HKScan tietosuoja - Kysymyksiä ja vastauksia

1. Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tällaisina tietoina pidetään esimerkiksi nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi, syntymäaikaasi, kotiosoitettasi ja autosi rekisterinumeroa.

Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

2. Mitä henkilötietoja minusta kerätään?

Keräämme erilaisia henkilötietoja roolistasi riippuen (eli jos olet esimerkiksi työnhakija, kuluttaja, HKScanin yhteistyökumppani tai verkkoselainvierailija). Keräämämme henkilötiedot voidaan jakaa, tietolähteen perusteella, kolmeen kategoriaan: 1) henkilötietoihin, joita annat meille suoraan; 2) henkilötietoihin, joita keräämme sinusta automaattisesti; ja 3) henkilötietoihin, joita keräämme muista lähteistä kuin sinulta (esim. kollegasi tai viranomaisen toimittamana).

Henkilötiedot, joita annat meille voivat, roolistasi riippuen, sisältää henkilötietoja, joita annat täyttämällä lomakkeita verkkosivustollamme (tai muita lomakkeita, joita saatamme pyytää sinua täyttämään). Tällaiset tiedot voivat sisältää esimerkiksi yhteystietosi ja tietoa liikesuhteestasi HKScanin kanssa tai tietoa ammatillisesta roolistasi, taustastasi ja kiinnostuksistasi.

Henkilötiedot, joita keräämme sinusta automaattisesti liittyvät pääsääntöisesti vierailuihisi verkkosivustollamme. Vieraillessasi verkkosivustollamme, verkkosivusto kerää automaattisesti tietoja vierailustasi joitakin henkilötietoja sisältäen IP-osoitteen, jota käytetään verkkoselaimesi yhdistämiseen verkkosivujemme kanssa, sekä muita tietoja kuten verkkoselaimeesi liittyviä teknisiä tietoja. Verkkosivustomme saattaa myös tallentaa laitteellesi evästeitä erillisessä evästekäytännössä kuvatulla tavalla. Lisäksi osassa toimitiloistamme on kameravalvonta, joka saattaa, turvallisuussyistä, tallentaa vierailusi toimitiloissamme – tämä tallenne saattaa sisältää henkilötietojasi, jos sinut voidaan tunnistaa valvontakameratallenteelta.

Henkilötiedot, joita keräämme muista lähteistä koskevat esimerkiksi henkilötietoja, joita keräämme kollegoiltasi, jos olemme asiakas- tai toimittajasuhteessa edustamasi organisaation kanssa. Tällaiset henkilötiedot saattavat sisältää yhteystietosi tai tietoja roolistasi organisaatiossa. Lisäksi voimme kerätä tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten viranomaisilta, rahanpesun torjuntaa, taustojen tarkastamista ja muita vastaavia tarkoituksia varten sekä suojellaksemme liiketoimintaamme ja toimiaksemme lainsäädäntöön ja sääntelyyn liittyvien velvollisuuksien mukaisesti.

3. Missä rooleissa HKScan yleensä käsittelee henkilötietojani?

HKScan käsittelee henkilötietoja pääasiallisesti rekisterinpitäjänä. Toimimme rekisterinpitäjänä esimerkiksi käsitellessämme kuluttajien henkilötietoja, jotka ottavat meihin yhteyttä. Lisäksi toimimme rekisterinpitäjänä käsitellessämme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin yhteydessä.

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Jos työskentelet HKScanilla tai jossain sen tytäryhtiöistä, huomioi, että jokin HKScanin yhtiöistä voi käsitellä henkilötietojasi myös henkilötietojen käsittelijänä. Näin saattaa esimerkiksi olla, jos rekisterinpitäjänä toimiva työnantajasi on ulkoistanut palkkahallinnon toiselle HKScan yhtiölle. Tällaisessa tilanteessa se HKScan yhtiö, joka tarjoaa palkkahallinnon palveluita työnantajallesi, toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja toimeksiannosta.

4. Kenelle henkilötietojani luovutetaan?

Emme luovuta henkilötietojasi muissa kuin alla listatuissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa henkilötietoja luotettaville alihankkijoille tai palveluntarjoajille, joiden kanssa meillä on voimassa oleva sopimus henkilötietojen käsittelystä, jonka mukaisesti alihankkijat tai palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja
• Tietyissä tapauksissa henkilötietojen luovuttaminen perustuu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, esimerkiksi luovuttaessamme henkilöstömme tietoja verohallinnolle
• Erityistapauksissa voimme myös luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos olet antanut suostumuksesi kyseiseen luovutukseen
• Jos myymme, fuusioidumme tai muulla tavoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietojasi voidaan luovuttaa liiketoimintaa jatkavalle taholle

Henkilötietojen vastaanottajat on kerrottu ja tarkemmin määritelty jokaisessa tietosuojaselosteessa.

