Information om behandling av anställdas personuppgifter - Sverige
Läs mer nedan.
Som anställd på HKScan Sweden AB ("HKScan") ska du känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av de personuppgifter som vi sparar hos oss. Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner.
HKScan är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt denna informationstext om inget annat anges.
Vi samlar in personuppgifter från:
Dig själv
Det kanske är självklart, men vi samlar in de personuppgifter som du lämnar till oss och behandlar, t.ex. för uppföljning, utvärdering och målstyrning (såsom i samband med genomförande och dokumentation av utvecklingssamtal), för att genomföra medarbetarundersökningar och för att leda och fördela arbetet (såsom i samband med semesterplanering och hantering av annan ledighet, exempelvis föräldraledighet eller tjänstledighet), samt vid kommunikation med hjälp av våra IT-resurser.
Anhöriga och andra närstående
I samband med en olyckshändelse eller annan nödsituation kan vi samla in personuppgifter som dina anhöriga eller andra närstående kan lämna till oss.
Myndigheter
Vi samlar in personuppgifter som olika myndigheter lämnar till oss, t.ex. Försäkringskassan och Skatteverket, och behandlar för hantera din lön och dina anställningsförmåner, för att leda och fördela arbetet (schemaläggning och hantering av t.ex. föräldraledighet), för att hantera och bemöta rättsliga krav (t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess), samt för att fullgöra rättsliga förpliktelser (t.ex. i samband med sjukdom eller rehabilitering).
Banker
Vi samlar in personuppgifter som din bank lämnar till oss för att hantera din lön och dina anställningsförmåner.
Försäkringsbolag
Vi samlar in personuppgifter som försäkringsbolag lämnar till oss och behandlar t.ex. för att hantera lön och anställningsförmåner (t.ex. pensions- och försäkringspremier), av utrednings- och säkerhetskäl (t.ex. i samband med ett skadeärende till följd av en olycka), samt för att hantera och bemöta rättsliga krav (t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess).
Pensions- och försäkringsadministratörer/rådgivare
Vi samlar in personuppgifter som pensions- och försäkringsadministratörer (t.ex. Collectum) och pensions- och försäkringsrådgivare lämnar till oss och behandlar för att hantera lön och anställningsförmåner (t.ex. pensions- och försäkringspremier).
Fackliga organisationer
Vi samlar in personuppgifter som berörda fackliga organisationer lämnar till oss och behandlar t.ex. för att leda och fördela arbetet (t.ex. i samband med anställningsärenden), för att genomföra verksamhetsförändringar, samt för att hantera och bemöta rättsliga krav(t.ex. i samband med ett krav eller en rättsprocess).
Övriga källor
Därutöver samlar vi in personuppgifter om dig som andra än ovanstående kan lämna till oss, såsom leverantörer, t.ex. i samband med kommunikation med dessa.
I korthet behandlingar vi dina uppgifter för:
- att hantera din anställning;
- att hantera verksamheten;
- kommunikation; samt för
- säkerhet.
Nedan anges närmare för vilka ändamål som dina personuppgifter behandlas. För ytterligare information om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, hur länge och med stöd av vilken laglig grund, se Bilaga 1.
Hantera anställningsförhållandet
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att hantera anställningsförhållandet, t.ex. för att upprätta och ingå anställningsavtal med dig, lagra grundläggande information, såsom ditt namn, befattning etc. i våra system, hantera användarkonton och arbetsverktyg, såsom mobiltelefon, hantera förändringar av tjänsten, inklusive avslut av anställningen och upprättande av arbetsbetyg.
Hantera lön och anställningsförmåner
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att hantera lön och anställningsförmåner, t.ex. för att beräkna och utbetala lön, inklusive insamling av löneunderlag, och för att hantera lönerättelser och skicka lönespecifikationer.
För samma syfte behandlingar vi dina uppgifter för att hantera dina anställningsförmåner, såsom semester, pensions- och försäkringspremier, tjänste- och förmånsbilar och utlägg i tjänsten.
Genomföra lönerevision
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att genomföra lönerevision, t.ex. för att ta fram underlag avseende uppfyllda mål och för att meddela ny lön. För samma syfte kan vi även, om det är nödvändigt, kontrollera facklig tillhörighet.
