Vänliga frågor

1. Vad är personuppgifter?

Personuppgifter innefattar all information som kan hänföras till en identifierad eller identifierbar fysisk person. Sådana uppgifter innefattar t.ex. ditt namn, e-postadress, födelsedatum, hemadress och registreringsnummer till fordon.

En identifierbar fysisk person är någon som kan identifieras, direkt eller indirekt, särskilt genom en identifierare såsom ett namn, ett identifikationsnummer, platsdata, en online-identifierare eller en eller flera faktorer med avseende på den fysiska, psykiska, genetiska, mentala, ekonomiska, kulturella eller sociala identiteten hänförlig till den fysiska personen.

2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Beroende på din roll (dvs. om du t.ex. är en jobbsökande, en konsument, samarbetspartner till HKScan eller en besökare på vår webbplats) samlar vi in olika typer av personuppgifter. Personuppgifter som vi samlar in kan, beroende på källan till uppgifterna, delas in i tre olika kategorier: 1) Personuppgifter som du själv delar med oss direkt; 2) Personuppgifter rörande dig som vi samlar in automatiskt, och 3) Personuppgifter som vi samlar in från annan källa än dig själv (t.ex. om vi mottar uppgifter från din kollega eller från en myndighet).

Personuppgifter som du delar med oss kan, beroende på din roll, inbegripa personuppgifter som du tillhandahåller oss genom att fylla i formulär på vår webbplats (eller andra formulär som vi ber dig att fylla i). Sådana uppgifter kan omfatta t.ex. dina kontaktuppgifter och information rörande din affärsmässiga relation till HKScan eller annan information rörande din yrkesroll, -bakgrund och -intressen.

Personuppgifter som vi samlar in om dig automatiskt har främst anknytning till dina besök på vår webbplats. När du besöker vår webbplats kommer personuppgifter rörande dig och ditt besök automatiskt att samlas in, inklusive den IP-adress som används för att koppla upp din enhet mot Internet och annan information såsom vilket typ- och version av webbläsare du använder och sidorna på vår webbplats som du besöker. Vår webbplats kan även lagra "cookies" på din enhet, vilket beskrivs i en separat informationstext för cookies. Vid vissa av våra lokaler eller områden använder vi oss av kamerabevakning som kan innebära att du blir inspelad om du besöker sådana områden, vilket sker för säkerhets- och skyddsändamål. Dessa inspelningar kan innehålla dina personuppgifter om du kan identifieras via övervakningsfilmerna.

Personuppgifter som vi samlar in från andra källor avser t.ex. personuppgifter som vi samlar in från dina kollegor och andra affärskontakter om vi har en affärsmässig relation med den organisation som du företräder. Sådana personuppgifter kan innefatta dina kontaktuppgifter eller uppgifter om din roll i verksamheten. Vidare kan vi även samla in information från tredje parter, såsom myndigheter i syfte att motverka penningtvätt, genomföra bakgrundskontroller och andra liknande syften, samt för att skydda vår verksamhet och efterleva våra rättsliga skyldigheter.

3. I vilka roller behandlar HKScan vanligtvis mina personuppgifter?

HKScan behandlar personuppgifter huvudsakligen såsom personuppgiftsansvarig. HKScan agerar som personuppgiftsansvarig, t.ex. då vi behandlar personuppgifter rörande konsumenter som kontaktar oss via formulär på våra webbplatser. Vidare agerar vi som personuppgiftsansvarig när personuppgifter behandlas rörande jobbansökanden som skickar in ansökan om jobb till oss.

En personuppgiftsansvarig är en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter; om ändamålen och medlen för behandlingen bestäms av EU-rätt eller EU-medlemsstaternas nationella rätt kan den personuppgiftsansvarige eller de särskilda kriterierna för hur denne ska utses föreskrivas i EU-rätt eller i EU-medlemsstaternas nationella rätt.

Om du är anställd hos HKScan eller hos någon av våra dotterbolag, vänligen notera att någon av HKScan-bolagen även kan behandla dina personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde. Detta kan t.ex. vara fallet om din arbetsgivare (såsom personuppgiftsansvarig) har lagt ut lönehantering på ett annat HKScan-bolag. I dessa fall är det HKScan-bolaget som tillhandahåller lönetjänsterna till din arbetsgivare som är personuppgiftsbiträde för sådan behandling.

Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter på uppdrag av en personuppgiftsansvarig.

