Pytania i odpowiedzi

1) Czym są dane osobowe?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Takie dane to na przykład Pana/Pani imię, nazwisko, adres email, numer telefonu, data urodzenia, adres zamieszkania oraz numery tablicy rejestracyjnej.

Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

2) Jakie dane osobowe gromadzimy?

W zależności od roli, jaką Pan/Pani pełni (tj. w zależności od tego, czy jest Pan/Pani przykładowo kandydatem do pracy, klientem, partnerem biznesowym HKScan lub odwiedza stronę internetową), gromadzimy różne dane osobowe. Dane osobowe, które zbieramy można podzielić na trzy kategorie, w zależności od źródła ich pochodzenia: 1) dane osobowe, które nam Pan/Pani bezpośrednio przekazuje; 2) dane osobowe, które gromadzimy na Pana/Pani temat w sposób zautomatyzowany; 3) dane osobowe, które gromadzimy z innych źródeł, niż od Pana/Pani (na przykład są one przekazane nam przez Pana/Pani współpracownika lub przez organ publiczny).

Dane osobowe, które nam Pan/Pani przekazuje, w zależności od pełnionej roli, mogą obejmować dane osobowe dostarczane za pośrednictwem formularzy na naszej stronie internetowej (lub za pośrednictwem innych formularzy, o których uzupełnienie możemy Pana/Panią poprosić). Takie dane mogą obejmować na przykład Pana/Pani dane kontaktowe oraz informacje na temat Pana/Pani relacji biznesowej z HKScan lub informacje na temat Pana/Pani roli zawodowej, doświadczenia oraz zainteresowań.

Dane osobowe, które gromadzimy na Pana/Pani temat w sposób zautomatyzowany są związane przede wszystkim z Pana/Pani odwiedzinami na naszej stronie internetowej. Kiedy odwiedza Pan/Pani naszą stronę internetową automatycznie gromadzi ona pewne dane osobowe dotyczące Pana/Pani oraz informacje dotyczące odwiedzin, w tym adres IP używany do połączenia Pana/Pani urządzenia z Internetem oraz inne informacje takie, jak nazwa przeglądarki, z której Pan/Pani korzysta, jej wersji oraz poszczególnych stron na naszej witrynie, które Pan/Pani odwiedza. Nasza strona internetowa może także przechowywać pliki „cookies” na Pana/Pani urządzeniu – szczegóły znajdują się w odrębnej polityce dotyczącej plików cookie. Ponadto, część z naszych placówek jest wyposażona w monitoring wizyjny (CCTV), który może Pana/Panią nagrać w przypadku, gdy znajdzie się Pan/Pani w jednej z takich placówek. Monitoring zamontowany jest w celu zachowania bezpieczeństwa – nagrania mogą zawierać Pana/Pani dane osobowe o ile możliwa będzie Pana/Pani identyfikacja na ich podstawie.

Dane osobowe, które gromadzimy z innych źródeł, oznaczają na przykład dane osobowe, które gromadzimy od Pana/Pani współpracowników lub innych kontaktów biznesowych w przypadku, gdy utrzymujemy relacje biznesowe z firmą, którą Pan/Pani reprezentuje. Takie dane osobowe mogą obejmować Pana/Pani dane kontaktowe oraz szczegóły dotyczące roli, jaką Pan/Pani pełni w ramach organizacji. Ponadto, możemy również gromadzić informacje od osób trzecich, takich jak organy publiczne w celach przeciwdziałania praniu pieniędzy, weryfikacji tożsamości lub w podobnych celach, a także w celu zabezpieczenia naszej działalności biznesowej oraz w celu wypełniania ciążących na nas obowiązków prawnych i regulacyjnych.

3) Jaka jest rola HKScan w procesie przetwarzania danych osobowych?

W większości przypadków HKScan przetwarza dane osobowe jako administrator. HKScan jest administratorem przykładowo w sytuacji, gdy przetwarzamy dane osobowe klientów, którzy skontaktowali się z nami za pośrednictwem formularzy na naszych stronach internetowych. Ponadto pełnimy funkcję administratora, kiedy przetwarzamy dane osobowe kandydatów do pracy, którzy prześlą nam swoje zgłoszenia.

Administrator oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii Europejskiej lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii Europejskiej lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.

