INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH — KONSUMENT

-

HKScan Oyj lub spółki przez nią kontrolowane (dalej zwane oddzielnie i łącznie „HKScan”, „my”) jest administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za przetwarzanie Państwa danych osobowych jako konsumenta. W związku z powyższym, niniejsza informacja o ochronie danych ma zastosowanie do komunikacji między Państwem a nami w ramach obsługi klienta lub działań z zakresu marketingu konsumenckiego prowadzonych przez HKScan.

Na tej stronie informujemy, w jaki sposób pozyskujemy, przetwarzamy i udostępniamy dane osobowe, które otrzymujemy, gromadzimy i przechowujemy. Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje, które mogą służyć do identyfikacji danej osoby.

Istotne jest dla nas, aby mieli Państwo pewność, że postępujemy z Państwa danymi osobowymi w sposób bezpieczny. Podejmujemy działania w celu zapewnienia, że przechowywane przez nas Państwa dane osobowe są chronione, a ich przetwarzanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych oraz z naszymi wewnętrznymi zasadami i procedurami.

Gromadzimy Państwa dane osobowe w następujący sposób:

Dane osobowe, które nam Państwo przekazali, np. wypełniając formularze na naszej stronie internetowej lub prowadząc z nami rozmowy przez czat na witrynie, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dane osobowe, które pozyskujemy lub generujemy automatycznie, np. podczas Państwa wizyty na naszej witrynie automatycznie pozyskujemy Państwa dane osobowe dotyczące Państwa i Państwa wizyty za pośrednictwem plików cookie, których używamy, włączając adres protokołu internetowego (IP) używany do połączenia Państwa urządzenia z Internetem (więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych w naszych witrynach można znaleźć tutaj).

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących celach:

Odpowiadanie na Państwa pytania i obsługa informacji zwrotnych

Jeżeli skontaktują się z nami Państwo w celu przekazania informacji zwrotnych lub zadania pytań, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na pytania oraz obsługa Państwa informacji zwrotnych. Mogą Państwo przekazać nam informacje zwrotne lub zadać pytania za pośrednictwem różnych kanałów, np. wypełniając i przesyłając formularze dostępne na naszej witrynie, kontaktując się z nami za pośrednictwem funkcji czatu na naszej witrynie lub dzwoniąc do naszego działu obsługi klienta.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane określające tożsamość
  • Dane kontaktowe
  • Państwa korespondencja

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zakresie odpowiadania na Państwa pytania i rozpatrywania informacji zwrotnych.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane w tym celu maksymalnie przez 12 miesięcy liczonych od daty naszej odpowiedzi na Państwa pytania lub prośby, chyba, że przechowywanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Odpowiadanie na skargi i rozpatrywanie roszczeń

Jeżeli skontaktują się z nami Państwo w celu wniesienia roszczenia odszkodowawczego, np. skargi dotyczącej jakości naszego produktu i roszczenia o odszkodowanie z tytułu szkód spowodowanych przez nasz produkt, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na Państwa skargę i rozpatrzenia roszczenia.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane określające tożsamość
  • Dane kontaktowe
  • Państwa korespondencja
  • Informacje finansowe
  • Dane o stanie zdrowia

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zakresie odpowiadania na Państwa skargi i rozpatrywania roszczeń.

Przetwarzanie jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (Art. 9(2)(f) RODO). Przetwarzanie danych o stanie zdrowia jest niezbędne w celu rozpatrzenia Państwa roszczenia.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres rozpatrywania roszczenia. Po zakończeniu procesu rozpatrywania roszczenia Państwa dane osobowe są przechowywane maksymalnie przez 6 lat, chyba, że przechowywanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Zapewnienie jakości i doskonalenie naszych usług konsumenckich

W przypadku kontaktu telefonicznego z Państwa strony automatycznie nagrywamy wszystkie rozmowy. W związku z powyższym możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celach zapewnienia jakości i doskonalenia naszych usług konsumenckich. Na przykład, nagrania rozmów możemy wykorzystać, aby upewnić się, że obsługa, jaką zapewniliśmy, była na odpowiednim poziomie lub aby podnieść jakość naszych usług konsumenckich podczas wewnętrznych szkoleń.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Nagrania rozmów

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia jakości i doskonalenia naszych usług konsumenckich.