Hantera ensidiga förmåner
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att hantera ensidiga förmåner, t.ex. för att hantera friskvårdsbidrag.
Hantera kompetensutveckling
Vi behandlar dina uppgifter för att hantera kompetensutveckling, t.ex. för att genomföra utbildningar, lagra utbildningsresultat, samt för att följa upp och utvärdera genomförda utbildningar.
Uppföljning, utvärdering och målstyrning
Vi behandlar dina uppgifter för målstyrning, uppföljning och utvärdering, t.ex. för att genomföra och dokumentera medarbetarsamtal, dokumentera mål, samt för att ta fram rapporter och statistik.
Genomföra medarbetarundersökningar
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att genomföra medarbetarundersökningar, t.ex. för att skicka ut medarbetarundersökningar och för att samla in och utvärdera resultat från genomförda undersökningar.
Genomföra event och andra personalaktiviteter
Vi behandlar dina uppgifter för att genomföra event och andra personalaktiviteter som vi har, t.ex. för att kommunicera med dig om eventet och för att registerera deltagande och eventuella matpreferenser.
Leda och fördela arbetet
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att leda och fördela arbetet, t.ex. för behovs- och bemanningsplanering, schemaläggning, semesterplanering och hantering av övrig ledighet, såsom tjänstledighet och föräldraledighet.
För samma syfte kan vi hantera dina personuppgifter i samband med anställningsärenden, t.ex. för att hantera misskötsamhet och uppsägning i ett enskilt fall, inklusive utredningar i samband med detta.
Hantera kontorslokaler
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att hantera verksamheten, t.ex. hantera rumsbokningar och matbeställningar, felanmälningar av lokaler och inventarier, IT-supportärenden och för post- och pakethantering.
Dokumentera verksamheten
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att dokumentera verksamheten, t.ex. i samband med upprättande av verksamhetsdokumentation, såsom projektdokument.
Genomföra verksamhetsförändringar
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att genomföra verksamhetsförändringar exempelvis i samband med omorganisationer. För detta syfte behandlar vi personuppgifter för att upprätta t.ex. turordningslistor och omplaceringsutredningar och för att genomföra förhandlingar med fackliga organisationer.
Utvärdera och följa upp verksamheten
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att utvärdera och följa upp verksamheten, t.ex. för att ta fram rapporter och statistik för exempelvis projekt och för att hantera, utreda och följa upp risker i verksamheten, såsom säkerhetsrisker.
Genomföra analys för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetsplanering
Vi använder dina uppgifter för att genomföra analyser för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetsplanering, t.ex. för att ta fram rapporter och statistik över olika nyckeltal relaterat till mångfald, frånvaro, personalomsättning och arbetsrelaterade tillbud.
Möjliggöra kommunikation
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare, t.ex. för att hantera vår digitala adressbok över medarbetares namn och kontaktuppgifter.
Affärsrelaterad kommunikation
Vi behandlar dina personuppgifter i samband med att vi möjliggör affärsrelaterad kommunikation mellan medarbetare och med att du eller andra medarbetare kommunicerar med externa parter i tjänsten, t.ex. när du skickar e-post till andra medarbetare eller till en extern persons e-postadress.
Kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar
Vi behandlar dina uppgifter för att möjliggöra både intern och extern kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar, t.ex. för att publicera nyheter om verksamheten i olika interna kanaler, såsom på intranätet och vid publicering av pressmeddelanden och finansiella rapporter i externa kanaler.
Kommunikation i marknadsföringssyfte
Vi behandlar dina uppgifter i samband med extern kommunikation i syfte att bygga vårt varumärke och tillhandahålla marknadsföring, t.ex. i våra digitala kanaler.
Kommunikation om medarbetare
Vi behandlar dina uppgifter för kommunikation om medarbetare, t.ex. för att publicera namn, bild och kontaktuppgifter på externa webbsidor samt för kommunikation om erbjudanden och i samband med publicering av platsannonser.