Jeśli jednak jest Pan/Pani zatrudniony(-a) w HKScan lub jednej ze spółek zależnych HKScan, jedna ze spółek HKScan może przetwarzać Pana/Pani dane osobowe jako podmiot przetwarzający. Taka sytuacja może przykładowo mieć miejsce, jeśli Pana/Pani pracodawca, jako administrator, korzysta z usług innej spółki HKScan w ramach outsourcingu obsługi listy płac. W tym przypadku spółka HKScan, która świadczy usługi obsługi listy płac dla Pana/Pani pracodawcy, pełni rolę podmiotu przetwarzającego.

Podmiot przetwarzający oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

4) Odbiorcy którym udostępniamy dane osobowe

Nie ujawniamy Pana/Pani danych osobowych w żadnych innych sytuacjach niż wymienione poniżej:

• Możemy ujawnić dane osobowe zaufanemu podwykonawcy lub usługodawcy, z którym podpisaliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, w związku z którą podwykonawca lub usługodawca działa jako podmiot przetwarzający
• W pewnych sytuacjach mamy obowiązek prawny ujawnić dane osobowe organom publicznym, w przypadku gdy mają prawo dostępu do tych danych na podstawie przepisów prawa
• W wyjątkowych sytuacjach możemy ujawnić Pani/Pana dane osobowe osobom trzecim na podstawie Pana/Pani zgody
• Jeśli sprzedamy, połączymy lub w inny sposób zreorganizujemy nasz biznes, Pani/Pana dane osobowe mogą zostać ujawnione następcom prawnym

Odbiorcy danych osobowych zostali szczegółowo wskazani oraz opisani w odpowiednich klauzulach informacyjnych.

5) W jakich celach są zbierane moje dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe są zbierane w celach określonych w odpowiednich klauzulach informacyjnych. Nie przetwarzamy Pana/Pani danych osobowych w innych celach niż te określone w klauzulach informacyjnych. 

Przykładowo, w odniesieniu do kandydatów do pracy, przetwarzamy dane osobowe w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji. W odniesieniu do klientów, dane osobowe są przetwarzane w celu świadczenia oraz utrzymania usług klienckich, takich jak odpowiadanie na zapytania oraz inne formy kontaktu. 

Aby umożliwić efektywną współpracę z naszymi partnerami biznesowymi, gromadzimy dane osobowe również w celu nawiązywania umów oraz wypełniania obowiązków związanych z tymi umowami.

6) Jakiego rodzaju żądania mogę składać jako podmiot danych?

Może Pan/Pani złożyć zapytanie o dostęp do danych osobowych za pośrednictwem formularza dostępnego na naszej stronie internetowej. Jeśli są spełnione przesłanki prawa dostępu do danych osobowych, udostępnimy kopię Pana/Pani danych osobowych.

Ponadto, przysługują Panu/Pani następujące prawa zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (zwracamy jednak uwagę, że możliwość wykonania tych praw zależy od celów oraz podstaw prawnych przetwarzania danych):

• Ma Pan/Pani prawo, aby niekompletne dane zostały uzupełnione, a nieprawidłowe dane zostały sprostowane.
• Może Pan/Pani przesłać prośbę usunięcia danych osobowych z naszego rejestru. Pana/Pani dane zostaną usunięte, jeśli nie ma już uzasadnionych podstaw do ich przetwarzania.
• Ma Pan/Pani prawo otrzymać informacje, które nam Pan/Pani udostępnił(-a) w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Ma Pan/Pani również prawo przesłania tych danych z jednego systemu do innego, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy, a także gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
• Możemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu, to znaczy w celach związanych z prowadzeniem przez nas działalności gospodarczej, o ile przetwarzanie danych nie narusza ochrony Pana/Pani danych. W takich sytuacjach, ma Pan/Pani prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją.
• Może mieć Pan/Pani prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Kiedy przetwarzanie jest ograniczone, administrator nie będzie przetwarzać Pana/Pani danych z wyjątkiem przechowywania danych.

Prosimy o weryfikację w odpowiednich klauzulach informacyjnych, czy prawa wymienione powyżej mają zastosowanie w Pana/Pani sytuacji i które żądania może Pan/Pani do nas kierować.

