Tiedonantopolitiikka

1 POLITIIKAN LAAJUUS JA TAVOITTEET

HKScan Oyj:n ("HKScan" tai "Yhtiö") tiedonantopolitiikassa kuvataan keskeisimmät toimintaperiaatteet ja menettelytavat, joiden mukaisesti Yhtiö kommunikoi pääomamarkkinoiden ja sidosryhmien kanssa. Yhtiö noudattaa tätä tiedonantopolitiikkaa myös taloudellisessa raportoinnissaan.

HKScan noudattaa viestinnässään EU:n säädöksiä, Suomen lainsäädäntöä, Nasdaq Helsinki Oy:n ("Pörssi"), sääntöjä, Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaisen (European Securities and Market Authority, ESMA) ja Finanssivalvonnan määräyksiä ja ohjeita, Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia sekä Yhtiön hallinnointiperiaatteita ja muita sisäisiä ohjeita.

HKScan Oyj:n lisäksi konserniin kuuluvat

• tytäryhtiöt, joista HKScan omistaa yli 50 % ja
• osakkuusyhtiöt, joissa HKScanilla on yhtiöjärjestykseen tai osakassopimukseen perustuva määräysvalta.

Tätä politiikkaa tulee noudattaa kaikissa tytäryhtiöissä. Yllä mainittujen osakkuusyhtiöiden kohdalla toimitusjohtaja voi päättää poikkeuksista hallinnointipolitiikan määrittelemissä rajoissa. HKScanin hallituksen tarkastusvaliokunnan pitää olla tietoinen mahdollisista poikkeuksista.

2 VIESTINNÄN KESKEISET PERIAATTEET

Viestinnän tavoitteena on tukea HKScanin osakkeen oikeaa arvonmuodostusta välittämällä pääomamarkkinoille oikeaa, riittävää ja oleellista tietoa Yhtiön toiminnasta, toimintaympäristöstä, strategiasta, tavoitteista sekä taloudellisesta tilasta.

HKScanin viestinnän keskeiset periaatteet ovat johdonmukaisuus, täsmällisyys, avoimuus, aktiivisuus ja tasapuolisuus. HKScan viestii sille olennaisista asioista johdonmukaisesti ja samanaikaisesti pääomamarkkinoille ja sidosryhmille. Kaikki tiedotteet julkaistaan muiden soveltuvien jakelukanavien lisäksi HKScanin verkkosivuilla. Tiedot julkistetaan suomeksi ja englanniksi.

3 ORGANISOINTI JA VASTUUT

Yhtiön taloudellista tilaa koskeva kommunikointi pääomamarkkinaosapuolten kanssa on HKScanissa vastuutettu Yhtiön toimitusjohtajalle, talousjohtajalle ja viestintäjohtajalle tai näiden nimeämälle henkilölle. Viestintäjohtaja vastaa myös mediaviestinnästä.

Kukaan muu HKScanin henkilö ei voi yhtiön puolesta olla yhteydessä pääomamarkkinoihin ilman toimitusjohtajan, talousjohtajan tai viestintäjohtajan antamaa ennakkohyväksyntää.

Toimitusjohtaja tai muu Yhtiön johto ei kommentoi HKScanin hallitusta koskevia asioita. Hallitusta edustaa yleensä sen puheenjohtaja.

4 SIJOITTAJA JA ANALYYTIKKOVIESTINTÄ

4.1 Yleiset sijoittaja- ja analyytikkoviestinnän periaatteet 

HKScan on proaktiivisesti vuoropuhelussa pääomamarkkinoiden sekä median edustajien kanssa. HKScan vastaa ilman aiheetonta viivytystä Yhtiön osakkeenomistajien, sijoittajien, analyytikoiden ja median kyselyihin.

Sijoittaja- ja analyytikkotapaamisten tavoitteena on tarjota tietoa HKScanista ja sen toimintaympäristöstä. Tapaamisissa käsiteltävät olennaiset asiat on julkistettu jo aiemmin, eikä niissä tuoda esille uutta Yhtiön rahoitusinstrumenttien arvoon oleellisesti vaikuttavaa tietoa. Sijoittaja- ja analyytikkotapaamisten aineistot julkaistaan Yhtiön verkkosivuilla ja tiedonantovelvollisuutta koskevien säännösten mukaisesti.