4. Vilka delas mina personuppgifter med?

Vi delar inte dina personuppgifter i några andra fall än de som anges nedan:

Vi kan dela dina personuppgifter med tillförlitliga underleverantörer eller tjänsteleverantörer som vi har ingått befintliga personuppgiftsbiträdesavtal med, enligt vilka sådana underleverantörer eller tjänsteleverantörer agerar som personuppgiftsbiträden.
I vissa fall är vi skyldiga enligt lag att lämna ut dina personuppgifter, t.ex. då offentliga myndigheter kan ha rätt att få tillgång till dessa i enlighet med tillämplig lag.
I undantagsfall kan vi lämna ut dina personuppgifter till tredje parter, förutsatt att du lämnat ditt samtycke till detta.
Om vi säljer, fusionerar eller i övrigt genomför omorganisering av vår verksamhet, kan dina personuppgifter lämnas ut till förvärvaren.

Mottagarna av personuppgifter har blivit informerade och omnämns i varje relevant informationstext avseende behandling av personuppgifter.

5. För vilka ändamål samlas mina personuppgifter in?

Dina personuppgifter samlas in för de ändamål som framgår av varje relevant informationstext avseende behandling av personuppgifter. Vi behandlar inte personuppgifter för några andra ändamål än de som framgår i dessa informationstexter.

Vi behandlar t.ex. personuppgifter rörande jobbansökande för rekryteringsändamål. Vad gäller konsumenter behandlar vi deras personuppgifter i syfte att genomföra och upprätthålla våra konsumenttjänster, såsom hantering av feedback och andra kontakter.

För att effektivt kunna arbeta med våra samarbetspartners samlar vi även in personuppgifter i syfte att ingå avtal och fullgöra våra skyldigheter i anslutning till dessa avtal.

6. Vilka typer av förfrågningar kan jag som registrerad lämna?

Du kan lämna en förfrågan om att få tillgång till dina personuppgifter genom att fylla i formuläret på vår webbplats. Om förutsättningarna för att få tillgång till personuppgifter är uppfyllda kommer vi att tillhandahålla dig en kopia av dina personuppgifter.

Du har vidare följande rättigheter enligt tillämplig dataskyddslag (notera dock att rättigheternas tillämplighet varierar beroende på ändamålen och lagliga grunden för behandlingen):

Du har rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade samt få felaktiga personuppgifter rättade.
Du kan begära att få dina personuppgifter raderade. Dina personuppgifter ska raderas om det inte längre föreligger berättigade skäl till att behandla dem.
Du har rätt att få information som du lämnat till oss i ett maskinläsbart format. Du har också rätt att få uppgifterna överförda från ett system till ett annat, under förutsättning att aktuell behandling är automatiserad samt sker med stöd av samtycke eller avtal.
Vi kan behandla dina personuppgifter med stöd av ett berättigat intresse, givet att vi (som en del av vår verksamhet) tagit hänsyn till att behandlingen inte inskränker skyddet för dina personuppgifter.
Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Om en behandling begränsas kommer, som huvudregel, den personuppgiftsansvarige inte att behandla dina personuppgifter med undantag för lagring.

Vänligen kontrollera rättigheternas tillämplighet såsom beskrivs ovan i förhållande till varje relevant informationstext avseende behandling av personuppgifter, i syfte att kunna ta reda på vilka typer av förfrågningar du kan göra.

7. Hur lämnar jag som registrerad förfrågningar via denna portal?

Du kan lämna en förfrågan om att få tillgång till dina personuppgifter genom att fylla i formuläret på. Vår ambition är att, genom att med hjälp av formulären samla alla förfrågningar rörande tillgång till personuppgifter, underlätta för dig att göra gällande dina rättigheter. Efter att vi mottagit din förfrågan rörande dina personuppgifter kommer du att få ett automatiskt svar till din e-postadress med en bekräftelse att vi mottagit din förfrågan. I nästa steg kommer vi att kontakta dig för att verifiera din identitet och, efter en sådan lyckad verifiering, kommer vi att påbörja vår interna handläggning för att fullgöra din förfrågan.

8. Hur verifieras min identitet?

Vi kommer att kontakta dig och ge dig de instruktioner som är nödvändiga för att du ska kunna verifiera din identitet. I Finland, Sverige, Danmark och Estland använder vi elektroniska verifikations-metoder. I andra länder där HKScan bedriver verksamhet verifierar vi din identitet manuellt.

Oavsett vilket land det rör sig om kommer vi att ge dig dig den information som är nödvändig för att du ska kunna verifiera din identitet.

9. Hur kan jag veta att webbplatsen för dataskydd är tillförlitlig?

Följande text är endast avsedd för vägledande ändamål och det ska inte tolkas som- eller innebär nödvändigtvis inte att webbplatsen är tillförlitlig.

Först och främst, säkerställ att det i adressfältet längst upp på sidan anges https://www.hkscan.com/en/contact-us/privacy-at-hkscan/

Samma adress bör också visas vid lås-figuren i adressfältet, där du kan klicka för att se webbplatsens certifiering. Det bör vara adressen * .hkscan.com. Om så är fallet kan du utgå från att webbplatsen som du besöker är tillförlitlig.

10. Svaret på min förfrågan som jag mottog var inte det jag förväntade mig. Varför fick jag inte tillgång till all information som hanteras om mig?