Okres przechowywania: Nagrania rozmów są przechowywane przez 30 dni od rozmowy, chyba że przechowywanie nagrań z rozmowy jest niezbędne do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Promowanie naszej marki i przeprowadzanie loterii lub konkursów z nagrodami

Jeżeli uczestniczą Państwo w organizowanych przez nas loteriach lub konkursach, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe do celów promowania naszej marki w związku z przeprowadzanymi przez nas loterią lub konkursem. Z każdym ze zwycięzców loterii lub konkursu skontaktujemy się oddzielnie w celu dostarczenia nagrody. W naszych loteriach lub konkursach mogą Państwo wziąć udział, przekazując nam swoje dane osobowe za pośrednictwem cyfrowych platform (np. mediów społecznościowych lub naszej witryny) lub podczas wydarzeń na żywo.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane określające tożsamość
  • Dane kontaktowe
  • Państwa korespondencja
  • Konta w mediach społecznościowych

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu promowania naszej marki w związku z przeprowadzanymi loterią lub konkursem (włączając dostarczenie nagród zwycięzcom).

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane w czasie trwania loterii lub konkursu. Po zakończeniu loterii lub konkursu Państwa dane osobowe są przechowywane przez trzy miesiące. W przypadku wygrania loterii lub konkursu i otrzymania w rezultacie Państwa wygranej nagrody będziemy przechowywać Państwa dane osobowe maksymalnie przez 5 lat w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa podatkowego.

Komunikacja w celu budowania marki oraz w celach marketingowych

Jeżeli zdecydują się Państwo na subskrypcję biuletynów lub podobnych informacji dostarczanych w sposób automatyczny, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu realizacji odnośnej subskrypcji lub przekazania Państwu informacji, jak również w celu promowania naszej marki i naszych produktów.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane określające tożsamość
  • Dane kontaktowe

Prawnie uzasadniony interes. Elektroniczny marketing bezpośredni- przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zakresie dostarczenia Państwu żądanych informacji.

Zgoda. W przypadku, gdy dostarczane Państwu informacje zawierają informację marketingowe naszych partnerów biznesowych, przetwarzanie  Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji odnośnej subskrypcji lub przekazania Państwu informacji, jak również w celu promowania naszej marki i naszych produktów.

Dodatkowo, możemy zabrać od Państwa zgody na marketing elektroniczny zgodnie z wymogami prawa lokalnego.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak długo aktywna będzie subskrypcja. Państwa dane osobowe zostaną usunięte po Państwa rezygnacji z subskrypcji (mogą Państwo wycofać swoją zgodę, korzystając z linka rezygnacji lub kontaktując się z nami zgodnie z niniejszą informacją o ochronie danych).

Zapewnienie zgodności z wymogami prawa

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, np. obowiązków rachunkowych lub podatkowych.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

Wszystkie kategorie danych osobowych, które zostały pozyskane i które są niezbędne w celu wywiązania się z każdego z obowiązków prawnych.

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do wywiązania się z każdego obowiązku prawnego.

W razie konieczności udostępniamy Państwa dane osobowe innym podmiotom. Jeżeli nie wskazano inaczej, odbiorcą jest przetwarzający dane odpowiedzialny za przetwarzanie Państwa danych osobowych.

