HKScan Oyj, 0111425-3, och/eller närstående enheter som ägs eller kontrolleras av HKScan Oyj (”HKScan”, ”vi”, ”oss”) är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter i egenskap av affärspartner eller kontaktperson för vår affärspartner (vid tillämpningen av detta integritetsmeddelande ska termen ”affärspartner” eller ”du” omfatta våra leverantörer, tjänsteleverantörer och kunder som bedriver verksamhet som oberoende juridiska personer samt leverantörer och tjänsteleverantörer med enskild firma eller liknande).

På den här sidan beskriver vi hur vi samlar in, behandlar och delar personuppgifter som vi får, samlar in och lagrar. Med personuppgifter menas all information som kan komma att användas för att identifiera en person. Information med koppling till en enskild firma, som omfattar en eller flera personer, betraktas som personuppgifter. Information med koppling till en juridisk person är inte personuppgifter. Däremot betraktas information med koppling till den juridiska personens representant eller kontaktperson som personuppgifter.

För oss är det viktigt att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi vidtar åtgärder för att se till att dina personuppgifter är skyddade och att behandlingen av dina personuppgifter görs i enlighet med tillämpliga dataskyddsbestämmelser och våra interna policyer och rutiner.

Se tabellen nedan för mer information om HKScan-enheter som, i egenskap av personuppgiftsansvariga, kan komma att behandla personuppgifter i enlighet med syftena som fastställs i detta integritetsmeddelande. Primärt personuppgiftsansvarigför behandlingen av dina personuppgifter är den HKScan-enhet som din organisation har slutit avtal med.

Personuppgiftsansvarig

HKScan Oyj

HKScan Finland Oy

Paimion Teurastamo Oy

HKScan Sweden AB

HKScan Denmark A/S

AS HKScan Estonia

AS Rakvere Farmid

AS HKScan Latvia

UAB HKScan Lietuva

HKScan Poland Sp. zo.o

 

Vi kan samla in dina personuppgifter på följande sätt:

Personuppgifter som du ger till oss, t.ex. när du fyller i formulär på vår webbplats eller andra formulär som vi ber dig fylla i, eller när du kommunicerar med oss via telefon, e-post eller på annat sätt.

Personuppgifter som vi samlar in eller genererar automatiskt, t.ex. när du besöker vår webbplats och vi automatiskt samlar in personuppgifter om dig och ditt besök, inklusive IP-adressen som användes för att ansluta din enhet till internet (läs mer om behandling av personuppgifter på våra webbplatser här), eller när du besöker våra lokaler och vi samlar in personuppgifter genom videoenheter (läs mer om behandling av personuppgifter genom videoövervakning här).

Personuppgifter som vi samlar in från andra källor, t.ex. när vi har en affärsrelation och dina kollegor eller andra affärskontakter ger oss personuppgifter om dig till exempel kontaktuppgifter eller uppgifter om din roll i samarbetet eller om vi samlar in information från tredjepartsleverantörer av data eller offentligt tillgängliga källor för bekämpning av penningtvätt, bakgrundskontroller och liknande.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande syften:

Hantera affärsrelationer

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera affärsrelationer, t.ex. när vi registrerar din kontaktinformation i våra databaser, arkiverar avtal, hanterar fakturor, gör bakgrundskontroller (för att skydda verksamheten mot bedrägeri, penningtvätt, missbruk av förtroende och andra finansiella eller affärsrelaterade brott) och hanterar beställningar och leveranser.  

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisationsuppgifter Ekonomisk information Bakgrundskontrolldata Inköps-/försäljningsdata	Berättigat intresse (juridiska personer). Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att hantera affärsrelationen. Fullgörandet av ett avtal (enskilda firmor). Vi måste behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett avtal som vi ingått med dig.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter lagras medan affärsrelationen pågår och därefter under 10 år för att vi ska kunna uppfylla vårt berättigade intresse att hantera och bemöta rättsliga anspråk. Vi lagrar endast korrekta och uppdaterade personuppgifter. Om du inte längre är rätt kontaktperson för detta syfte raderar vi dina personuppgifter och uppdaterar personuppgifterna som krävs med korrekta uppgifter. Bakgrundskontrolldata lagras däremot bara så länge som det är nödvändigt för att bedöma om avtal ska ingås med en affärspartner.

 

Underlätta kommunikation av affärsskäl

Vi behandlar dina personuppgifter i samband med underlättande av affärskommunikation, till exempel när vi hanterar kontaktuppgifter och kommunicerar med dig via e-post.

