lain mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Tärkeitä päivämääriä

14.5.2020 Yhtiökokouskutsu julkaistaan
20.5.2020 Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat
27.5.2020 Osakkeenomistajien kysymykset yhtiökokoukselle oltava perillä
29.5.2020 Täsmäytyspäivä
3.6.2020 Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys päättyvät

Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 20. toukokuuta 2020 ja päättyvät 3. kesäkuuta 2020 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Yhtiön nimeämää asiamiestä käytettäessä äänestysohjeiden on oltava perillä viimeistään 2. kesäkuuta 2020.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero. Osakkeenomistajien Euroclear Finland Oy:lle tai yhtiön nimeämälle asiamiehelle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon seuraavilla tavoilla 20.5.2020 alkaen:

1. Sähköinen ennakkoäänestys

KLIKKAA TÄSTÄ ÄÄNESTYKSEEN

Ennakkoäänestys päättyy 3.6.2020 klo 16.00.

2. Postitse tai sähköpostin kautta

Osakkeenomistaja voi toimittaa alla olevan ennakkoäänestyslomakkeen Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / HKScan Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

3. Toimittamalla äänestysohjeet asiamiehelle

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus halutessaan käyttää yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua ja valtuuttaa yhtiön nimeämä riippumaton asiamies asianajaja Heikki Vesa tai hänen määräämänsä edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään tämän äänioikeutta ennakkoäänestyksessä osakkeenomistajan antamien äänestysohjeiden mukaisesti. Osakkeenomistaja voi käyttää myös muuta asiamiestä.

Mallit valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi ovat alla saatavilla. Valtakirja ja äänestysohjeet on toimitettava:

2.6.2020 mennessä postitse: asianajaja Heikki Vesa, Asianajotoimisto Krogerus Oy, Yliopistonkatu 21, 20100 Turku tai sähköpostitse: heikki.vesa@krogerus.com

muu asiamies toimittaa valtakirjan ja äänestysohjeet 3.6.2020 klo 16.00 mennessä postitse: HKScan Oyj / Yhtiökokous, PL 50, 20521 Turku tai sähköpostitse: legal@hkscan.com

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon kutsussa kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Valtakirjan ja ennakkoäänten toimittaminen Euroclear Finland Oy:lle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajat

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 29.5.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 5.6.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtimaan ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.

Kysymykset yhtiökokoukselle

Osakkeenomistajat voivat lähettää kysymyksiä yhtiökokoukselle sähköpostitse osoitteeseen legal@hkscan.com. Kysymysten on oltava perillä viimeistään 27.5.2020. Kysymykset vastauksineen julkaistaan tällä sivulla viimeistään 1.6.2020.


Kutsu yhtiökokoukseen

Pörssitiedote 14.5.2020

Materiaalit

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Valtakirjamalli - Heikki Vesa

Valtakirjamalli - Muu asiamies

Ennakkoäänestyslomake

Esityslista

Hallituksen ehdotukset

Nimitystoimikunnan työjärjestys

Palkitsemispolitiikka

Tietosuojaseloste