Utrednings- och säkerhetskäl
Vi behandlar dina uppgifter av utrednings- och säkerhetskäl, t.ex. för att registrera in- och utpassering, för att utfärda passerbricka eller passerkort och för åtkomsthantering och behörighetsstyrning av IT-resurser. För samma syfte behandlar vi dina personuppgifter i samband med loggning och uppföljning av IT-användning.
Vidare kan vi behandla dina personuppgifter för att övervaka efterlevnaden av våra riktlinjer, policies och rutiner, inklusive utredningar i samband med detta.
Vid incidenthantering i verksamheten t.ex. säkerhetsincidenter och vid genomförande av säkerhetsutredningar kan vi även om det är nödvändigt behandla dina personuppgifter.
Kameraövervakning för att förebygga, avslöja och utreda brott
Vi kan behandla dina personuppgifter i samband med kameraövervakning av våra lokaler i syfte att förebygga, avslöja och utreda brott, men även för din och vår trygghet. Det finns tydliga skyltar som visar om ett område är kameraövervakat. (Integritetsmeddelande för kameraövervakning)
Hantera och skydda IT-system och -tjänster
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att hantera och skydda våra IT-system och tjänster, t.ex. för att felsöka, säkerhetskopiera, problem- och förändringshantera system och applikationer. För samma syfte behandlar vi personuppgifter i samband med loggning av IT-användning och IT-incidenthantering (t.ex. vid en driftsstörning).
Hantera och bemöta rättsliga krav
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. i samband med en tvist och rättsprocesser, inklusive upprättande av handlingar för samma syfte, såsom inlagor, yttranden och överenskommelser.
Uppfylla rättsliga förpliktelser
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att uppfylla rättsliga förpliktelser, t.ex. för att uppfylla krav i diskriminerings-, arbetsmiljö-, dataskyddslagstiftning.
Diskrimineringslagstiftning
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att uppfylla krav i gällande diskrimineringslagstiftning, t.ex. för att genomföra lönekartläggningar i syfte att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor, samt vidta aktiva åtgärder för att motverka eventuell diskriminering och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett exempelvis kön.
Arbetsmiljö och rehabilitering
Vi behandlar dina uppgifter i syfte att uppfylla krav i arbetsmiljölagstiftning, t.ex. för att genomföra individuella arbetsmiljöanpassningar, vidta åtgärder för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), samt för att hantera, utreda och åtgärda eventuella arbetsmiljöincidenter.
Vidare behandlar vi dina uppgifter i syfte att genomföra rehabiliteringsåtgärder och i samband med det för att hantera kontakter med företagshälsovården och berörda myndigheter (t.ex. Försäkringskassan), samt för att genomföra nödvändiga tester i samma syfte.
Övriga arbetsrättsliga förpliktelser
Därutöver behandlar vi dina uppgifter i syfte att uppfylla övriga arbetsrättsliga förpliktelser, t.ex. upprätta arbetsgivarintyg och upprätta och lagra protokoll från fackliga förhandlingar.
Övriga rättsliga förpliktelser
Dessutom behandlar vi dina uppgifter i syfte att uppfylla övriga rättsliga förpliktelser, t.ex. för att uppfylla redovisnings- och bokföringskrav enligt bokföringslagen, verkställa löneavdrag på grund av beslut om utmätning från Kronofogden, samt för att kontrollera eventuella nödvändiga behörigheter för tjänsten.
Vi delar när det är nödvändigt dina personuppgifter med olika mottagare, t.ex. banker, leverantörer, fackliga organisationer, arbetsgivarorganisationer, myndigheter, försäkringsbolag och externa rådgivare, se nedan. Mottagaren är, som utgångspunkt, personuppgiftsansvarig för sin egen behandling av dina personuppgifter. För detaljerad information om vilka personuppgifter vi delar med olika mottagare och den lagliga grunden för utlämnandet, se Bilaga 2.
Banker
Vi delar dina personuppgifter med banker för att hantera din lön och anställningsförmåner, t.ex. för att utbetala lön.
Leverantörer
För att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter delar vi dina personuppgifter med företag som tillhandahåller tjänster till oss, t.ex. IT-tjänster. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter. HKScan är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som leverantörerna utför enligt ovan på vårt uppdrag.