4.1.1 Huhut, tietovuodot ja markkinanäkemykset

HKScan ei kommentoi markkinahuhuja, spekulaatioita, Yhtiön osakkeen arvonmuodostusta ja hintakehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia. Yhtiö voi julkaista pörssitiedotteen korjatakseen selkeästi väärän tai harhaanjohtavan tiedon, jolla on todennäköisesti huomattava vaikutus HKScanin rahoitusvälineiden arvoon.

Mikäli luottamuksellista ja olennaista tietoa on joutunut sellaisen tahon haltuun, jolle sitä ei sisäpiirisäännösten tai muiden sääntöjen vuoksi olisi kuulunut antaa, HKScan tuo tiedon kaikkien saataville normaaleja tiedon julkistamismenettelyjä noudattaen niin pian kuin mahdollista.

4.2 Hiljainen jakso

HKScan noudattaa sijoittaja- ja mediayhteyksissään 30 vuorokauden pituista hiljaista aikaa (silent period). Hiljainen jakso edeltää tilinpäätöstiedotteen ja osavuosikatsausten julkaisemista. Tänä aikana Yhtiö ei keskustele pääomamarkkinoiden tai tiedotusvälineiden edustajien kanssa tuloksesta tai siihen vaikuttavista tekijöistä.

Hiljainen jakso päättyy tilinpäätöstiedotteen tai osavuosikatsauksen julkistamiseen. Jos jokin hiljaisen jakson aikainen tapahtuma vaatii välitöntä julkistamista, HKScan julkistaa tiedon viipymättä tiedonantovelvollisuutta koskevien säännösten mukaisesti ja voi kommentoida kyseistä tapahtumaa.

5 TIEDOTTEET JA VIESTINTÄKANAVAT

HKScanin pääasiallisia viestinnän välineitä ovat pörssitiedotteet, lehdistötiedotteet sekä muut tiedotteet ja uutiset, Yhtiön verkkosivuilla olevat materiaalit sekä erilaiset tapaamiset ja tilaisuudet. HKScania koskevan tiedon ensisijainen lähde on Yhtiön verkkosivusto www.hkscan.com. HKScan voi käyttää myös muita julkaisukanavia, kuten sosiaalista mediaa, Yhtiötä koskevan tiedon jakamiseen.

5.1 Pörssitiedotteet

HKScan julkistaa pörssitiedotteena mahdollisimman pian Yhtiötä koskevan sisäpiiritiedon sekä kaikki muut tiedot, jotka voimassa olevien säännösten mukaan on tiedotettava pörssitiedotteena. Pörssitiedotteella julkistettavaa sisäpiiritietoa voi olla esimerkiksi:

• Yhtiön kannalta merkittävä päätös tai transaktio, kuten investointi- tai divestointipäätös, yhteistyösopimus tai merkittävä Yhtiön tuotteiden myyntisopimus;
• olennaiset Yhtiön taloudellisen tilanteen muutokset; ja
• viranomaisten tekemät merkittävät päätökset.

Yhtiö julkistaa pörssitiedotteena muun muassa Pörssin säännöissä luetellut päätökset, tiedot ja tapahtumat, kuten esimerkiksi:

• yhtiökokouskutsun ja yhtiökokouksen päätökset;
• vähämerkityksellistä suuremmat ehdotukset ja päätökset, jotka koskevat Yhtiön osakepääoman tai osakkeiden taikka muiden HKScanin osakkeisiin liittyvien Yhtiön liikkeeseen laskemien rahoitusvälineiden määrän muuttamista;
• muutokset Yhtiön hallituksessa tai konsernin johtoryhmässä;
• tilintarkastajan vaihtuminen;
• päätös osakepohjaisen kannustinohjelman käyttöönotosta;
• Yhtiön ja sen lähipiirin väliset liiketoimet, elleivät ne ole osa normaalia liiketoimintaa tai vähämerkityksellisiä;
• merkittävät muutokset Yhtiön toiminnassa;
• Yhtiön rahoitusvälineiden listausta koskevat päätökset;
• johtohenkilöiden liiketoimet;
• liputusilmoitukset;
• merkittävät investoinnit ja rahoitusjärjestelyt;
• taloudelliset raportit;
• sijoittajakalenteri; ja
• tiedot sellaisista erityisistä tilanteista tai olosuhteista, jotka aiheuttavat merkittävää epävarmuutta koskien Yhtiön rahoitusvälineen tasapuolista kaupankäyntiä tai luotettavaa hinnanmuodostusta Pörssissä.

