Hallituksen valiokunnat

Hallituksen vastuulle kuuluvien asioiden valmistelun ja hoitamisen tehostamiseksi HKScanissa on neljä valiokuntaa. Yhtiön hallitus valitsee valiokuntien jäsenet ja puheenjohtajat keskuudestaan. Poikkeuksena on nimitysvaliokunta, johon voidaan valita myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä tuomaan lisää asiantuntemusta yhtiön kannalta tärkeissä henkilövalinnoissa.

Tarkastusvaliokunta

Hallitus valitsee keskuudestaan tarkastusvaliokuntaan vähintään kolme jäsentä. Vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla asiantuntemusta erityisesti laskentatoimen, kirjanpidon tai tarkastuksen alalla. Tarkastusvaliokunta avustaa hallitusta valmistelemalla hallitukselle valiokunnan tehtäviin kuuluvia asioita ja tekemällä esityksiä tai suosituksia hallituksen päätöksentekoa varten.

Tarkastusvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen vahvistamassa työjärjestyksessä. Tarkastusvaliokunnan tehtäviin kuuluu muun muassa 

  • seurata tilinpäätösraportoinnin prosessia,
  • valvoa taloudellista raportointiprosessia,
  • seurata yhtiön sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmän tehokkuutta,
  • käsitellä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvää kuvausta taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmän pääpiirteistä,
  • seurata tilintarkastusta,
  • arvioida tilintarkastajien riippumattomuutta ja erityisesti oheispalvelujen tarjoamista yhtiölle sekä
  • valmistella tilintarkastajien valintaa koskeva päätösehdotus.

Tarkastusvaliokunta raportoi työstään hallitukselle seuraavassa valiokunnan kokouksen jälkeen pidettävässä hallituksen kokouksessa ja toimittaa hallitukselle tiedoksi valiokunnan kokouksen pöytäkirjan. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei voi toimia tarkastusvaliokunnan jäsenenä.

Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja on Anne Leskelä, joka on riippumaton yhtiöstä ja suurimmista osakkeenomistajista. Muut jäsenet ovat Terhi Tuomi, Carl-Peter Thorwid ja Reijo Kiskola. Terhi Tuomi ja Carl-Peter Thorwid ovat riippumattomia yhtiöstä, mutta riippuvaisia suurimmista osakkeenomistajista. Reijo Kiskola on riippumaton yhtiöstä ja suurimmista osakkeenomistajista.

Valiokunnan kokouksiin osallistuivat säännöllisesti myös yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja ja sisäinen tarkastaja sekä ulkoiset tilintarkastajat.

Nimitysvaliokunta

Hallitus valitsee nimitysvaliokuntaan kolme jäsentä, jotka voivat olla myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei voi toimia nimitysvaliokunnan jäsenenä.
Nimitysvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Nimitysvaliokunnan tehtävänä on valmistella yhtiökokoukselle tehtäviä hallituksen ehdotuksia hallituksen jäsenmäärästä, hallituksen jäsenistä ja hallituksen jäsenten palkkiosta. Nimitysvaliokunta kokoontuu ennen yhtiökokousta vähintään kerran ja raportoi työstään hallitukselle viivytyksettä valiokunnan kokouksen jälkeen.

Hallituksen kokoonpanoa suunniteltaessa tavoitteena on varmistaa, että hallitus muodostaa toimivan kokonaisuuden. Edellytyksenä on, että hallitus on riittävän monimuotoinen. Hallituksen nimitysvaliokunta etsii, arvioi ja suosittelee jäseniä hallitukseen sekä arvioi hallituksen jäsenten lukumäärän. Hallituksen jäseniä koskevan ehdotuksen valmistelussa tulee ottaa huomioon yhtiön määrittelemät monimuotoisuutta koskevat periaatteet: hallituksessa tulee olla molempia sukupuolia, hallituksen jäsenillä tulee olla monipuolinen ammatti- ja koulutustausta, joka palvelee yhtiön liiketoiminnan harjoittamista, kokemusta kansainvälisistä tehtävistä ja monipuolinen ikäjakauma.

Nimitysvaliokunnan puheenjohtajana on LSO Osuuskunnan hallintoneuvoston puheenjohtaja Jari Mäkilä ja jäseninä Lantmännenin hallituksen puheenjohtaja Per Lindahl ja HKScanin hallituksen puheenjohtaja Reijo Kiskola.

Palkitsemisvaliokunta

Hallitus valitsee jäsenistään tai varajäsenistään palkitsemisvaliokuntaan vähintään kolme jäsentä. Palkitsemisvaliokunnan jäsenten enemmistön tulee olla yhtiöstä riippumattomia. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei voi toimia palkitsemisvaliokunnan jäsenenä.
Palkitsemisvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Palkitsemisvaliokunnan tehtävänä on valmistella yhtiön palkitsemisjärjestelmiä koskevat asiat. Palkitsemisvaliokunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa ja raportoi työstään hallitukselle valiokunnan kokouksen jälkeen sekä toimittaa hallituksen tiedoksi pöytäkirjan valiokunnan kokouksista.

Valiokuntaa johtaa Per Olof Nyman ja jäseniä ovat Harri Suutari ja Ilkka Uusitalo. Per Olof Nyman on riippumaton yhtiöstä, mutta riippuvainen merkittävästä osakkeenomistajasta. Harri Suutari on riippumaton yhtiöstä ja suurimmista osakkeenomistajista. Ilkka Uusitalo on riippuvainen yhtiöstä ja merkittävästä osakkeenomistajasta.

Palkitsemisvaliokunta on käyttänyt työssään ulkopuolisia neuvonantajia.

Työvaliokunta

Työvaliokunnassa hallitus käsittelee asioita ilman operatiivisen johdon läsnäoloa.

Työvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Työvaliokunnan tehtävänä on edistää yhtiön hallituksen tehtävien tehokasta hoitamista. Valiokunnan toiminnan tavoitteena on tehostaa CG-koodin periaatteiden noudattamista HKScanissa.

Työvaliokunnan puheenjohtaja on Reijo Kiskola ja jäseninä ovat hallituksen kaikki muut jäsenet ja varajäsenet. Työvaliokunnan jäsenistä Kiskola, Leskelä ja Suutari ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen suurimmista osakkeenomistajista. Nyman, Tuomi ja Thorwid ovat riippumattomia yhtiöstä, mutta riippuvaisia suurimmista osakkeneomistajista. Mäkilä ja Uusitalo ovat riippuvaisia yhtiöstä ja suurimmista osakkeenomistajista.