Vidare delar vi dina personuppgifter med berörda leverantörer i samband med kommunikation med dessa och för att hantera leverantörsförhållandet. För leverantörens egen behandling av dina personuppgifter är leverantören själv personuppgiftsansvarig.
Fackliga organisationer
Vi delar dina personuppgifter med fackliga organisationer, t.ex. för att uppfylla rättsliga förpliktelser (såsom förhandlings- och informationsplikt), för att hantera och bemöta rättsliga krav (t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess), samt i samband med lönerevisioner.
Arbetsgivarorganisationer
Vi delar dina personuppgifter med arbetsgivarorganisationer, t.ex. för att uppfylla rättsliga förpliktelser (t.ex. förhandlings- och informationsplikt) samt för att hantera och bemöta rättsliga krav(t.ex. i samband med ett krav eller en rättsprocess).
Myndigheter
Vi delar dina personuppgifter med myndigheter, t.ex. för att uppfylla rättsliga förpliktelser (såsom för att lämna kontrolluppgift till Skatteverket, för att anmäla incidenter till, i förekommande fall, Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket, för att uppfylla varselskyldighet till Arbetsförmedlingen, samt för att rapportera statistik till Statistiska centralbyrån (SCB)), för att hantera och bemöta rättsliga krav (t.ex. med polisen i brottsutredningar eller domstolar i samband med ett krav eller en rättsprocess).
Pensions- och försäkringsadministratörer/rådgivare
Vi delar dina personuppgifter med pensions- och försäkringsadministratörer (t.ex. Collectum) och med pensions- och försäkringsrådgivare för att hantera lön och anställningsförmåner.
Försäkringsbolag
Vi delar dina personuppgifter med försäkringsbolag för att hantera lön och anställningsförmåner (t.ex. för att betala pensions- och försäkringspremier), av utrednings- och säkerhetsskäl (t.ex. i samband med anmälan av en arbetsskada) och för att hantera och bemöta rättsliga krav (t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess).
Externa rådgivare
Vi delar dina personuppgifter med externa rådgivare, t.ex. för att uppfylla rättsliga förpliktelser (såsom revisionsbyråer i samband med revision) och för att hantera och bemöta rättsliga krav (såsom advokatbyråer eller andra juristbyråer i samband med ett anställningsärende eller för att hantera krav eller en rättsprocess).
Hotell- och konferensanläggningar och resebyråer
Vi delar dina personuppgifter med hotell- och konferensanläggningar, samt resebyråer t.ex. i samband med bokning av tjänsteresor.
Leverantörer av omställningstjänster
Vi delar dina personuppgifter med leverantörer av omställningstjänster i samband med genomförande av verksamhetsförändringar för att du, i förekommande fall, ska få omställningsstöd.
Övriga mottagare
Motparter
För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi dela dina personuppgifter med motparter, t.ex. leverantörer och leverantörers externa rådgivare.
Potentiella köpare och säljare
I samband med en verksamhetsförändring som innebär en överlåtelse av hela eller delar av verksamheten kan vi dela personuppgifter med potentiella köpare och säljare.
Externa parter
I samband med medarbetares kommunikation i tjänsten delar vi dina personuppgifter med berörda externa parter.
Vi sparar dina personuppgifter endast för sådan tid som är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med vår behandling. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. För närmare information om hur länge dina personuppgifter bevaras, se Bilaga 1.
Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området så att du kan känna dig trygg med att dina uppgifter är tillräckligt skyddade. I vissa fall kan dock dina personuppgifter överföras till och behandlas i ett land utanför EU/EES-området av våra tjänsteleverantörer. För att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade säkerställer vi att det finns skyddsåtgärder på plats, t.ex. dataöverföringsavtal som kräver att mottagarna skyddar uppgifterna på samma sätt som vi gör. Information över vilka länder som vi, i förekommande fall, överför dina personuppgifter till och de skyddsåtgärder som vidtagits kan fås på begäran.
Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vissa rättigheter, t.ex. rätten till dataportabilitet, gäller först från och med den 25 maj 2018. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter.
Du har rätt att:
Begära tillgång (s.k. registerutdrag)
Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag.
Begära rättelse
Vidare har du, om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära att uppgiften rättas.