Państwa dane osobowe udostępniamy:

Usługodawcom

Aby realizować cele w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych, udostępniamy dane osobowe współpracującym z nami usługodawcom. Tacy usługodawcy świadczą dla nas usługi IT (takie jak usługi serwisowe, wsparcie techniczne i konserwacja naszych systemów IT), usługi doradcze i marketingowe. Usługodawcy mogą przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie w tych celach oraz zgodnie z naszymi instrukcjami i nie mogą wykorzystywać Państwa danych do własnych celów. Pełnimy funkcję administratora danych osobowych odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane w naszym imieniu przez usługodawców.

Innym odbiorcom

W określonych przypadkach udostępniamy — w razie konieczności — Państwa dane osobowe innym odbiorcom do określonych celów, np. w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych oraz dochodzenia i obrony roszczeń prawnych.

Odbiorca

Cel

Podstawa prawna przekazania

Spółki Grupy HKScan

Możemy udostępniać niezbędne dane osobowe innym spółkom Grupy HKScan do wewnętrznych celów administracyjnych, np. rozpatrując Państwa skargi lub roszczenia.

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu związanego z wewnętrznymi celami administracyjnymi.

Organy publiczne

Udostępniamy niezbędne dane osobowe organom publicznym, jeżeli na mocy prawa jesteśmy zobowiązani do ujawnienia takich informacji.

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych.

Zewnętrzni doradcy

Udostępniamy niezbędne informacje zewnętrznym doradcom, np. firmom audytorskim i kancelariom prawniczym w przypadku, gdy na mocy prawa jesteśmy zobowiązani do udostępnienia informacji lub w celu dochodzenia i obrony roszczeń prawnych.

Obowiązek prawny i prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych lub realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zakresie dochodzenia i obrony roszczeń prawnych.

Sądy, kontrahenci itp.

Udostępniamy dane osobowe innym stronom w celu dochodzenia i obrony roszczeń prawnych.

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zakresie dochodzenia i obrony roszczeń prawnych.

Organy ścigania, np. policja

Udostępniamy niezbędne dane osobowe organom ścigania, np. policji, jeżeli na mocy prawa jesteśmy zobowiązani do ujawnienia takich informacji.

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych.

Potencjalni nabywcy i sprzedawcy

Udostępniamy dane osobowe potencjalnym nabywcom i sprzedawcom w przypadku przejęcia lub fuzji przedsiębiorstwa.

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zakresie przeprowadzenia przejęcia lub fuzji.

Towarzystwa ubezpieczeniowe

Możemy udostępnić Państwa dane osobowe towarzystwom ubezpieczeniowym, jeżeli korzystamy z polis ubezpieczeniowych w celu pokrycia wypłacanego Państwu odszkodowania.

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu.

Banki

Państwa dane osobowe udostępniamy bankom w przypadku wypłaty Państwu odszkodowania.

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu.

Zawsze dokładamy wszelkich starań, aby przechowywać i przetwarzać dane osobowe na terytorium UE/EOG. Niektórzy z naszych usługodawców prowadzą jednak działalność poza UE/EOG — w takich przypadkach dane osobowe będą przetwarzane poza UE/EOG. W celu zapewnienia, że dane osobowe są chronione, upewniamy się, że usługodawcy, którzy przetwarzają Państwa dane osobowe poza UE/EOG, wdrożyli odpowiednie zabezpieczenia, np. w drodze zawarcia umów o przenoszeniu danych (obejmujących standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską). Pytania dotyczące krajów, do których przekazujemy Państwa dane osobowe, oraz zabezpieczeń, jakie wdrażamy, aby chronić Państwa dane osobowe, jak również wnioski o otrzymanie odpowiednio wykazu takich zabezpieczeń i informacji, jeżeli są dostępne, należy kierować na adres e-mail privacy@hkscan.com.

Na mocy przepisów o ochronie danych osobowych przysługują Państwu określone prawa dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do wykonania Państwa praw. Wnioski o wykonanie swoich praw można składać za pośrednictwem naszej witryny dotyczącej ochrony danych lub kontaktując się z nami na adres e-mail privacy@hkscan.com.