5. Mihin tarkoituksiin henkilötietojani kerätään?

Keräämme henkilötietojasi eri tietosuojaselosteissa määriteltyihin tarkoituksiin. Emme käsittele henkilötietojasi muissa kuin kyseisissä tietosuojaselosteissa määritellyissä tarkoituksissa.

Esimerkiksi työnhakijoiden osalta käsittelemme henkilötietoja normaalien rekrytointiin liittyvien tarkoitusten toteuttamiseksi. Kuluttajien osalta henkilötietoja käsitellään kuluttajapalveluiden ylläpitämiseksi ja toteuttamiseksi esimerkiksi vastaanottaessamme ja käsitellessämme kuluttajien jättämiä palautteita tai muita yhteydenottopyyntöjä.  

Yhteistyökumppaneidemme osalta keräämme henkilötietoja esimerkiksi sopimuksen valmistelemista, toimeenpanemista ja yhteydenpitämistä varten. 

6. Millaisia toimenpidepyyntöjä voin tehdä?

Voit tehdä toimenpidepyynnön saadaksesi pääsyn henkilötietoihisi täyttämällä lomakkeen verkkosivustollamme. Mikäli edellytykset henkilötietoihin pääsylle täyttyvät, toimitamme sinulle kopion henkilötiedoistasi.

Sinulla on lisäksi seuraavat tietosuojalainsäädäntöön perustuvat oikeudet (huomioi kuitenkin, että oikeuksien soveltuvuus vaihtelee käsittelyn tarkoituksesta ja lainmukaisesta perusteesta riippuen):

• Sinulla on oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi sekä virheelliset tietosi korjatuiksi.
• Voit pyytää henkilötietojesi poistamista. Tietosi poistetaan, jos niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
• Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot itsellesi koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on myös oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai meidän väliseen sopimukseen ja käsittelyä suoritetaan automaattisesti.
• Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella eli osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa yksityisyyden suojaasi. Näissä tapauksissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihin vedoten.
• Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittely on rajoitettua, rekisterinpitäjä ei yleensä käsittele tietojasi muuten kuin niitä säilyttämällä.

Tarkista yllä vahvistettujen oikeuksien soveltuvuus rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista nähdäksesi millaisia toimenpidepyyntöjä voit tehdä.

7. Miten teen toimenpidepyynnön tämän portaalin kautta?

Voit tehdä toimenpidepyynnön saadaksesi pääsyn sinua koskeviin henkilötietoihin, joita käsittelemme, täyttämällä verkkosivustollamme olevan lomakkeen. Keskittämällä henkilötietoihin pääsyä koskevat pyynnöt tehtäväksi lomakkeellamme, haluamme helpottaa sinulle kuuluvien oikeuksien käyttöä. Kun olemme vastaanottaneet henkilötietoja koskevan pyyntösi, saat automaattisen vastauksen sähköpostiisi, jossa vahvistetaan, että olemme vastaanottaneet pyyntösi. Tämän jälkeen otamme sinuun yhteyttä varmistaaksemme henkilöllisyytesi. Aloitamme sisäisen prosessin pyyntösi toteuttamiseksi sen jälkeen, kun olemme vahvistaneet henkilöllisyytesi onnistuneesti.

8. Miten henkilöllisyyteni varmistetaan?

Olemme sinuun yhteydessä ja toimitamme sinulle tarvittavan ohjeistuksen, jotta voit vahvistaa henkilöllisyytesi meille. Käytämme Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa ja Virossa sähköistä tunnistautumista. Muissa maissa, joissa HKScan toimii, henkilöllisyys vahvistetaan manuaalisesti.

Huolimatta siitä, mikä maa on kyseessä, toimitamme sinulle tarvittavan ohjeistuksen henkilöllisyyden vahvistamista varten.

9. Miten varmistun siitä, että tietosuojasivusto on aito eikä huijaussivusto?

Seuraava on tarkoitettu vain ohjeistukseksi, eikä se takaa tai välttämättä tarkoita sitä, että verkkosivusto on aito:

Varmista ensin, että sivun ylälaidassa olevassa osoitekentässä lukee https://www.hkscan.com/fi/ota-yhteytta/tietosuoja-hkscanissa/.

Samalla osoiterivillä pitäisi myös näkyä lukon kuva, jota klikkaamalla saat näkyville sivuston varmenteen. Sen tulee olla muotoa *.hkscan.com. Tällöin voit olettaa, että selaamasi verkkosivusto on aito.