Återkalla samtycke med framtida verkan
I den utsträckning som vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen med framtida verkan. Det betyder att om du återkallar ditt samtycke har vi rätt att fortsätta behandla redan insamlade personuppgifter om det finns lagligt stöd för detta.
Motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse
Du har rätt att motsätta dig behandlingar som stödjer sig på ett berättigat intresse som vi har om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger ditt integritetsintresse.
Begära radering
Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.
Begära begränsning av behandling
Du har även rätt att under vissa omständigheter begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om behandlingen har begränsats får vi endast, utöver lagra uppgifterna, behandla dem med stöd av ditt samtycke, för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annans rättigheter.
Flytta din data (dataportabilitet)
Slutligen har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast uppgifter som du själv har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, t.ex. med stöd av ditt anställningsavtal.
Vi kan komma att uppdatera denna informationstext, t.ex. om vi skulle behandla dina uppgifter för nya ändamål, samla in ytterligare uppgifter eller dela dina uppgifter med andra mottagare än de som anges i texten. I sådant fall kommer du att få del av en uppdaterad informationstext där förändringarna framgår. Den senaste versionen av informationstexten finns alltid publicerad på intranätet.
Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta [din linjechef/HR-chefen]. Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen).
Detaljerad information om vilka personuppgifter som vi behandlar
Din anställning
Hantera anställningsförhållandet
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla anställningsavtalet med dig. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte och för en tid om tio (10) år därefter i syfte att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. Faktauppgifter, t.ex. identitetsuppgifter och anställningsuppgifter, bevaras tillsvidare i syfte att uppfylla rättsliga förpliktelser (t.ex. för att uppfylla krav i lagen (1982:80) om anställningsskydd och i lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring). |
|
Hantera lön och anställningsförmåner
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla anställningsavtalet med dig. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlar vi om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte och för den tid därefter som är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla avtalade åtaganden, t.ex. avseende pensionsutbetalningar. Därutöver bevaras dina personuppgifter för en tid om tio (10) år efter anställningens upphörande i syfte att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
|
Genomföra lönerevision
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa gällande kollektivavtal. Behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap, är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter och utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under lönerevisionen för detta syfte och för en tid om 26 månader efter det att lönerevisionen avslutats för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
|
Hantera ensidiga förmåner
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att ge dig bra förmåner samt bygga vårt arbetsgivarvarumärke. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte och för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga förpliktelser (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)). |
|
Hantera kompetensutveckling
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att erbjuda dig och säkerställa din kompetensutveckling, t.ex. för att genomföra utbildningar och lagra utbildningsresultat. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte. Vidare bevaras personuppgifter under den ytterligare tid som är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser (t.ex. krav på dokumentation av genomförda utbildningar enligt lag). |
|
Uppföljning, utvärdering och målstyrning
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera våra medarbetare för att säkerställa målstyrning, t.ex. för att dokumentera medarbetarsamtal och karriärplaner, samt för att ta fram rapporter och statistik. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet. Statistik som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare. |
|
Genomföra medarbetarundersökningar
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra medarbetarundersökningar i syfte att få information om din och andra medarbetares uppfattning om t.ex. verksamheten och dina och andra medarbetares arbets- och anställningsförhållanden. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under en tid om tre (3) månader för detta syfte. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter kan sparas tillsvidare. |
|
Genomföra event och andra personalaktiviteter
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra event, t.ex. för att registrera deltagare och för att kommunicera med dig i samband med eventet. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlas vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras inför och under eventet för detta syfte, samt för en tid om 13 månader räknat från eventets genomförande för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp deltagandet och utvärdera eventet, samt för planering av eventuella framtida event. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter kan sparas tillsvidare. |