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Din kommunikation	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att hantera affärsrelationen.
Lagringsperiod: Vi behåller personuppgifter med koppling till vår kommunikation med affärspartner i upp till 10 år efter det senaste kommunikationstillfället i varje konversation för att uppfylla vårt berättigade intresse att hantera och bemöta rättsliga anspråk.

 

Svara på dina frågor och hantera feedback eller reklamationer

Om du kontaktar oss för att ge feedback, reklamera eller ställa frågor, behandlar vi dina personuppgifter i syfte att svara på dina frågor och hantera feedback eller en reklamation från dig. Du kan ge oss feedback eller göra en reklamation via olika kanaler, t.ex. genom att fylla i och skicka in formulär på vår webbplats eller kommunicera med oss genom att ringa till vår kundtjänst.

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisationsuppgifter Din kommunikation	Berättigade intressen (juridiska personer). Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra berättigade intressen att svara på dina frågor och hantera feedback eller en reklamation från dig.   Fullgörandet av ett avtal (enskilda firmor). Vi måste behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett avtal som vi ingått med dig.
Lagringsperiod: Personuppgifter som behandlas i samband med att vi hanterar feedback lagras i 12 månader efter datumet då vi svarade på din fråga eller feedback, såvida det inte är nödvändigt att lagra dina personuppgifter i syfte att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Dock gäller att personuppgifter som behandlas i samband med hantering av en reklamation lagras i 10 år för att vi ska kunna uppfylla vårt berättigade intresse att hantera och bemöta rättsliga anspråk.

 

Säkerställa kvalitet och förbättra vår kundservice

När du kontaktar oss på telefon spelar vi automatiskt in alla mottagna samtal. I samband med detta kan det hända att vi behandlar dina personuppgifter för att säkerställa kvaliteten och förbättra vår kundservice. Vi kan till exempel använda samtalslistor för att se till att du har fått bra service från oss eller för att förbättra kvaliteten hos vår kundservice genom internutbildningar.  

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Samtalslistor	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna säkerställa kvalitet och förbättra vår kundservice.
Lagringsperiod: Samtalslistor lagras i 30 dagar efter att vi mottagit samtalet för ovan nämnda ändamål, såvida det inte är nödvändigt att lagra samtalslistor i syfte att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

 

Kommunicera affärsrelaterad information eller marknadsföringsinnehåll

Om du registrerar dig för att prenumerera på nyhetsbrev, kataloger, pressmeddelanden eller liknande information om HKScan och dess verksamhet, behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna tillhandahålla den begärda prenumerationen eller informationen till dig.

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Professionell information	Berättigat intresse. När kommunikationen vi tillhandahåller inte kan betraktas som elektronisk direktmarknadsföring, till exempel när du prenumererar på innehåll av tillfällig karaktär, är behandlingen nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att tillhandahålla informationen som du har begärt. Samtycke. När kommunikationen som vi tillhandahåller kan betraktas som elektronisk direktmarknadsföring, till exempel när du prenumererar på vårt nyhetsbrev, är behandlingen nödvändig för att tillhandahålla prenumerationen och informationen som du har begärt.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter lagras för detta syfte tills du slutar prenumerera på den begärda informationen. När du har slutat prenumerera på kommunikation från oss raderar vi personuppgifter som behandlats för detta syfte.

 

Genomföra evenemang och andra aktiviteter

Vi behandlar dina personuppgifter om du deltar i ett evenemang som vi har organiserat. I detta sammanhang behandlar vi dina personuppgifter i syfte att genomföra evenemangen, t.ex. när vi tar emot och registrerar din anmälan och när vi kommunicerar med dig i samband med evenemangen.

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Deltagaruppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Matpreferenser Organisationsuppgifter	Berättigat intresse Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att genomföra evenemang. Den registrerade har givit sitt uttryckliga samtycke till behandlingen (Artikel 9 (2) (a) GDPR). Vi kan endast behandla relevanta känsliga personuppgifter, till exempel hälsouppgifter, om du skickar in dessa uppgifter till oss frivilligt och då ger ditt uttryckliga samtycke.
Lagringsperiod: Vi behåller dina personuppgifter för detta syfte före och under evenemanget och som längst 13 månader efter datumet för evenemanget, för att uppfylla vårt berättigade intresse att utvärdera evenemanget, följa upp deltagandet och planera för framtida evenemang.