10. Toimenpidepyyntööni saamani vastaus ei ole odotukseni mukainen

Pyrimme täyttämään kaikki rekisteröityjen toimenpidepyynnöt. Joissakin tapauksissa voimme kuitenkin joutua kieltäytymään pyynnöstä. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos esim. oikeudella saada pääsy omiin tietoihin on haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos tekemäsi pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton. Kieltäytymisperuste saattaa koskea ainoastaan osaa tiedoista, jolloin toimitamme sinulle muut sinusta käsittelemämme tiedot. Kieltäytymisperuste voi olla syy sille, että et ole saanut kaikkea sinusta käsittelemäämme tietoa. 

Jos kieltäydymme täyttämästä pyyntöäsi, ilmoitamme sinulle kieltäytymisen syyn, ellei tämä vaaranna kieltäytymisen tarkoitusta. Sinulla on aina oikeus tehdä kieltäytymistä koskeva valitus tietosuojaviranomaiselle.

11. Miten vastustan henkilötietojeni käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin?

Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Mikäli olet uutiskirjeemme tilaaja, voit peruuttaa uutiskirjeen jokaisen uutiskirjeen alaosasta löytyvän linkin kautta.

Voit myös ottaa meihin yhteyttä osoitteessa privacy@hkscan.com vastustaaksesi henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

12. Miten voin poistaa tai muuttaa itseäni koskevia tietoja HKScanin rekistereistä?

Mikäli haluat poistaa tai muuttaa sinua koskevia tietoja HKScanin rekistereissä, ole meihin yhteydessä osoitteessa privacy@hkscan.com. Huomioi kuitenkin, että oikeutesi poistaa henkilötietoja ei välttämättä koske kaikkia tapauksia.

13. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietojasi ei säilytetä kauemmin kuin on välttämätöntä niiden keräämisen tarkoituksen kannalta. Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään, katso soveltuva tietosuojaseloste tai ole tarvittaessa meihin yhteydessä osoitteessa privacy@hkscan.com.

14. Olen HKScanin tuottaja, mistä saan tietoja henkilötietojeni käsittelystä?

Mikäli olet HKScanin tuottaja, löydät lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä tuottajien tietosuojaselosteesta, joka on saatavana täältä.

15. Ostin HKScanin tuotteita ja olin yhteydessä kuluttajapalveluun. Miten henkilötietojani käsitellään?

Mikäli olet ostanut HKScanin tuotteita ja ollut yhteydessä kuluttajapalveluihin, katso kuluttajien tietosuojaseloste, joka on saatavana täältä, saadaksesi lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä.

16. Olen HKScanin alihankkijan työntekijä ja työskentelen HKScanin tuotantolaitoksella. Miten henkilötietojani käsitellään?

Mikäli olet HKScanin alihankkijan työntekijä, löydät lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä yhteistyökumppaneiden tietosuojaselosteesta, joka on saatavana täältä.

17. Olen vieraillut HKScanin toimipaikassa ja minusta kerättiin henkilötietoja. Miten henkilötietojani käsitellään?

Mikäli olet vieraillut joissakin toimitiloistamme, löydät lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä vierailijoiden tietosuojaselosteesta tai kameravalvonnan tietosuojaselosteesta, jotka ovat saatavana täältä ja täältä.

18. Olen HKScanin osakkeenomistaja. Millä perusteella tietoni voidaan julkaista HKScanin verkkosivuilla?

Osakeyhtiölain mukaan kaikilla yhtiöillä on oltava osakasluettelo. Osakasluettelo on julkista tietoa, jossa luetellaan esimerkiksi yhtiön osakkeenomistajat. HKScanin osakkeet on liitetty Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään arvo-osuusjärjestelmään ja osakasluettelo on julkisesti saatavilla Euroclear Finland Oy:n tiloissa.

Voimme käyttää näitä julkisesti saatavilla olevia tietoja ja julkaista niitä verkkosivustollamme, jotta voimme antaa avoimesti tietoa omistusrakenteestamme sisäisten käytäntöjemme mukaisesti.

19. Minulla on kysyttävää HKScanin tietosuojasta. Mistä saan lisätietoja?

Saadaksesi lisätietoja tietosuojasta HKScanilla, ole meihin yhteydessä osoitteessa privacy@hkscan.com.

20. Milloin saan vastauksen toimenpidepyyntööni?

Vastaamme pyyntöösi lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai onnistuneesta tunnistautumisestasi. Jos kuitenkin teet useita pyyntöjä tai pyyntösi on monimutkainen, saatamme ilmoittaa sinulle, että tarvitsemme enemmän aikaa sen käsittelemiseen. Tässä tapauksessa voimme pidentää pyyntöösi vastaamisen määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Mikäli joudumme pidentämään määräaikaa, ilmoitamme sinulle myös perusteet määräajan pidentämiselle.