7) W jaki sposób mogę złożyć wniosek o dostęp do moich danych za pomocą strony internetowej HKScan?

Może Pan/Pani złożyć zapytanie o dostęp do danych osobowych za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej. Poprzez scentralizowanie sposobu składania żądań dotyczących dostępu do danych osobowych w ramach naszego formularza, chcemy ułatwić korzystanie z Pana/Pani praw. Po otrzymaniu Pana/Pani wniosku dotyczącego danych osobowych, otrzyma Pan/Pani automatyczną odpowiedź na Pana/Pani adres email potwierdzający, że otrzymaliśmy Pana/Pani zgłoszenie. Następnie, skontaktujemy się z Panem/Panią w celu weryfikacji Pana/Pani tożsamości. Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, rozpoczniemy wewnętrzny proces rozpatrywania Pana/Pani wniosku.

8) W jaki sposób jest weryfikowana moja tożsamość?

Skontaktujemy się z Panem/Panią i przedstawimy instrukcję działania w celu weryfikacji Pana/Pani tożsamości. W Finlandii, Szwecji, Danii i Estonii używamy elektronicznych metod weryfikacji. W innych krajach, w których działa HKScan, weryfikujemy tożsamość manualnie.

Niezależnie od kraju, z którym związane jest zapytanie, przedstawimy Panu/Pani instrukcję działania potrzebną do weryfikacji Pana/Pani tożsamości.

9) W jaki sposób mogę się upewnić, że jestem na prawidłowej stronie internetowej HKScan poświęconej ochronie prywatności, a nie na bliźniaczej stronie służącej do oszustw?

Następująca instrukcja przedstawiona jest jedynie w celach informacyjnych i postępowanie zgodnie z jej treścią nie musi oznaczać, że strona jest prawidłowa:

W pierwszej kolejności prosimy się upewnić, że w polu adresowym znajduje się adres https://www.hkscan.com/pl/contact-us/data-privacy-pl/.

To samo pole adresowe powinno wyświetlać ikonkę kłódki, na którą można kliknąć w celu zapoznania się z certyfikatem strony. Powinien być sformułowany w postaci * .hkscan.com. W takim wypadku, może Pan/Pani założyć, że strona internetowa, którą Pan/Pani przegląda jest prawidłowa.

10) Odpowiedź, jaką otrzymałem(-am) w związku z moim wnioskiem nie jest taka, jakiej się spodziewałem(-am). Dlaczego nie otrzymałem(-am) wszystkich informacji na swój temat?

Dążymy do tego, żeby realizować wszystkie żądania osób, których dane dotyczą. Jednak w niektórych sytuacjach możemy być zmuszeni do odmowy realizacji wniosku. Możemy przykładowo odmówić, gdy realizacja prawa dostępu do danych mogłaby niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób lub jeśli Pana/Pani żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne. Jeśli podstawa odmowy ma zastosowanie jedynie do części danych, udostępnimy Panu/Pani pozostałe informacje. Może to być powodem, dla którego nie otrzymał(-a) Pan/Pani pełnych informacji, jakie posiadamy na Pana/Pani temat.

W przypadku, w którym odmówimy realizacji Pana/Pani żądania, poinformujemy Pana/Panią o powodach odmowy, o ile podanie takiej informacji nie jest niezgodne z powodem odmowy. W każdym przypadku ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi na odmowę realizacji żądania do organu nadzorczego.

11) W jaki sposób mogę sprzeciwić się przetwarzaniu moich danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego?

Może się Pan/Pani sprzeciwić przetwarzaniu danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego w każdym momencie.

Jeśli subskrybuje Pan/Pani nasz newsletter, może Pan/Pani zrezygnować z subskrypcji za pomocą linku, który znajduje się na dole każdego newslettera.

Może Pan/Pani również skontaktować się z nami na adres privacy@hkscan.com w celu wyrażenia sprzeciwu na przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.

12) W jaki sposób mogę usunąć lub zmienić informacje na mój temat, które są przechowywane?