 

Hantera och skydda IT-system och tjänster

Vi behandlar, i den utsträckning det är nödvändigt, dina personuppgifter för att hantera och skydda vår webbplats, våra tjänster och relaterade IT-system, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopiering, ändringar och problemhantering i systemen och i samband med potentiella IT-incidenter.

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisationsuppgifter Onlineidentifierare Inloggningsuppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att hantera och skydda vår webbplats, våra tjänster och relaterade IT-system.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter lagras under den tidsperiod som anges ovan enligt respektive syfte med behandlingen av personuppgifter. Personuppgifter i loggar lagras för felsökning och hantering av incidenter i maximalt 24 månader från det beräknade datumet för loggningen.

 

Följa lagkrav

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna uppfylla lagkrav, t.ex. när det gäller redovisning och skatter.

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Alla kategorier av personuppgifter som har samlats in och som är nödvändiga för att kunna uppfylla respektive lagkrav.	Lagkrav. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla lagkraven.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter lagras så länge som det är nödvändigt i förhållande till respektive lagkrav.

 

Fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk

Vi behandlar dina personuppgifter, i den utsträckning det är nödvändigt, för att kunna hantera och försvara rättsliga anspråk, t.ex. i händelse av tvister eller rättstvister.

Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund
Alla kategorier av personuppgifter som har samlats in och som är nödvändiga för att kunna fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk.	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att hantera och försvara rättsliga anspråk.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter lagras så länge som det är nödvändigt för detta syfte.

När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med andra. Mottagare är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter, såvida vi inte har angett något annat.

Vi delar dina personuppgifter med:

Tjänsteleverantörer

Vi delar personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat, för att kunna uppfylla syftena med behandlingen av dina personuppgifter. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT (till exempel drift, teknisk support och underhåll av IT-system), konsulttjänster, fakturering och marknadsföringstjänster till oss. Tjänsteleverantörerna kan också komma att behandla dina personuppgifter för dessa syften och i enlighet med våra instruktioner men inte för egna syften. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörer utför för vår räkning.

Andra mottagare

I vissa fall delar vi, om nödvändigt, dina personuppgifter med andra mottagare för särskilda syften (t.ex. för att uppfylla lagkrav och hantera och försvara rättsliga anspråk).

Mottagare	Syfte	Rättslig grund för överföringen
Företag inom HKScan-koncernen	Vi kan komma att dela nödvändiga personuppgifter med andra företag inom HKScan-koncernen för interna administrativa syften, t.ex. i samband med att vi hanterar affärsrelationen.	Berättigat intresse (juridiska personer). Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra berättigade intressen med koppling till interna administrativa syften.
Offentliga myndigheter	Vi delar nödvändiga personuppgifter med offentliga myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att lämna ut informationen.	Lagkrav. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla lagkrav.
Banker	Vi delar dina personuppgifter med relevanta banker i syfte att hantera relationer med producenter, t.ex. i samband med att vi utfärdar betalningar i enlighet med våra avtalsskyldigheter.	Berättigat intresse (juridiska personer). Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att hantera affärsrelationen. Fullgörandet av ett avtal (enskilda firmor). Vi måste behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett avtal som vi ingått med dig.
Externa rådgivare	Vi delar nödvändig information med externa rådgivare, t.ex. revisionsföretag, och med advokatbyråer om vi är skyldiga enligt lag att dela informationen eller för att hantera och försvara rättsliga anspråk.	Lagkrav och berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla lagkrav eller för att vi ska kunna uppfylla vårt berättigade intresse att hantera och försvara rättsliga anspråk.
Domstolar, motparter osv.	Vi delar personuppgifter med andra parter för att kunna hantera och försvara rättsliga anspråk	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att hantera och försvara rättsliga anspråk.
Brottsbekämpande myndigheter, t.ex. polisen	Vi delar personuppgifter med brottsbekämpande myndigheter, t.ex. polisen, om vi är skyldiga enligt lag att lämna ut informationen.	Lagkrav. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla lagkrav.
Potentiella köpare och säljare	Vi delar personuppgifter med potentiella köpare och säljare i händelse av förvärv av verksamheten eller en fusion.	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse att genomföra förvärvet eller fusionen.

