POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KANDYDATÓW DO PRACY

-

Spółka HKScan Oyj i/lub podmiot powiązany należących do spółki HKScan Oyj lub przez nią kontrolowany („HKScan”, „my”) jest administratorem danych odpowiedzialnym za przetwarzanie Państwa danych osobowych jako kandydata do pracy. Administratorem danych kandydatów ubiegających się o pracę w Polsce jest HKScan Poland Sp. z o.o.

Ta strona zawiera informacje o sposobie pozyskiwania, przetwarzania, przechowywania i udostępniania Państwa danych osobowych, a także o przysługujących Państwu prawach. Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje, które mogą służyć do identyfikacji danej osoby.

Istotne jest dla nas, aby mieli Państwo pewność, że przetwarzamy Państwa dane osobowe w sposób bezpieczny. Podejmujemy działania w celu zapewnienia, że przechowywane przez nas Państwa dane osobowe są chronione, a ich przetwarzanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych oraz z naszymi wewnętrznymi zasadami i procedurami. Bardziej szczegółowe informacje na temat okresu przechowywania danych osobowych znajdują się w lokalnej wersji językowej niniejszej informacji o polityce prywatności.

Zbieramy Państwa dane osobowe głównie bezpośrednio od Państwa, w procesie rekrutacji, np. gdy wypełniają i przesyłają Państwo aplikację przez naszą stronę internetową, udzielają informacji w czasie rozmowy o pracę bądź kontaktują się telefonicznie, za pomocą e-maila lub w inny sposób. Dodatkowo możemy zbierać Państwa dane osobowe w następujący sposób:

Dane osobowe, które pozyskujemy lub generujemy automatycznie, np. kiedy korzystają Państwo z naszej witryny, automatycznie pozyskujemy dane osobowe (takie jak identyfikatory internetowe) dotyczące Państwa i Państwa wizyty (więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych w naszych witrynach można znaleźć tutaj).

Dane osobowe, które zbieramy z innych źródeł, np. dane osobowe od podmiotu, który przeprowadza ocenę osobowości i predyspozycji zawodowych, dane osobowe otrzymane od podmiotu prowadzącego rekrutację, a także dane osobowe pozyskane od Państwa byłego pracodawcy lub dawnej placówki edukacyjnej w związku z rekomendacją do pracy.

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących celach:

Zarządzanie procesem rekrutacji

Kiedy przesyłają Państwo aplikację o pracę przez stronę internetową lub e-mailem, przetwarzamy Państwa dane osobowe po to, by tę aplikację odebrać i zachować oraz nią zarządzać, a także uwzględnić Państwa w procesie rekrutacji. Mogą Państwo aplikować bezpośrednio na konkretne stanowisko lub przesłać zgłoszenie otwarte.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Dane dotyczące stanowiska
  • Historia zatrudnienia i wykształcenia
  • Licencje i certyfikaty
  • Dane dotyczące umiejętności

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne do zarządzania procesem rekrutacji i aby umożliwić nam uwzględnienie Państwa w procesie rekrutacji. Aplikując o pracę z nami, mogą Państwo założyć, że będziemy przetwarzać powyższe dane osobowe do rzeczonych celów, ponieważ przetwarzamy takie dane osobowe, jakie mogą być wykorzystywane w procesach rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dane te pomogą nam określić Państwa zdolność do wykonywania danej pracy i/lub oszacować Państwa zapotrzebowanie na szkolenie lub inne drogi rozwoju zawodowego.

  • Zdjęcia lub nagrania wideo
  • Inne udzielone informacje

Zgoda   Dodatkowe informacje dostarczone przez Państwa a niewymagane przepisami prawa będą przetwarzane tylko w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane na czas trwania procesu rekrutacji. Po zakończeniu procesu rekrutacji Państwa dane osobowe są przechowywane maksymalnie przez 3 lata do celów ochrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi tj. ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń prawnych. Jeżeli prześlą Państwo otwartą aplikację o pracę i jej nie ponowią ani nie zaktualizują, będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do celów ochrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi maksymalnie przez 3 lata od otrzymania aplikacji.

Określenie zdolności do wykonywania danej pracy (oceny osobowości i predyspozycji zawodowych)

Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w związku z ocenami osobowości i predyspozycji zawodowych, kiedy otrzymujemy ich wyniki od podmiotu, który świadczy usługi prowadzenia takich ocen. W takim przypadku przetwarzanie ma na celu ocenę i określenie Państwa zdolności do wykonywania danej pracy i/lub oszacowanie Państwa zapotrzebowania na szkolenie lub inne drogi rozwoju zawodowego.  