Pörssitiedotteet toimitetaan Pörssille sekä keskeisille tiedotusvälineille ja ne julkaistaan HKScanin verkkosivuilla. Pörssitiedotteet sisältävät myös kyseisestä asiasta lisätietoja antavien henkilöiden yhteystiedot.

5.2 Muut tiedotteet

Lehdistötiedotteena, muuna tiedotteena tai uutisena julkaistaan HKScanin verkkosivuilla uutisia, jotka eivät täytä pörssitiedotteelle asetettuja olennaisuusvaatimuksia, mutta jotka Yhtiö arvioi uutisarvoisiksi tai muuten Yhtiön sidosryhmiä kiinnostaviksi.

6 TALOUDELLINEN RAPORTOINTI

Säännöllisesti julkaistavien HKScanin taloudellista tietoa koskevien raporttien julkaisuajat kerrotaan pörssitiedotteella ennen kunkin tilikauden alkamista (sijoittajakalenteri). Aikataulu on saatavilla myös HKScanin verkkosivuilla.

HKScan julkaisee osavuosikatsaukset, tilinpäätöstiedotteen, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen. Konsernitilinpäätös laaditaan kansainvälisten tilinpäätösstandardien (International Financial Reporting Standards, IFRS) mukaisesti.

HKScan voi julkistaa vuosikertomuksen. Lisäksi Yhtiö julkistaa kaiken muun taloudellisen informaation, jonka julkistamista Yhtiöön soveltuvat lait ja sääntely edellyttävät.

Lisäksi Yhtiö julkaisee verkkosivuillaan hallinto- ja ohjausjärjestelmää koskevan selvityksen (Corporate Governance Statement) sekä toimielinten palkitsemisraportin. HKScanin verkkosivuilla on saatavilla myös muut hallinnointikoodin edellyttämät materiaalit.

7 SISÄPIIRIHALLINTO JA SISÄPIIRITIEDON JULKISTAMINEN

HKScanin sisäpiirihallinto noudattaa markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (596/2014/EU, MAR) vaatimuksia, Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaisen (ESMA) ja Finanssivalvonnan ohjeita ja määräyksiä, Suomen kansallista lainsäädäntöä, Pörssin sääntöjä sekä Yhtiön hallituksen hyväksymää sisäpiiriohjetta.

HKScan julkistaa Yhtiötä suoraan koskevan sisäpiiritiedon pörssitiedotteella mahdollisimman pian, ellei Yhtiö päätä lykätä sisäpiiritiedon julkistamista. Markkinoiden väärinkäyttöasetuksen 17 artiklan mukaisesti HKScan voi omalla vastuullaan lykätä sisäpiiritiedon julkistamista, mikäli kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

• tiedon välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi HKScanin oikeutetut edut;
• tiedon julkistamisen lykkääminen ei todennäköisesti johtaisi yleisöä harhaan; ja
• HKScan pystyy takaamaan kyseisen tiedon säilymisen luottamuksellisena.

Yhtiö arvioi tapauskohtaisesti, täyttyvätkö edellä mainitut edellytykset sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämiseksi. Päätöksen sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämisestä tekevät yhdessä Yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja ja lakiasiainjohtaja.

HKScan dokumentoi lykkäyksen yhteydessä julkistamisen lykkäämisedellytykset sekä valvoo aktiivisesti, että julkistamisen lykkäämisen edellytykset täyttyvät. Yhtiö julkistaa sisäpiiritiedon mahdollisimman pian sen jälkeen, kun lykkäyksen edellytykset eivät enää täyty. Lykkäyspäätöksestä ilmoitetaan välittömästi tiedon julkistamisen jälkeen Finanssivalvonnalle.