Vi strävar alltid efter att lagra och behandla personuppgifter inom EU/EES. Några av våra tjänsteleverantörer befinner sig dock utanför EU/EES och i dessa fall behandlas personuppgifter utanför EU/EES. För att säkerställa att personuppgifterna är skyddade ser vi till att lämpliga skyddsåtgärder vidtas i förhållande till tjänsteleverantörerna som behandlar dina personuppgifter utanför EU/EES, t.ex. genom dataöverföringsavtal (vilka inkluderar standardbestämmelser om dataskydd som antagits av EU-kommissionen). Om du har frågor angående till vilka länder dina personuppgifter överförs och vilka skyddsåtgärder vi vidtar för att skydda dina personuppgifter, eller om du vill ha en kopia på sådana skyddsåtgärder eller sådan information, i förekommande fall, ber vi dig kontakta oss på privacy@hkscan.com.

I enlighet med dataskyddsbestämmelserna har du vissa rättigheter i förhållande till dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning som är nödvändig för att uppfylla dina rättigheter. Om du vill utöva dina rättigheter ber vi dig skicka förfrågningar genom vår webbplats för dataskydd eller genom att kontakta oss på privacy@hkscan.com.

Du har rätt att:

Få tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få tillgång till personuppgifter om dig som vi behandlar. Du kan begära att få en kopia på dina personuppgifter genom vår webbplats för dataskydd, som du hittar här. Vi kommer att tillhandahålla en kopia såvida vi inte har legitima skäl att inte dela uppgifterna eller om en delning av uppgifterna skulle ha negativ inverkan på andras rättigheter och friheter.

Uppdatera dina personuppgifter

Vidare har du rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter korrigeras eller kompletteras.

Återkalla ditt samtycke

I den mån vår behandling grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Motsätta dig behandling av personuppgifter

Du har rätt att motsätta dig behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av ett berättigat intresse av skäl som rör din specifika situation. I en sådan situation kommer vi att sluta använda dina personuppgifter när behandlingen sker med stöd av ett berättigat intresse, såvida vi inte kan visa att intresset väger tyngre än ditt integritetsintresse eller att användningen av dina personuppgifter är nödvändig för att hantera eller försvara rättsliga anspråk.

Få dina personuppgifter raderade

Under vissa omständigheter har du rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Vi kan dock inte radera dina personuppgifter om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att behålla uppgifterna.

Begränsa användningen av dina personuppgifter

Du har under vissa omständigheter rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om behandlingen av dina personuppgifter har begränsats kan vi, bortsett från lagring av uppgifterna, bara behandla dina personuppgifter med ditt samtycke, för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk eller försvara andras rättigheter.

Överföra dina personuppgifter (dataportabilitet)

Slutligen har du rätt att begära att få en kopia av personuppgifterna om dig som vi lagrar i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart dataforma (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet omfattar, till skillnad från rätten till tillgång, bara sådana personuppgifter som du själv har tillhandahållit och som vi behandlar utifrån vissa rättsliga grunder, t.ex. ditt samtycke.

Vi kan komma att uppdatera informationen emellanåt, t.ex. om vi skulle behandla personuppgifter för nya syften, samla in ytterligare kategorier av personuppgifter eller dela personuppgifter med andra mottagare. I sådana fall meddelar vi dig på ett lämpligt sätt. Den senaste versionen av informationen finns alltid publicerad på den här sidan.

Tveka inte att kontakta oss om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter. Se kontaktuppgifter nedan. Om du inte är nöjd med vår respons har du rätt att lämna in ett klagomål till relevant tillsynsmyndighet inom din jurisdiktion.

 

HKScan Oyj

Organisationsnummer: 0111425-3

Lemminkäisenkatu 48, 20520 Turku

E-post: privacy@hkscan.com

Se tabellen nedan för mer information om vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar.

Kategori	Exempel på personuppgifter
Identitetsuppgifter	Förnamn, efternamn Användaridentitet Personnummer Namnteckning
Kontaktuppgifter	Adress E-postadress Telefonnummer
Organisationsuppgifter	Firmanamn Representanter Geografisk placering Kundtyp och kundnummer Leverantörstyp och leverantörsnummer Tjänsteleverantörstyp och tjänsteleverantörsnummer
Ekonomisk information	Bankkonto Information om relevanta finansiella intressen Information om ägarskap
Bakgrundskontrolldata	Firmanamn och andra identitetsuppgifter Personer i ledande befattningar Kreditbetyg/status Annan information från offentliga eller statliga register
Inköps-/försäljningsdata	Köpeskillingar Försäljningsbelopp
Deltagaruppgifter	Aktivitet Datum
Matpreferenser	Matallergier
Din kommunikation
Samtalslistor
Onlineidentifierare	IP-adress Enhets- och webbläsarinformation
Inloggningsuppgifter	Tidsstämpel Loggpost