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Dane dotyczące stanowiska

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne do zarządzania procesem rekrutacji i aby umożliwić nam uwzględnienie Państwa w procesie rekrutacji.

  • Wyniki testu osobowości i predyspozycji zawodowych

Zgoda Przetwarzanie jest niezbędne, by ocenić i określić Państwa zdolność do wykonywania danej pracy i/lub oszacować Państwa zapotrzebowanie na szkolenie lub inne drogi rozwoju zawodowego

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane na czas trwania procesu rekrutacji. Po zakończeniu procesu rekrutacji Państwa dane osobowe są przechowywane maksymalnie przez 3 lata do celów ochrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi tj. ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń prawnych.

Ocena kandydata do pracy w celu podjęcia decyzji o wyborze

Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w ramach oceny Państwa umiejętności, kompetencji i zainteresowań, a także w związku z poleceniami i rozmowami o pracę, po to by móc wybrać najbardziej odpowiedniego kandydata na dane stanowisko.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Dane dotyczące stanowiska
  • Historia zatrudnienia i wykształcenia
  • Licencje i certyfikaty
  • Dane dotyczące umiejętności<

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne, by wybrać najbardziej odpowiedniego kandydata do pracy.

  • Informacje przekazane w czasie rozmowy o pracę

Zgoda Dodatkowe informacje, które chcieliście nam Państwo przekazać w trakcie rozmowy rekrutacyjnej.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane na czas trwania procesu rekrutacji. Po zakończeniu procesu rekrutacji Państwa dane osobowe są przechowywane maksymalnie przez 3 lata do celów ochrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi tj. ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń prawnych.

Ocena stanu zdrowia lub zdolności do pracy i zdolności funkcjonalnej (badania lekarskie)

Jeśli zaproponowaliśmy Państwu pracę, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w związku z badaniami lekarskimi. Prowadzimy badania lekarskie we współpracy z zakładem medycyny pracy. Celem takich badań jest sprawdzenie, czy dana praca szczególnie naraża Państwa na chorobę, i/lub weryfikacja Państwa zdolności do pracy i zdolności funkcjonalnej pod kątem wymogów zdrowotnych na danym stanowisku. Osoby pracujące przy produkcji, przetwarzaniu lub dystrybucji wołowiny, wieprzowiny lub drobiu mogą też zostać poddane badaniu na salmonellę, aby określić ich zdolność do pracy oraz zapewnić higienę środków spożywczych i wysoką jakość sanitarną naszych wyrobów.  

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Wyniki badań lekarskich
  • Wyniki badania na salmonellę

 

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne, by sprawdzić, czy dana praca szczególnie naraża Państwa na chorobę, i/lub zweryfikować Państwa zdolność do pracy i zdolność funkcjonalną pod kątem wymogów zdrowotnych na danym stanowisku. W zakresie badań sanitarno-epidemiologicznych jesteśmy zobligowani ustawowo do przeprowadzenia takich badań.

Przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy i/lub do oceny zdolności do pracy kandydata, w tym postawienia diagnozy medycznej (art. 9 ust. 2 lit. h RODO). Przetwarzanie ewentualnych danych o stanie zdrowia jest niezbędne do oceny Państwa zdolności do pracy.

Okres przechowywania: Jeżeli zostaną Państwo przez nas zatrudnieni, Państwa dane osobowe będą przechowywane zgodnie z naszą polityką prywatności pracowników (dalsze informacje na temat okresów przechowywania w związku ze stosunkiem pracy można uzyskać od swojego pracodawcy). Jeśli nie będziemy w stanie zatrudnić Państwa ze względu na wyniki badań lekarskich, przechowamy Państwa dane osobowe maksymalnie przez 3 lata od podjęcia negatywnej decyzji w sprawie zatrudnienia, do celów ochrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi tj. ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń prawnych.

Badanie na obecność narkotyków na potrzeby spełnienia odpowiednich wymogów pracy lub zabezpieczenia interesów HKScan

Jeśli zaproponowaliśmy Państwu pracę, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, by stwierdzić, czy brali Państwo substancje odurzające w niemedycznych celach. Badanie na obecność narkotyków możemy przeprowadzić, jeżeli Państwa przyszłe stanowisko wymaga dokładności, rzetelności, niezależnej oceny i dobrej zdolności reakcji. Takie badanie możemy też przeprowadzić w przypadku, gdy praca pod wpływem narkotyków lub uzależnienie od narkotyków mogłyby zagrozić bezpieczeństwu w miejscu pracy, zniweczyć ochronę, możliwość wykorzystania, integralność i jakość informacji otrzymanych podczas pracy bądź zagrozić tajemnicom handlowym lub naszym interesom finansowym. Badania na obecność narkotyków prowadzimy we współpracy z zakładem medycyny pracy.