Mają Państwo prawo do:

Dostępu do swoich danych osobowych

Mają Państwo prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, które przetwarzamy. Mogą Państwo zażądać otrzymania kopii swoich danych osobowych za pośrednictwem naszej witryny dotyczącej ochrony danych dostępnej tutaj. Przekażemy Państwu taką kopię, chyba że będą istnieć przesłanki prawne do nieprzekazania danych lub jeżeli udostępnienie danych mogłyby naruszyć prawa i wolności innych osób.

Aktualizacji swoich danych osobowych

Ponadto, mają Państwo prawo zażądać korekty lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.

Wycofania zgody

W zakresie, w jakim polegamy na udzielonej przez Państwa zgodzie na przetwarzanie Państwa danych osobowych, w każdej chwili mogą Państwo wycofać swoją zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Państwa konkretną sytuacją. W takiej sytuacji zaprzestaniemy wykorzystywania Państwa danych osobowych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w oparciu o prawnie uzasadniony interes, chyba, że będziemy mogli wykazać, że taki interes jest nadrzędny wobec Państwa interesu w zakresie ochrony danych lub, że wykorzystanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Usunięcia swoich danych osobowych

W pewnych okolicznościach mogą Państwo zażądać od nas usunięcia Państwa danych osobowych. Nie możemy jednak usunąć Państwa danych osobowych, jeżeli, na przykład, na mocy prawa jesteśmy zobowiązani do przechowywania takich danych.

Ograniczenia wykorzystywania Państwa danych osobowych

W pewnych okolicznościach mogą Państwo zażądać od nas ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych. Jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych zostało ograniczone, możemy — poza przechowywaniem takich danych — przetwarzać Państwa dane osobowe na mocy udzielonej przez Państwa zgody lub  wyłącznie w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń prawnych lub obrony praw innych osób.

Przekazania swoich danych osobowych (przenoszalność danych)

Przysługuje też Państwu prawo do zażądania kopii swoich danych osobowych, które przechowujemy, w uporządkowanym, powszechnie stosowanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie (przenoszalność danych). Prawo do przeniesienia danych — w porównaniu do prawa do dostępu — obowiązuje wyłącznie w stosunku do danych osobowych, które Państwo nam przekazali i które przetwarzamy w oparciu o określone podstawy prawne, np. za Państwa zgodą.

Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą informację, np. w przypadku przetwarzania danych osobowych w nowych celach, gromadzenia dodatkowych kategorii danych osobowych lub udostępniania danych osobowych innym odbiorcom. W takich przypadkach zostaną Państwo o tym odpowiednio poinformowani. Najnowsza wersja informacji jest zawsze publikowana na tej stronie.

HKScan Poland Sp. z o.o.
Spółka zarejestrowana pod numerem KRS: 0000206666
Wrzosowa 9, 72-602 Świnoujście
 
Adres e-mail: privacy@hkscan.com

W poniższej tabeli znajdują się dodatkowe informacje dotyczące kategorii danych osobowych, które przetwarzamy.

Kategoria

Przykłady danych osobowych

Dane określające tożsamość

  • Imię i nazwisko
  • Data urodzenia
  • Indywidualny numer identyfikacyjny

Dane kontaktowe

 

  • Adres
  • Numer telefonu
  • Adres e-mail

Państwa korespondencja

  • Wszelkie dane osobowe, które uwzględnią Państwo w swoich danych kontaktowych

Informacje finansowe

  • Informacje dotyczące rachunku bankowego
  • Informacje dotyczące odszkodowania

Dane o stanie zdrowia

  • Dostarczone przez Państwa dane o stanie zdrowia, włączając informacje na temat incydentu, zaświadczenia lekarskie i zdjęcia

Nagrania rozmów

 

Konta w mediach społecznościowych

  • Profil w mediach społecznościowych, z którego Państwo korzystają, kontaktując się z nami.