Jeśli chce Pan/Pani usunąć lub zmienić informacje na Pana/Pani temat przechowywane w rejestrach HKScan, prosimy o kontakt z nami na adres privacy@hkscan.com. Zwracamy uwagę, że przysługujace Panu/Pani prawo do usunięcia danych osobowych może być wyłączone w pewnych okolicznościach. Prosimy o zapoznanie się z informacjami zawartymi w odpowiedniej klauzuli informacyjnej w celu weryfikacji, czy ma Pan/Pani prawo do usunięcia danych osobowych.

13) Jak długo przechowywane są moje dane osobowe?

Pana/Pani dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone. Jeśli poszukuje Pan/Pani więcej informacji na temat tego, jak długo przechowywane są Pana/Pani dane osobowe, prosimy zapoznać się z odpowiednią klauzulą informacyjną lub, jeśli to konieczne, prosimy o kontakt z nami na adres privacy@hkscan.com.

14) Jestem producentem HKScan, gdzie mogę uzyskać więcej informacji na temat przetwarzania moich danych osobowych?

Jeśli jest Pan/Pani producentem HKScan, może Pan/Pani znaleźć więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naszej Polityce Prywatności dla Producentów, dostępnej tutaj.

15) Zakupiłem(-am) produkty HKScan i skontaktowałem(-am) się z obsługą klienta. W jaki sposób przetwarzane są moje dane osobowe?

Jeśli zakupił(-a) Pan/Pani produkty HKScan i skontaktował(-a) się Pan/Pani z obsługą klienta, prosimy zapoznać się z naszą Polityką Prywatności dla Klientów dostępną tutaj, w celu uzyskania dalszych informacji na temat sposobu przetwarzania danych osobowych.

16) Jestem pracownikiem podwykonawcy HKScan i pracuję w placówce produkcyjnej HKScan. W jaki sposób przetwarzane są moje dane osobowe?

Jeśli jest Pan/Pani pracownikiem podwykonawcy HKScan, może Pan/Pani znaleźć więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naszej Polityce Prywatności dla Partnerów Biznesowych, dostępnej tutaj.

17) Odwiedziłem(-am) placówkę HKScan, w której zostały zgromadzone moje dane osobowe. W jaki sposób przetwarzane są moje dane osobowe?

Jeśli odwiedził(-a) Pan/Pani jedną z naszych placówek, może Pan/Pani znaleźć więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naszej Klauzuli Informacyjnej dla Odwiedzających lub Klauzuli Informacyjnej związanej z Monitoringiem Wizyjnym, dostępnymi tutaj i tutaj.

18) Jestem udziałowcem HKScan. Na jakiej podstawie moje informacje mogą być publikowane na stronach internetowych HKScan?

Zgodnie z fińską ustawą o spółkach wszystkie firmy muszą posiadać rejestr akcjonariuszy. Rejestr akcjonariuszy jest informacją publiczną, w której na przykład wymienione są nazwiska akcjonariuszy spółki. Akcje HKScan są notowane w fińskim systemie księgowym prowadzonym przez Euroclear Finland Oy, a rejestr akcjonariuszy jest publicznie dostępny w siedzibie Euroclear Finland.

Możemy wykorzystywać publicznie dostępne informacje i publikować je na naszej stronie internetowej w celu zapewnienia przejrzystych informacji o naszej strukturze własności zgodnie z naszą polityką korporacyjną. 

19) Nie znalazłem(-am) odpowiedzi na pytanie, które mnie interesuje. Gdzie mogę uzyskać więcej informacji?

W celu uzyskania dalszych informacji na temat ochrony danych i przetwarzania danych osobowych w HKScan, prosimy o kontakt z nami na adres privacy@hkscan.com.

20) Kiedy otrzymam odpowiedź na mój wniosek w zakresie praw podmiotu danych?

Co do zasady, odpowiemy na Pana/Pani żądanie w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku lub w ciągu miesiąca od skutecznej weryfikacji Pana/Pani tożsamości. Jeśli jednak skierował(-a) Pan/Pani do nas wiele żądań lub jeśli Pana/Pani żądanie jest skomplikowane, możemy poinformować Pana/panią o tym, że będziemy potrzebowali więcej czasu do jego rozpatrzenia. W takim przypadku możemy przedłużyć czas na przesłanie odpowiedzi o maksymalnie dwa miesiące. Jeśli przedłużymy czas oczekiwania, poinformujemy Pana/Panią o powodach podjęcia takiej decyzji.