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Wyniki badania na obecność narkotyków

Zgoda Przetwarzanie jest niezbędne, by stwierdzić, czy brali Państwo substancje odurzające w niemedycznych celach, a dzięki temu spełnić odpowiednie wymogi pracy lub zabezpieczyć nasze interesy.

Okres przechowywania: Jeżeli zostaną Państwo przez nas zatrudnieni, Państwa dane osobowe będą przechowywane zgodnie z naszą polityką prywatności pracowników (dalsze informacje na temat okresów przechowywania w związku ze stosunkiem pracy można uzyskać od swojego pracodawcy).

Informowanie o rekrutacji

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, jeśli wyrażą Państwo chęć otrzymywania informacji o możliwościach zatrudnienia, podając swoje dane kontaktowe podczas targów rekrutacyjnych lub wydarzeń organizowanych we współpracy z uczelniami bądź wpisując się na listę mailingową z powiadomieniami o pracy przez naszą stronę internetową.  

Kategorie danych osobowych

Podstawa prawna

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Dane dotyczące stanowiska

Zgoda Przetwarzanie jest niezbędne, aby zgodnie z Państwa prośbą przesyłać Państwu powiadomienia o możliwościach zatrudnienia w HKScan.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak długo aktywna będzie subskrypcja. Państwa dane osobowe zostaną usunięte po Państwa rezygnacji z subskrypcji (mogą Państwo wycofać swoją zgodę, korzystając z linka rezygnacji lub kontaktując się z nami zgodnie z niniejszą informacją o polityce prywatności).  

 

W razie konieczności udostępniamy Państwa dane osobowe innym podmiotom. Jeżeli nie wskazano inaczej, odbiorca jest administratorem danych odpowiedzialnym za przetwarzanie Państwa danych osobowych.

Państwa dane osobowe udostępniamy:

Usługodawcom

Aby realizować cele w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych, udostępniamy dane osobowe zatrudnionym przez nas usługodawcom. Tacy usługodawcy świadczą usługi IT (jak przechowywanie danych i zarządzanie danymi), usługi prowadzenia ocen osobowości i predyspozycji zawodowych oraz usługi rekrutacyjne (jak zarządzenie procesem rekrutacji oraz ocena umiejętności i kompetencji). Usługodawcy mogą przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie w tych celach oraz zgodnie z naszymi instrukcjami i nie mogą wykorzystywać Państwa danych do własnych celów. Pełnimy funkcję administratora danych odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane w naszym imieniu przez usługodawców.

Innym odbiorcom

W razie konieczności w określonych przypadkach udostępniamy Państwa dane osobowe innym odbiorcom do określonych celów (np. w celu przeprowadzenia badań lekarskich lub wywiązania się z obowiązków prawnych oraz dochodzenia i obrony roszczeń prawnych). Tacy odbiorcy pełnią funkcję administratora danych odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych.

Odbiorca

Cel

Podstawa prawna przekazania

Spółki Grupy HKScan

Możemy udostępniać niezbędne dane osobowe spółkom grupy HKScan Oyj, np. gdy prosimy o wsparcie w zarządzaniu procesem rekrutacji.

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zarządzaniu procesem rekrutacji.

Zakład medycyny pracy

 

 

 

 

 

Możemy udostępnić niezbędne dane osobowe zakładowi medycyny pracy, który przetwarza Państwa dane osobowe w celu przeprowadzenia badań lekarskich i/lub badań na obecność narkotyków.

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne, by sprawdzić, czy dana praca szczególnie naraża Państwa na chorobę, i/lub zweryfikować Państwa zdolność do pracy i zdolność funkcjonalną pod kątem wymogów zdrowotnych na danym stanowisku.

Zgoda Przetwarzanie jest niezbędne, by stwierdzić, czy brali Państwo substancje odurzające w niemedycznych celach, a dzięki temu spełnić odpowiednie wymogi pracy lub zabezpieczyć nasze interesy.  

Sądy, kontrahenci itp.

Udostępniamy dane osobowe innym stronom w celu dochodzenia i obrony roszczeń prawnych.

Prawnie uzasadniony interes Przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu w zakresie dochodzenia i obrony roszczeń prawnych.