|
Verksamheten
Leda och fördela arbetet
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla anställningsavtalet med dig. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuell behandling av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall eller avser enstaka uppgifter och är nödvändig för att anmäla misstanke om brott till polisen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
|
Hantera kontorslokaler
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera våra kontorslokaler, t.ex. för att hantera rumsbokningar, felanmälningar och för att hantera IT-supportärenden. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlar vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. |
|
Bevarandetid: För att hantera matbeställningar, felanmälningar av lokaler och inventarier, IT-supportärenden och för post- och pakethantering bevaras dina personuppgifter under en period om tre (3) månader från den relevanta tidpunkten, t.ex. när ärendet avslutats. Personuppgifter som förekommer i verksamhetsdokumentation bevaras tillsvidare för detta syfte. Personuppgifter som förekommer i underlag för fördelning av resurser bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga förpliktelser (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)). |
|
Dokumentera verksamheten
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att dokumentera verksamheten. |
|
Bevarandetid: Personuppgifter som förekommer i verksamhetsdokumentation bevaras tillsvidare för detta syfte. |
|
Genomföra verksamhetsförändringar
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra verksamhetsförändringar, t.ex. för att hantera en omorganisation eller en verksamhetsövergång. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap, behandlas om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
|
Utvärdera och följa upp verksamheten
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera verksamheten, t.ex. projekt och risker i verksamheten. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
|
Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare. Vissa personuppgifter som förekommer i underlag för internrevision bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga förpliktelser (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)). |
|
Genomföra analys för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetsplanering
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra analyser för ökad verksamhetsinsikt och verksamhetsplanering, t.ex. för att ta fram rapporter och statistik över olika nyckeltal inom verksamheten. |
|
Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare. |
|
Intern och extern kommunikation
Affärsrelaterad kommunikation
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra affärsrelaterad kommunikation, t.ex. mellan medarbetare ( för att t.ex. hantera vår digitala adressbok) och mellan medarbetare och externa parter. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlas vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter hänförliga till kommunikation med en annan medarbetare bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte och för en tid om en (1) månad därefter av tekniska skäl. Dina personuppgifter hänförliga till kommunikation med externa parter bevaras under en period om tio (10) år räknat från tidpunkten för den senaste kommunikationen i samma konversation för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
|
Kommunikation i marknadsföringssyfte
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation externt i syfte att bygga vårt varumärke och tillhandahålla marknadsföring. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under anställningsförhållandet för detta syfte. |
|
Kommunikation om verksamheten och verksamhetsförändringar
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera om verksamheten och verksamhetsförändringar internt (t.ex. för att lämna information om personalförändringar) och externt, t.ex. vid publicering av pressmeddelanden och finansiella rapporter via externa kanaler och vid tillhandahållandet av kommunikation rörande HKScans varor och tjänster. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras tillsvidare för detta syfte. |
|
Kommunikation om medarbetare
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera externt i syfte att lämna erbjudanden och i samband med kommunicering av rekryteringsmaterial, t.ex. i samband med publicering av platsannonser. |
|
Bevarandetid: I syfte att lämna erbjudanden bevaras dina personuppgifter under anställningsförhållandet som huvudregel. Personuppgifter som har publicerats via digitala kanaler bevaras normalt tillsvidare. Dina personuppgifter bevaras under rekryteringsprocessen i syfte att kommunicera material hänförligt till rekryteringen och för en tid om 26 månader därefter i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
|
Möjliggöra kommunikation
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av möjliggöra för dig och andra medarbetare att använda HKScans IT-resurser, t.ex. för privata ändamål i skälig utsträckning. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlas vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under en tid om tre (3) månader räknat från tidpunkten för den senaste kommunikationen i samma konversation. |
|
Säkerhet m.m.