Vi strävar efter att tillmötesgå alla registrerades förfrågningar. I vissa fall kan vi dock välja att inte tillmötesgå en förfrågan. Vi kan t.ex. välja att inte tillmötesgå din förfrågan om rätten att få en kopia på dina uppgifter skulle ha en negativ inverkan på andras fri- och rättigheter eller om din förfrågan är uppenbart ogrundad eller orimlig. Grunden för att vägra att tillmötesgå din förfrågan kan gälla endast en del av uppgifterna och i sådant fall kommer att vi att tillhandahålla dig den övriga informationen, vilket kan vara anledningen till att du inte får tillgång till all information rörande dig som vi hanterar.

Om vi väljer att inte tillmötesgå din förfrågan kommer att vi att informera dig om skälet för ett sådant beslut, såvida informationen inte skulle riskera att motverka syftet med vårt beslut.

11. Hur invänder jag mot behandlingen av min personuppgifter som sker i marknadsföringssyfte?

Du kan när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål.

Om du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev kan du välja att avregistrera dig från ett sådant utskick genom att använda dig av länken längst ned i varje nyhetsbrev.

Du kan även kontakta privacy@hkscan.com för att invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål.

12. Hur kan jag radera eller ändra information rörande mig själv i HKScans register?

Om du önskar att radera eller ändra information rörande dig själv i HKScans register, vänligen kontakta oss på privacy@hkscan.com. Notera att din rätt till radering av personuppgifter inte nödvändigtvis gäller i alla situationer. Vänligen läs igenom relevant informationstext avseende behandling av personuppgifter för att kontrollera huruvida du har rätt till radering av dina personuppgifter eller inte.

13. Hur länge bevaras mina personuppgifter?

Dina personuppgifter bevaras inte längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna samlades in. Om du vill ha mer information rörande hur länge vi bevarar dina personuppgifter, vänligen se relevant informationstext avseende behandling av personuppgifter eller, om nödvändigt, kontakta oss på privacy@hkscan.com.

14. Jag är en HKScan-producent, vart kan jag få information om behandlingen av mina personuppgifter?

Om du är en HKScan-producent kan du få mer information om behandlingen av dina personuppgifter i informationstexten avseende behandling av producenters personuppgifter, tillgänglig här.

15. Jag har köpt produkter från HKscan och kontaktat kundtjänst. Hur behandlas mina personuppgifter?

Om du har köpt produkter från HKScan och kontaktat kundtjänst, vänligen se vår informationstext avseende behandling av konsumenters personuppgifter, tillgänglig här, för att få mer information om hur dina personuppgifter behandlas.

16. Jag är anställd hos en underleverantör till HKScan och jag arbetar vid en av HKScans produktionsanläggningar. Hur behandlas mina personuppgifter?

Om du är anställd hos en underleverantör till HKScan, kan du få mer information om behandlingen av dina personuppgifter i vår informationstext avseende behandling av affärspartners personuppgifter, tillgänglig här.

17. Jag har besökt HKScans lokaler/anläggningar och mina personuppgifter samlades in. Hur behandlas mina personuppgifter?

Om du har besökt någon av våra lokaler och eller anläggningar, kan du få mer information om behandlingen av dina personuppgifter i vår informationstext avseende behandling av besökares personuppgifter eller rörande kamerabevakning, tillgänglig här och här.

18. Jag är en av HKScans aktieägare. På vilka grunder kan min information publiceras på HKScans webbplatser?

Enligt svenska aktiebolagslagen är bolag skyldiga att föra aktiebok. Aktieboken ska som huvudregel hållas tillgänglig för allmänheten och i aktieboken framgår t.ex. namn på bolagets aktieägare. HKScans aktier framgår av den finska databasen som hanteras av Euroclear och aktieboken är tillgänglig hos Euroclear.

Vi kan använda denna allmänt tillgängliga information och publicera den på vår webbplats i syfte att tillhandahålla transparent information rörande vår ägarstruktur i enlighet med vår bolagspolicy.

19. Jag har frågor rörande HKScnas dataskydd. Var kan jag får mer information kring detta?

In order to get more information of data protection here at HKScan, please contact us privacy@hkscan.com.

20. När kan jag som registrerad förvänta mig att få svar på min förfrågan?

Vi kommer som utgångspunkt att besvara din förfrågan inom en månad från att vi mottog förfrågan, eller en månad från att vi lyckats identifiera dig. Om du däremot lämnar in flertalet förfrågningar eller om din förfrågan är komplicerad, kan vi komma att informera dig om att vi behöver mer tid för att handlägga ärendet. I sådant fall kan vi förlänga tidsfristen för att besvara din förfrågan med maximialt två månader. Om vi behöver förlänga tidsfristen kommer vi även att informera dig om skälet för detta.