Organy ścigania, np. policja

Udostępniamy niezbędne dane osobowe organom ścigania, np. policji, jeżeli na mocy prawa jesteśmy zobowiązani do ujawnienia takich informacji.

Obowiązek prawny Przetwarzanie jest niezbędne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych.

Zawsze dokładamy wszelkich starań, aby przechowywać i przetwarzać dane osobowe w UE/EOG. Niektórzy z naszych usługodawców prowadzą jednak działalność poza UE/EOG – w takich przypadkach dane osobowe będą przetwarzane poza UE/EOG. W celu zapewnienia, że dane osobowe są chronione, upewniamy się, że usługodawcy, którzy przetwarzają Państwa dane osobowe poza UE/EOG, wdrożyli odpowiednie zabezpieczenia, np. w drodze zawarcia międzynarodowych umów o przenoszeniu danych. Pytania dotyczące krajów, do których przekazujemy Państwa dane osobowe, oraz zabezpieczeń, jakie wdrażamy, aby chronić Państwa dane osobowe, jak również wnioski o otrzymanie odpowiednio wykazu takich zabezpieczeń i informacji, jeżeli są dostępne, należy kierować na adres e-mail privacy@hkscan.com.

 

Na mocy przepisów o ochronie danych osobowych przysługują Państwu określone prawa dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do wykonania Państwa praw. Wnioski o wykonanie swoich praw można składać za pośrednictwem naszej witryny dotyczącej ochrony danych lub kontaktując się z nami na adres e-mail privacy@hkscan.com.

Mają Państwo prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych

Mają Państwo prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, które przetwarzamy. Mogą Państwo zażądać otrzymania kopii swoich danych osobowych za pośrednictwem naszej witryny dotyczącej ochrony danych dostępnej tutaj. Przekażemy Państwu taką kopię, chyba że będą istniały przesłanki prawne do nieprzekazania danych lub jeżeli udostępnienie danych mogłyby naruszyć prawa i wolności innych osób.

aktualizacji (sprostowania) swoich danych osobowych

Ponadto mają Państwo prawo zażądać korekty lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.

wycofania zgody

W zakresie, w jakim polegamy na udzielonej przez Państwa zgodzie na przetwarzanie Państwa danych osobowych, w każdej chwili mogą Państwo wycofać swoją zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie takiej zgody do momentu jej wycofania.

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Państwa konkretną sytuacją. W takiej sytuacji zaprzestaniemy wykorzystywania Państwa danych osobowych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w oparciu o prawnie uzasadniony interes, chyba że będziemy mogli wykazać, że taki interes jest nadrzędny wobec Państwa interesu w zakresie ochrony danych lub że wykorzystanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

usunięcia swoich danych osobowych

W pewnych okolicznościach mogą Państwo zażądać od nas usunięcia Państwa danych osobowych. Nie możemy jednak usunąć Państwa danych osobowych, jeżeli, na przykład, prawo zobowiązuje nas do przechowywania takich danych.

ograniczenia wykorzystywania Państwa danych osobowych

W pewnych okolicznościach mogą Państwo zażądać od nas ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych. Jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych zostało ograniczone, możemy – poza przechowywaniem takich danych – przetwarzać Państwa dane osobowe na mocy udzielonej przez Państwa zgody, lub w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń prawnych lub obrony praw innych osób.

przekazania swoich danych osobowych (przenoszenie danych)

Przysługuje też Państwu prawo do zażądania kopii swoich danych osobowych, które przechowujemy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (przenoszenie danych). Prawo do przeniesienia danych – w porównaniu do prawa do dostępu – obowiązuje wyłącznie w stosunku do danych osobowych, które Państwo nam przekazali i które przetwarzamy w oparciu o określone podstawy prawne, np. za Państwa zgodą.

Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą informację, np. w przypadku przetwarzania danych osobowych w nowych celach, gromadzenia dodatkowych kategorii danych osobowych lub udostępniania danych osobowych innym odbiorcom. W takich przypadkach zostaną Państwo o tym odpowiednio poinformowani. Najnowsza wersja informacji jest zawsze publikowana na tej stronie.

W razie pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych prosimy o kontakt. Poniżej znajdują się dane kontaktowe. Jeżeli nie są Państwo usatysfakcjonowani naszą odpowiedzią, mają Państwo prawo do złożenia skargi w odpowiednim organie nadzorczym w Polsce (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Dane kontaktowe odpowiedniego organu nadzorczego można znaleźć tutaj.

 

HKScan Oyj

0111425-3

Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku

privacy@hkscan.com