Utrednings- och säkerhetskäl
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att behandla personuppgifter av utrednings- och säkerhetskäl, t.ex. för att registrera in- och utpassering, utfärda passerkort och för åtkomsthantering och behörighetsstyrning av IT-resurser. |
|
Bevarandetid: För att utfärda passerkort, samt för åtkomsthantering och behörighetstyrning bevaras dina personuppgifter under anställningsförhållandet och för en tid om en (1) månader därefter av tekniska skäl. För utpasseringskontroller bevaras dina personuppgifter för en tid om två (2) månader räknat från tidpunkten för kontrollen eller den längre tid därefter som är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. Logginformation i samma syfte bevaras under en period om 13 månader från tidpunkten för logghändelsen. Dina personuppgifter bevaras i samma syfte för övervakning av efterlevnaden av våra riktlinjer, policies och rutiner samt för incidenthantering under den tid som en utredning pågår och för den längre tid därefter som är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
|
Kameraövervakning för att förebygga, avslöja och utreda brott
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra kameraövervakning i syfte att förebygga, avslöja och utreda brott. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under en period om två (2) månader räknat från tidpunkten för inspelningen i syfte att förebygga, avslöja och utreda brott. |
|
Hantera och skydda våra IT-system och -tjänster
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster, t.ex. för att felsöka, säkerhetskopiera, problem- och förändringshantera system och applikationer. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Behandling av eventuella känsliga personuppgifter och brottsuppgifter stödjer sig på samma rättsliga grund som respektive berörd behandling. |
|
Bevarandetid: Personuppgifter bevaras för detta syfte om det är nödvändigt under ett systems eller tjänst totala livscykel. Personuppgifter i loggar bevaras dock för felsökning och incidenthantering under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen. Vid utveckling av system och tjänster behandlas personuppgifterna i syfte att avidentifiera dem. |
|
Hantera och bemöta rättsliga krav
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, behandlas om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav. Eventuell behandling av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall eller avser enstaka uppgifter och är nödvändig för att anmäla misstanke om brott till polisen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera och bemöta det rättsliga kravet. |
|
Uppfylla rättsliga förpliktelser
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för HKScan, t.ex. för att uppfylla krav i diskriminerings-, arbetsmiljö-, dataskyddslagstiftning. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlas när det är nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten, t.ex. krav på rehabiliteringsåtgärder enligt arbetsmiljölagen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser. |
|
Detaljerad information om utlämnande av personuppgifter till mottagare
Nedan har vi listat de mottagare som vi, i förekommande fall, lämnar ut dina personuppgifter till, samt ändamålet och den lagliga grunden för utlämnandet.
Banker
Hantera lön och anställningsförmåner
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla anställningsavtalet med dig. |
Leverantörer
Kommunikation mellan medarbetare och externa parter i tjänsten
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa parter i tjänsten. |
Fackliga organisationer
Uppfylla rättsliga förpliktelser
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för HKScan, t.ex. för att uppfylla krav enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, delar vi när det är nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. Eventuell delning av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om delningen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall. |
Hantera och bemöta rättsliga krav
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav. Eventuell delning av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om delningen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall. |
Genomföra lönerevision
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa gällande kollektivavtal. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap, är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter och utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. |
Arbetsgivarorganisationer
Uppfylla rättsliga förpliktelser
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för HKScan, t.ex. för att uppfylla krav enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, delar vi när det är nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. Eventuell delning av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om delningen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall. |
Hantera och bemöta rättsliga krav
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav. Eventuell delning av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om delningen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall. |
Myndigheter
Uppfylla rättsliga förpliktelser
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för HKScan, t.ex. för att uppfylla krav i arbetsmiljö-, dataskydds- och skattelagstiftning. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. Eventuell delning av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om delningen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall. |
Hantera och bemöta rättsliga krav
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav. Eventuell delning av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om delningen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall. |
Pensions- och försäkringsadministratörer/rådgivare
Hantera lön och anställningsförmåner
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla anställningsavtalet med dig. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. |
Försäkringsbolag
Hantera lön och anställningsförmåner
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla anställningsavtalet med dig. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. |
Utrednings- och säkerhetsskäl
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att behandla personuppgifter av utrednings- och säkerhetskäl. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
Hantera och bemöta rättsliga krav
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav. |
Externa rådgivare
Uppfylla rättsliga förpliktelser
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för HKScan, t.ex. för att uppfylla krav på revision i aktiebolagslagen (2005:551). Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlas när det är nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter eller utöva våra rättigheter inom arbetsrätten, t.ex. krav på rehabiliteringsåtgärder enligt arbetsmiljölagen. |
Hantera och bemöta rättsliga krav
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. uppgift om fackligt medlemskap och hälsouppgifter, delar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav. Eventuell behandling av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall eller avser enstaka uppgifter och är nödvändig för att anmäla misstanke om brott till polisen. |
Företagshälsovård
Genomföra kontroller och tester av medarbetare
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra kontroller och tester av medarbetare när det är nödvändigt för tjänsten. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
Hotell- och konferensanläggningar och resebyråer
Hantera anställningsförhållandet
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Avtal. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla anställningsavtalet med dig. |
Leverantörer av omställningstjänster
Genomföra verksamhetsförändringar
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för utlämnandet |
|
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra verksamhetsförändringar, t.ex. för att hantera en omorganisation eller en verksamhetsövergång. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
Övriga mottagare
|
Mottagare |
Syfte |
Laglig grund för överföringen |
|
Motparter |
För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till motparter, till exempel leverantörer och leverantörers externa rådgivare. |
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav. |
|
Potentiella köpare och säljare |
Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en sammanslagning. |
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen. |
|
Externa parter |
Vid kommunikation med externa parter delar vi de personuppgifter som du själv eller annan lämnar till de externa parterna. |
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation med externa parter i tjänsten. |
Information om kategorier av personuppgifter m.m.