8 OHJEISTUSPOLITIIKKA

HKScanin ohjeistuspolitiikka on kansainvälisen käytännön mukainen, eikä Yhtiö anna numeerista taloudellista ohjeistusta. Tilinpäätöstiedotteen ja osavuosikatsausten lisäksi HKScan voi päivittää tulevaisuudennäkymiä myös muina aikoina. Hallitus päättää Yhtiön taloudellisen ohjeistuksen antamisesta.

Tulevaisuudennäkymät perustuvat HKScanin johdon näkemykseen Yhtiön asemasta sen liiketoimintaympäristössä ja markkinoiden kehityksestä.

9 ERITYISTILANTEET

9.1 Tulosvaroitus

HKScan antaa tulosvaroituksen pörssitiedotteena, mikäli on todennäköistä, että Yhtiön kehitys katsauskaudella merkittävästi poikkeaa siitä, mitä Yhtiö on aiemmin julkisesti arvioinut ja mitä voidaan perustellusti päätellä sen aiemmin julkistamista tiedoista.

Päätöksen tulosvaroituksen antamisesta tekee HKScanin hallitus.

9.2 Johtohenkilöiden liiketoimet

Markkinoiden väärinkäyttöasetuksen 19 artiklan mukaisesti Yhtiön johtotehtävissä toimivien henkilöiden sekä heidän lähipiiriinsä kuuluvien henkilöiden on ilmoitettava HKScanille ja Finanssivalvonnalle heidän omaan lukuunsa tehdyt liiketoimet, jotka koskevat HKScanin rahoitusvälineitä. HKScan julkistaa saamansa ilmoituksen pörssitiedotteena kolmen arkipäivän sisällä liiketoimesta.

9.3 Rikkomusepäilyistä ilmoittaminen (whistleblowing)

HKScanilla on käytössään niin kutsutut whistleblowing-viestintäkanavat, joiden kautta Yhtiön työntekijät voivat ilmoittaa, jos on perusteltu syy epäillä, että joku HKScanin palveluksessa oleva henkilö olisi rikkonut arvopaperimarkkinoita koskevaa lainsäädäntöä (Suomen arvopaperimarkkinalaki ja MAR).

Ilmoitukset menevät HKScanin valtuuttaman henkilön tutkittavaksi. Mikäli ilmoitetusta rikkomuksesta syntyy epäily tai jos rikkomus pystytään näyttämään toteen, viedään tapaus toimivaltaisten viranomaisten tutkittavaksi.

9.4 Kriisiviestintä

HKScan on varautunut viestinnän poikkeustilanteisiin ohjeistamalla asianomaista henkilöstöään. Yhtiö on myös laatinut kriisiviestintäohjeen, jossa määritellään tarkemmin HKScanin viestinnän periaatteet ja vastuut kriisitilanteissa.

Yhtiön kriisiviestinnän johtamisesta vastaa viestintäjohtaja.

9.5 Tulkinnat ja poikkeamat

Yhtiön tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa HKScanin toimitusjohtaja. HKScanin toimitusjohtaja ja viestintäjohtaja antavat lisäohjeita tiedonantopolitiikan käytännön toimeenpanosta.

Yksittäistapauksessa, painavista syistä HKScanin toimitusjohtaja voi poiketa tiedonantopolitiikasta lakien ja säännösten sallimissa rajoissa.

10 POLITIIKAN MUUTOKSET

Yhtiön hallitus hyväksyy politiikan muutokset, lukuun ottamatta teknisiä muutoksia, joilla ei ole vaikutusta politiikan yleiseen sisältöön. Politiikan omistaja voi hyväksyä tekniset muutokset. Kaikki muutokset annetaan tiedoksi hallitukselle.

11 VIESTINTÄ JA TOIMEENPANO

Konserniviestintä on vastuussa tämän politiikan viestinnästä, kouluttamisesta ja toimeenpanosta.

12 SISÄISET KONTROLLIT JA ARVIOINNIT

Politiikan omistaja vastaa siitä, että yhtiössä on riittävät sisäiset kontrollit politiikan ja siihen liittyvien prosessien noudattamisen varmistamiseksi. Politiikan toteuttamista ja noudattamista arvioidaan sisäisesti ja ulkoisesti.