|
Kategori |
Betydelse |
Exempel på personuppgifter |
|
Anställningsuppgifter |
Uppgifter kopplat till din anställning |
|
|
Bild- och ljudmaterial |
Uppgifter som finns i bild- och ljudmaterial |
|
|
Deltagaruppgifter |
Uppgifter som rör deltagande i event och liknande |
|
|
Demografiska uppgifter |
Uppgifter kopplat till demografi |
|
|
Din kommunikation |
Uppgifter som finns i den kommunikation som du förmedlar |
|
|
Förmånsuppgifter |
Uppgifter om förmåner som du kan ha i din anställning |
|
|
Identitetsuppgifter |
Uppgifter kopplat till din identitet, det vill säga uppgifter som möjliggör identifiering av dig |
|
|
Incidentuppgifter |
Uppgifter kopplat till en inträffad incident |
|
|
Kompetensuppgifter |
Uppgifter som rör din kompetens och underlag kopplat till det |
|
|
Kontaktuppgifter |
Kontaktuppgifter till dig |
|
|
Logginformation |
Uppgifter som finns i olika loggar, till exempel åtkomst- och åtgärdsloggar |
|
|
Lön- och ersättningsuppgifter |
Uppgifter som rör lön, ersättningar och utbetalningsinformation |
|
|
Matpreferenser |
Uppgift om du har särskilda matpreferenser till exempel laktos eller vegetariskt |
|
|
Närvaro-och frånvarouppgifter |
Uppgifter om din närvaro- och frånvaro |
|
|
Organisatorisk information |
Uppgifter kopplat till den organisation du tillhör |
|
|
Platsinformation |
Uppgifter kopplat till en plats du har besökt |
|
|
Prestationsuppgifter |
Uppgifter kopplade till dina prestationer och mål i tjänsten |
|
|
Relationsuppgifter |
Uppgifter om eventuella relationer du har |
|
|
Samtyckesuppgifter |
Uppgifter kopplade till lämnade samtycke, t.ex. för behandling av personuppgifter |
|
|
Semesteruppgifter |
|
|
|
Skatteuppgifter |
avdragen skatt, skattetabell |
|
|
Svarsuppgifter |
fråga, svar |
|
|
Testuppgifter |
typ av test, tidpunkt, resultat, status |
|
|
Uppgift om arbetsförhållanden |
arbetsmiljöanpassning, Vidtagna och planerade rehabiliteringsåtgärder och resultat, inklusive arbetsanpassning, förändrade arbetsuppgifter och omplacering |
|
|
Uppgift om arbetstagarens handlande |
datum, typ av händelse, händelse |
|
|
Uppgift om arbetsverktyg |
inventarienummer |
|
|
Uppgift om bisysslor och intressekonflikter (ostrukturerat) |
typ av bisyssla, bisyssla, typ av intressekonflikt, intressekonflikt |
|
|
Uppgift om facklig tillhörighet |
||
|
Uppgift om innehav av värdepapper |
typ, innehav |
|
|
Uppgift om omdöme |
Prestationsbedömning, omdöme, betyg, motivering, Potentialutvärdering |
|
|
Uppgift om sociala förhållanden |
civilstatus, familjeliv, |
|
|
Ärendeuppgifter |
ärendetyp, antal, tidpunkt |